Adat Resam (SOP) BSSP

Posted: 23/11/2011 in Uncategorized
Tag:

Draff:

Adat Reusam

PROSEDUR DASAR OPERASI
(STANDARD OPERATING PROCEDURES)
Balai Sastra Samudera Pasai

Diajukan dalam Rapat Internal Majelis Penggagas
Tim Perumus
Ayi Jufridar
Arafat Nur
Mahdi Idris
Zulfadli Kawom
Masriadi Sambo

Fasal bab yang Pertama
SISTEM PENGAMBILAN KEPUTUSAN

Fasal bab yang Kedua
SISTEM RAPAT SEBAGAI ALAT PENGAMBILAN KEPUTUSAN

Fasal bab yang Ketiga
SISTEM PENDELEGASIAN KEWENANGAN

Fasal bab yang Keempat
SISTEM PERENCANAAN, MONITORING
DAN EVALUASI (SPME)
Fasal bab yang Kelima
SISTEM PENGELOLAAN KEUANGAN

Fasal bab yang Keenam
SISTEM PENGADAAN DAN PEMELIHARAAN BARANG

Fasal bab yang Ketujuh
SISTEM PEREKRUTAN, PROMOSI DAN ROTASI JABATAN

Fasal bab yang Kedelapan
SISTEM PERJALANAN DINAS

Fasal bab yang Kesembilan
SISTEM PELAPORAN KEGIATAN

Fasal bab yang Kesepuluh
SISTEM KOMUNIKASI INFORMASI DAN EDUKASI

Fasal bab yang Kesebelas
SISTEM KEHUMASAN

Fasal bab yang Keduabelas
PENGELOLAAN SURAT-MENYURAT

Fasal bab yang Ketigabelas
PENGELOLAAN PERPUSTAKAAN

Fasal bab yang Keempatbelas
SANKSI DAN PENGHARGAAN

Usul Bab tentang sekolah

Fasal bab yang Pertama
SISTEM PENGAMBILAN KEPUTUSAN

A. PENGERTIAN

1. Pengambilan keputusan (decision making) adalah penentuan serangkaian tindakan yang bertujuan menyelesaikan suatu masalah atau memastikan apa yang harus dan apa yang tidak harus dilakukan di dalam pengelolaan kelembagaan dan sumber daya organisasi sehingga memudahkan terlaksananya nilai dan terciptanya efektifitas pencapaian Visi, misi serta tujuan organisasi Balai Sastra Samudera Pasai.
2. Pengambilan keputusan adalah suatu tindakan dan alat kepemimpinan yang bertujuan menggerakkan semua aktor pada semua tingkatan manajemen untuk melaksanakan kebijakan organisasi secara demokratis, kolektif, efektif, efsien, dan sinergis.
3. Pengambilan keputusan adalah tindakan untuk mengembangankan dan menegakan prinsip-prinsip keberdayaan organisasi dan aktor masing-masing dalam organisasi Balai Sastra Samudera Pasai

B. PRINSIP DASAR

Sistem pengambilan keputusan di dalam kelembagaan Balai Sastra Samudera Pasai, sebagai unit vital dalam menjalankan program Penguatan Masyarakat Adat menuju gerakan sosial yang luas dan besar demi terlaksanaknnya keberlanjutan kehidupan serta berorientasi pada prinsip pengambilan keputusan yang demokratis, maka Prinsip tersebut dicirikan oleh aspek-aspek sebagai berikut :

1. Model kepemimpinan yang dikembangkan selalu bersifat pemberdayaan, fungsional dan kolektif, dalam arti bahwa penggunaan kewenangan/otoritas dalam pengambilan keputusan selalu memperhitungkan keberadaan semua unsur dan aktor.
2. Pengambilan keputusan yang melibatkan semua pihak pada semua tingkatan manajemen, baik secara representatif dengan prinsip-prinsip yang demokratis.
3. Pengambilan keputusan yang memperhatikan aspek hirarkhi organisasi, dalam arti bahwa suatu keputusan tidak bertentangan dengan keputusan tertentu yang tingkatannya lebih tinggi secara organisatoris.
4. Pengambilan keputusan yang berlangsung secara terbuka, dalam arti semua pihak yang terlibat memiliki kesempatan yang luas untuk memahami dan memperoleh informasi yang lengkap dan jujur tentang fakta-fakta, motiv, watak, alasan-alasan dan kepentingan yang melatar-belakangi, termasuk dampak keputusan terhadap organisasi maupun pribadi masing-masing.
5. Keputusan yang diambil benar-benar fungsional, dalam arti memenuhi kebutuhan organisasi secara keseluruhan dan bukan untuk memenuhi kepentingan perorangan.
6. Keputusan yang disertai dengan penyediaan prosedur yang memudahkan semua pihak untuk mengontrol pelaksanaan keputusan atau untuk mengatasi dampak negatif dari suatu keputusan.
7. Keputusan yang diambil harus didasarkan pada informasi yang benar, obyektif dan sistematis, serta dilakukan melalui rapat-rapat yang diakui secara organisasi.
8. Keterikatan semua pihak untuk melaksanakan semua keputusan organisatoris yang telah dihasilkan melalui prinsip-prinsip demokratis, terbuka, jujur dan adil, baik melalui aklamaisi maupun pemungutan suara.

C. JENIS DAN RUANG LINGKUP KEPUTUSAN

Jenis keputusan yang harus ditetapkan secara umum terdiri dari :

Keputusan yang diprogramkan : yaitu keputusan yang dibuat berdasarkan kebiasaan, aturan atau prosedur organisasi yang telah ada, misalnya perencanaan program, penetapan gaji, keuangan, perekrutan staf, promosi jabatan dan sangsi organisasi.

Keputusan yang tidak diprogramkan : yaitu keputusan yang dibuat secara kolektif karena hal-hal yang khusus, mendesak, responsif atau berdasarkan pada momentum sosial dan politik, misalnya penugasan, dan langkah-langkah taktis di dalam pengorganisasian rakyat atau advokasi.

Ruang lingkup keputusan yang harus diambil di dalam organisasi secara umum sudah tercakup dalam pengaturan tentang rapat-rapat pengambilan keputusan (lihat nombor 1.(a) tentang Jenis dan Ruang Lingkup Keputusan)

D. ALAT PENGAMBILAN KEPUTUSAN

Alat utama pengambilan keputusan yang terpenting adalah Rapat dan Instruksi
Rapat-rapat organisasi Balai Sastra Samudera Pasai dijelaskan secara utuh pada : Fasal bab yang Kedua SISTEM RAPAT SEBAGAI ALAT PENGAMBILAN KEPUTUSAN
Instruksi Balai Sastra Samudera Pasai merupakan kewenangan/otoritas penuh yang dimiliki oleh Ketua Balai Sastra Samudera Pasai dan dapat diwakilkan pada Juru Tulis/Sekretaris guna mengambil keputusan yang sifatnya mendesak.

E. PROSEDUR PENGAMBILAN KEPUTUSAN

Sebelum membuat keputusan, semua pemegang otoritas harus mengumpulkan informasi dari bidang-bidang kerja organisasi Balai Sastra Samudera Pasai maupun pihak-pihak yang terkait dengan keputusan yang hendak dibuat.

Pemegang otoritas menyelenggarakan rapat pengambilan keputusan sesuai lingkup kewenangan rapat.
Pembuatan keputusan dilakukan melalui tahapan sebagai berikut : (a) identifikasi dan analisis data/informasi, (b) diagnosa masalah dan evaluasi, serta (c) penentuan pilihan alternatif.

Sebagai penjabaran kepemimpinan yang berorientasi pada prinsip-prinsip demokratis, kolektif, efektif, efsien, dan sinergis., maka relasi antara penggunaan kewenangan oleh pemegang otoritas yang lebih tinggi dengan kebebasan staf dalam proses pengambilan keputusan, dapat dikembangkan berdasarkan langkah-langkah alternatif sebagai berikut :

Pemegang otoritas menyajikan ide-ide dan secara terbuka mengundang pertanyaan-pertanyaan Staf, lalu mengambil keputusan secara bersama-sama.
Pemegang otoritas menyajikan masalah, mendapatkan saran Staf, lalu membuat keputusan sendiri.
Pemegang otoritas menentukan batas-batas atau ruang lingkup pengambilan, lalu meminta Staf secara berkelompok untuk membuat keputusan.
Pemegang otoritas mengijinkan Staf mengambil keputusan dalam batas-batas yang telah ditetapkan oleh pemimpin atau atasan.

Fasal bab yang Kedua
SISTEM RAPAT
SEBAGAI ALAT PENGAMBILAN KEPUTUSAN

A. PENGERTIAN RAPAT

1. Rapat adalah alat terpenting dalam pengambilan keputusan; adalah suatu forum pertemuan yang berfungsi mempertemukan semua pihak yang berwenang atau semua pihak yang terkait dalam suatu proses pengambilan keputusan.
2. Rapat adalah forum pengambilan keputusan untuk menyelesaikan suatu masalah; sebagai sarana perencanaan, koordinasi, kontrol atau pengendalian; serta sebagai sarana monitoring dan evaluasi tentang segala sesuatu yang berhubungan dengan pekerjaan.

B. PRINSIP DASAR RAPAT

1. Prinsip demokrasi : artinya peserta rapat berhak mengikuti rapat; berhak berbicara dan menyatakan pendapat; dan berhak mengambil keputusan.
2. Prinsip persamaan yang dilandasi semangat persaudaraan : artinya peserta rapat berhak diperlakukan dan memiliki kedudukan yang sama dalam rapat.
3. Prinsip keterbukaan : artinya peserta rapat berhak menyampaikan pikiran atau aspirasi secara terbuka, dan berhak memperoleh informasi dan penjelasan secara jujur dan terbuka tentang apa saja yang berhubungan dengan masalah yang dibahas.
4. Prinsip reguleritas : artinya pelaksanaan rapat dilakukan secara teratur atau berdasarkan jadwal yang tetap dan agenda yang jelas.
5. Prinsip mengikat : artinya semua keputusan rapat yang dihasilkan secara aklamasi maupun melalui pemungutan suara bersifat mengikat semua peserta tanpa kecuali.
6. Prinsip hirarkhis : artinya keputusan rapat yang lebih rendah tidak boleh bertentangan dengan keputusan rapat yang lebih tinggi hirarkhinya.
7. Prinsip koordinasi : artinya pelaksanaan rapat-rapat dilakukan dengan memperhitungkan aspek koordinasi baik secara vertikal, horisontal maupun secara timbal-balik (reciprocal)

C. HAK-HAK PESERTA RAPAT DAN KORUM

1. Setiap peserta rapat memiliki hak dan kedudukan yang sama dalam menyampaikan pendapat baik secara lisan maupun tertulis.
2. Setiap peserta rapat miliki hak satu suara dalam pengambilan keputusan.
3. Setiap peserta berhak untuk menggunakan atau tidak menggunakan hak suaranya.
4. Setiap peserta yang berhalangan, dimungkinkan memberikan mandat kepada peserta lain untuk menggunakan hak suaranya.

D. JENIS, KEWENANGAN DAN PROSEDUR RAPAT

Rapat Pimpinan

1. Lingkup Kewenangan

(a) Rapat Pimpinan (Rapim) adalah forum pengambilan keputusan tertinggi dalam pengendalian operasional kegiatan Balai Sastra Samudera Pasai sehari-hari; dilaksanakan sekurang-kurangnya satu kali dalam sebulan; wajib dihadiri Ketua Balai Sastra Samudera Pasai, Juru Tulis/Sekretaris, Manager Program; dipimpin oleh Ketua Balai Sastra Samudera Pasai atau oleh Juru Tulis/Sekretaris.

(b) Rapat Pimpinan berhak mengambil keputusan tentang hal-hal yang berhubungan dengan kebijakan pimpinan dalam pelaksanaan program dan kebijakan umum organisasi, terutama menyangkut :

 Hal-hal yang penting dan berimplikasi kuat terhadap pelaksanaan program atau kegiatan di tingkat Balai Sastra Samudera Pasai.
 Pendelegasian kewenangan (lihat poin khusus pada bagian ketiga yang mengatur sistem pendelegasian kewenangan).
 Koordinasi di tingkat pimpinan dalam pengendalian manajemen.
 Perubahan budget atau penyesuaian anggaran.
 Pengelolaan konflik (management conflict) internal yang tidak bisa diselesaikan di tingkat Staf
 Keputusan hasil penilaian kinerja Staf.
 Kesejahteraan dan salary Staf.
 Pemberian penghargaan/promosi, pengembangan SDM, dan sanksi.
 Pengadaan aktiva tetap
 Hal-hal khusus lainnya yang memerlukan keputusan tingkat pimpinan

2. Tatacara Pelaksanaan

(a) Ketua Balai Sastra Samudera Pasai atau Juru Tulis/Sekretaris Pelaksana menyampaikan pemberitahuan resmi selambat-lambatnya satu hari sebelum rapat pimpinan dilaksanakan.
(b) Jika diperlukan, setiap peserta menyiapkan laporan, kertas kerja, atau dokumen tertulis lain, selambat-lambatnya dua jam sebelum rapat dimulai.
(c) Rapat pimpinan dipimpin langsung oleh Ketua Balai Sastra Samudera Pasai atau oleh Juru Tulis / Sekretaris
(d) Seluruh proses rapat ditulis oleh notulis yang telah ditunjuk sebelumnya.
(e) Sebelum rapat berakhir, pimpinan rapat membacakan kembali hasil-hasil keputusan untuk memperoleh tanggapan peserta.
(f) Hasil-hasil keputusan rapat dibagikan kepada seluruh peserta selambat-lambatnya dua puluh empat jam (24) setelah rapat.

Rapat Staf (Kordinasi)

1. Lingkup Kewenangan

(a) Rapat Staf adalah forum koordinasi dan komunkasi pelaksanaan kegiatan Balai Sastra Samudera Pasai sehari-hari; dilaksanakan setiap Jumat minggu kedua; wajib dihadiri seluruh personal Balai Sastra Samudera Pasai; rapat dipimpin oleh Juru Tulis/Sekretaris salah satu staf yang memperoleh pelimpahan wewenang dari Juru Tulis/Sekretaris.

(b) Rapat Staf (kordinasi) membicarakan dan berwenang mengambil keputusan tentang hal-hal penting yang berhubungan dengan koordinasi pelaksanaan kegiatan atau tugas sehari-hari, terutama menyangkut :

 Sinkronisasi jadwal kerja dua mingguan.
 Monitoring pelaksanaan kegiatan dua pekan sebelumnya: (a) laporan perkembangan/kemajuan pelaksanaan kegiatan, (b) reaksi pihak lain atau publik terhadap kegiatan Balai Sastra Samudera Pasai, (c) masalah yang muncul dan bisa mempengaruhi pelaksanaan kegiatan, serta (d) upaya pengendalian yang harus dilakukan agar kegiatan berjalan sebagaimana mestinya.
 Koordinasi secara vertikal maupun horisontal.
 Penyampaikan informasi dari pimpinan atau sosialisasi hasil rapat pimpinan.
 Sharing informasi antar unit kerja (apabila diperlukan).
 Pengumpulan bahan informasi (input) untuk rapat pimpinan berikutnya.
 Berbagai masalah lainnya yang relevan.

2. Tatacara Pelaksanaan

Juru Tulis/Sekretaris atau wakilnya yang memperoleh mandat sudah menyampaikan undangan resmi atau pemberitahuan selambat-lambatnya satu hari sebelum rapat umum dilaksanakan.

Jika diperlukan, peserta sudah menyiapkan laporan, kertas kerja, atau dokumen tertulis lain, selambat-lambatnya dua jam sebelum rapat dimulai.
Seluruh proses rapat ditulis oleh notulis yang telah ditunjuk sebelumnya.
Sebelum rapat berakhir, pimpinan rapat membacakan kembali hasil-hasil keputusan untuk memperoleh tanggapan peserta.

Jika peserta tidak sepakat, bisa diambil keputusan dengan cara voting.
Hasil-hasil keputusan rapat dibagikan kepada seluruh peserta .

Rapat Perencanaan dan Monitoring(antar Unit)

1. Lingkup Kewenangan

(c) Rapat perencanaan dan monitoring adalah forum pengambilan keputusan tentang perencanaan dan monitoring pelaksanaan kegiatan Balai Sastra Samudera Pasai bulanan; dilaksanakan setiap tanggal 27; wajib dihadiri Ketua, Juru Tulis Balai, serta dihadiri oleh seluruh Para Menteri; dipimpin oleh Menteri Perencanaan Pengawasan dan Kaji Ulang
.
(d) Rapat perencanaan dan monitoring membicarakan dan berwenang mengambil keputusan tentang hal-hal penting sebagai berikut:

 Sinkronisasi jadual kerja mingguan dan bulanan.
 Monitoring pelaksanaan kegiatan satu pekan sebelumnya, terutama menyangkut: (a) laporan perkembangan/kemajuan pelaksanaan kegiatan, (b) reaksi pihak lain atau publik terhadap kegiatan Balai Sastra Samudera Pasai, (c) masalah yang muncul dan bisa mempengaruhi pelaksanaan kegiatan, serta (d) upaya pengendalian yang harus dilakukan agar kegiatan berjalan sebagaimana mestinya.
 Pembahasan rencana kerja dan budget satu bulan berikutnya.
 Koordinasi secara vertikal maupun horisontal.

2. Tatacara Pelaksanaan

Juru Tulis atau Menteri Pengawasan dan Kaji Ulang (PKU) sudah menyampaikan undangan resmi atau pemberitahuan selambat-lambatnya satu hari sebelum rapat umum dilaksanakan.

Jika diperlukan, peserta sudah menyiapkan laporan, kertas kerja, atau dokumen tertulis lain, selambat-lambatnya dua jam sebelum rapat dimulai.

Seluruh proses rapat ditulis oleh notulis yang telah ditunjuk sebelumnya.
Sebelum rapat berakhir, pimpinan rapat membacakan kembali hasil-hasil keputusan
untuk memperoleh tanggapan peserta.

Jika peserta tidak sepakat, bisa diambil keputusan dengan cara voting.
Hasil-hasil keputusan rapat dibagikan kepada seluruh peserta selambat-lambatnya dua
puluh empat (24) jam setelah rapat.

Rapat Pelaksana Program

1. Lingkup Kewenangan

Rapat Pelaksana Program adalah forum pengambilan keputusan di tingkat Kejuruan
Pelaksana Program; dilaksanakan sekurang-kurangnya sekali dalam sebulan; wajib
dihadiri oleh Kejuruan dan Staf, dan apabila diperlukan bisa dihadiri Ketua, Juru Tulis
Balai, dan Staf lainnya yang relevan dengan topik bahasan; dipimpin oleh Kejuruan yang
mengundang.

Rapat Pelaksana Program membicarakan dan berwenang mengambil keputusan tentang
hal-hal yang berhubungan dengan pelaksanaan kegiatan dan tugas rutin masing-masing
Pelaksana Programi, terutama :

 Koordinasi di tingkat Pelaksana Program (Kejuruan).
 Pelaksanaan kegiatan.
 Penyesuaian budget.
 Berbagai hal yang berhubungan dengan bidang kerja masing-masing Pelaksana Program (Penghulu/Kejuruan).

2. Tatacara Pelaksanaan

Ureung Peutimang menyampaikan undangan atau pemberitahuan resmi selambat
lambatnya satu hari sebelum rapat bidang dilaksanakan.

Jika diperlukan, setiap peserta menyiapkan laporan, kertas kerja, atau dokumen tertulis
lain, selambat-lambatnya dua jam sebelum rapat dimulai.

Seluruh proses rapat ditulis oleh notulis yang telah ditunjuk sebelumnya.
Sebelum rapat berakhir, pimpinan rapat membacakan kembali hasil-hasil keputusan yang
telah ditetapkan untuk memperoleh tanggapan peserta.

Jika peserta tidak sepakat, dapat diambil keputusan dengan cara voting.
Hasil-hasil keputusan rapat dibagikan kepada seluruh peserta.

Rapat Teknis

1. Lingkup Kewenangan

Rapat teknis adalah forum pengambilan keputusan yang dilaksanakan kapan saja sesuai
kebutuhan; wajib dihadiri oleh pengundang beserta seluruh Staf yang terkait dengan
substansi yang akan dibahas; dan dipimpin oleh pemrakarsa (pengertian rapat teknis
sudah mencakup rapat redaksi Bulletin, rapat panitia, atau rapat-rapat khusus yang
tidak termasuk dalam jenis-jenis rapat di atas).

Rapat teknis mengambil keputusan tentang berbagai aspek teknis pelaksanaan kegiatan
sehari-hari.

2. Tatacara Pelaksanaan

Pemrakarsa menyiapkan undangan atau pemberitahuan resmi resmi selambat-lambatnya
satu hari sebelum rapat teknis dilaksanakan.
Jika diperlukan, bisa disiapkan terlebih dahulu rancangan acara, rancangan kegiatan dan
budget, kertas kerja, atau dokumen tertulis lain, selambat-lambatnya dua jam sebelum
rapat dimulai.

Seluruh proses rapat ditulis oleh notulis yang telah ditunjuk sebelumnya
Sebelum rapat berakhir, pimpinan rapat membacakan kembali hasil-hasil keputusan
untuk memperoleh tanggapan peserta.

Jika peserta tidak sepakat, bisa diambil keputusan dengan cara voting.
Hasil-hasil keputusan rapat dibagikan kepada seluruh peserta.

Apabila menyangkut urusan Penerbitan, maka rapat dilakukan dengan tatacara sebagai berikut :

Redaktur Pelaksana menyiapkan undangan resmi, rancangan/usulan penerbitan, bahan
dasar, naskah/artikel, majalah atau budget penerbitan, lalu menyampaikannya kepada
peserta selambat-lambatnya satu hari sebelum rapat teknis redaksi dilaksanakan.

Jika diperlukan, setiap peserta sudah menyiapkan tulisan/artikel sesuai penugasan
sebelumnya, selambat-lambatnya dua jam sebelum rapat dimulai.

Rapat redaksi dihadiri oleh Penanggung-jawab, Pemimpin Redaksi, Redaktur Pelaksana,
Staf Redaksi dan Dewan Redaksi; dipimpin oleh Redaktur Pelaksana (Redpel).

Fasal bab yang Ketiga
SISTEM PENDELEGASIAN KEWENANGAN

A. PENGERTIAN

Sistem pendelegasian kewenangan pada dasarnya adalah bagian yang integral dari sistem
pengambilan keputusan di dalam organisasi.
Pendelegasian adalah suatu tindakan (keputusan) memberikan kewenangan dan tanggung
jawab dari hirarkhi manajemen teratas (pimpinan) kepada hirarkhi dibawahnya (bawahan)
baik itu secara permanen maupun secara temporer.

B. PRINSIP DASAR

Prinsip desentralisasi : dalam arti bahwa pendelegasian kewenangan untuk jangka waktu
yang pendek maupun jangka panjang merupakan upaya pembagian kewenangan untuk
menghindarkan pemusatan kewenangan (sentralisasi) di tangan Sekretaris Pelaksana atau
pemegang otoritas tertinggi.

Prinsip kepercayaan dan tanggung-jawab : dalam arti bahwa pendelegasian kewenangan
selalu berimplikasi pada pengembangan kepercayaan diri dan tanggung-jawab penerima
kewenangan terhadap misi organisasi.

C. FUNGSI

Mendorong efisiensi pengelolaan sumber daya serta mengefektifkan pelaksanaan fungsi
pengambilan keputusan, koordinasi, dan komunikasi di dalam organisasi Balai Sastra
Samudera Pasai Menciptakan situasi yang bisa mendorong pemegang otoritas untuk
memperbaiki rasa percaya diri dan melatih Staf untuk mengambil inisiatif dan tanggung
jawab dalam pengelolaan organisasi.

D. PRASYARAT

Ada kejelasan tentang “wilayah” kewenangan yang hendak didelegasikan oleh pemegang
otoritas (ini bisa diukur dari pilihan alternatif tentang relasi antara kekuasan pimpinan
dengan kebebasan bawahan, seperti yang tercantum dalam Fasal Bab Ayat I E nombor 4).
Ada kesediaan Juru Tulis Balai/Sekretaris pelaksana dan para pemegang otoritas lainnya
untuk memberikan kebebasan kepada Staf untuk memilih metode penanganan atau
penyelesaian tugas yang didelegasikan.

Ada komunikasi yang terbuka antara pimpinan dan staf.
Pimpinan mampu menganalisis faktor-faktor penting seperti misi dan tujuan organisasi,
persyaratan-persyaratan tugas, dan kemampuan staf.
staf memiliki komitmen untuk melaksanakan tugas yang didelegasikan.
Ada sistem monitoring yang sistematis dan efektif untuk memantau pelaksanaan kewenangan
dan tugas-tugas yang didelegasikan.

E. PROSEDUR

Sekretaris Pelaksana atau pemegang otoritas lainnya memutuskan jenis-jenis kewenangan
dan tugas yang hendak didelegasikan; siapa yang layak mendapat pendelegasian; dan
tenggang waktu pendelegasian.

Apabila kewenangan yang didelegasikan menyangkut hal-hal yang memerlukan
pertimbangan dan atau keputusan rapat, maka Sekretaris Pelaksana atau pemegang otoritas di
bawahnya menyelenggarakan rapat sesuai lingkup dan kewenangan rapat.
Pemegang otoritas yang akan mendelegasikan kewenangan harus : (a) menentukan target
kerja, (b) menyiapkan sumber daya dan informasi yang memadai untuk melaksanakan tugas
yang didelegasikan, dan (c) membuka jalur komunikasi
Pelaksanaan tugas yang didelegasikan harus dimonitor, dan apabila diperlukan, pimpinan
ewaktu-waktu bisa melakukan campur tangan.

Fasal bab yang Keempat
SISTEM PERENCANAAN
MONITORING DAN EVALUASI (SPME)

A. PENGERTIAN UMUM

Sistem Perencanaan, Monitoring, dan Evaluasi (SPME) atau sering juga disebut Programing,
Monitoring and Evaluating System (PMES) adalah alat bagi manajemen Balai Sastra
Samudera Pasai untuk membantu merancang/merumuskan, mengorganisasikan, dan
mengarahkan pencapaian tujuan Balai Sastra Samudera Pasai.

SPME pada prinsipnya digunakan Balai Sastra Samudera Pasai untuk mengintegrasikan
fungsi-fungsi utama manajemen Balai Sastra Samudera Pasai, yaitu fungsi perencanaan,
fungsi koordinasi, pengendalian dan pengawasan, serta fungsi evaluasi.

B. PRINSIP DASAR

Prinsip partisipatoris : dalam arti bahwa pendekatan SPME dikembangkan dengan libatkan semua pihak di dalam organisasi Balai Sastra Samudera Pasai mulai dari Ketua Balai hingga Staf pada hirarkhi manajemen terbawah, bahkan seluruh elemen keorganisasian Balai Sastra Samudera Pasai seperti Diwan/Majelis Sastra, anggota, tim ahli/assistance serta kelompok – kelompok/komunitas sastra yang terlibat langsung dalam pelaksanaan program Balai Sastra Samudera Pasai.

Prinsip hirarkhis : dalam arti bahwa meskipun proses perencanaan sistemnya dilakukan
secara partisipatif, namun pada tahap pelaksanaan tetap mengandalkan adanya hirarkhi
otoritas keorganisasian sebagai pengendali sistem pengelolaan rencana, monitoring, dan
evaluasi.

C. FUNGSI

Fungsi sinergi : artinya pengelolaan SPME akan mendorong proses sinergi antar seluruh elemen organisasi dari tingkat pimpinan hingga bawahan, bahkan bisa melibatkan kelompok mitra atau konstituen Balai Sastra Samudera Pasai.
Fungsi edukasi : artinya pengelolaan SPME akan mendorong peningkatan kinerja organisasi (termasuk kinerja Staf) sekaligus sebagai sarana pendidikan dan pengembangan kesadaran idiologis tentang visi dan misi Balai Sastra Samudera Pasai.

D. PRASYARAT

Perencanaan secara umum memerlukan dukungan data dan informasi tentang : (a) situasi dan kondisi politik, sosial, ekonomi, hukum dan budaya, (b) tantangan dan peluang yang ada, (c) kelemahan dan potensi kekuatan sumber daya yang dimiliki Balai Sastra
Samudera Pasai, dan (c) hasil evaluasi yang sudah dilakukan sebelumnya.
Monitoring secara umum memerlukan dukungan data dan informasi tentang : (a) tahapan kegiatan yang telah dilaksanakan, (b) anggaran yang digunakan, (c) hasil-hasil yang telah dicapai, (d) bentuk penyimpangan dari rencana, serta (e) impact atau pengaruh kegiatan terhadap komunitas atau publik.
Evaluasi secara umum memerlukan dukungan data dan informasi tentang : (a) hasil-hasil yang dicapai, (b) dana dan sumber daya lainnya yang digunakan, (c) impak/dampak yang terjadi, dan atau (d) informasi lainnya yang sudah dirangkum dalam laporan monitoring.

E. PENGELOLAAN SPME

Perencanaan

1. Tujuan dan Fungsi Perencanaan

Tujuan : teridentifikasinya (1) masalah dasar yang dihadapi, (2) tujuan serta hasil-hasil yang hendak dicapai, (3) peluang dan potensi kemampuan yang dapat dimanfaatkan, serta (4) sumber daya yang harus digunakan melaksanakan misi atau tujuan Balai Sastra

Samudera Pasai Fungsi : (1) membantu para pengurus Balai Sastra Samudera Pasai dan para anggota/ Sastrawan yang telah bergabung dengan Balai Sastra Samudera Pasai untuk menyesuaikan diri dengan perubahan-perubahan lingkungan atau situasi dan kondisi, (2) memungkinkan para pimpinan atau manajemen untuk mengarahkan dan mengkoordinasi seluruh kerja pada semua tingkatan keorganisasian Balai SastraSamudera Pasai.

2. Jenis Perencanaan

Perencanaan strategis (strategic planing), yaitu perencanaan program jangka panjang (tiga atau enam tahunan) yang dirancang untuk memenuhi tujuan Balai Sastra Samudera Pasai dalam jangka panjang.
Perencanaan operasional/perencaan aksi (action planing), yaitu perencanaan kegiatan yang berfungsi menguraikan secara terperinci bagaimana rencana strategis akan dicapai secara bertahap dalam setahun, enam bulan atau satu bulan.
Perencanaan proyek (project planing), yaitu perencanan kegiatan sekali pakai yang berfungsi mewadahi kegiatan yang tidak diprogramkan sebelumnya atau tidak diuraikan secara deteil di dalam action plan..
Perencanaan tetap (standing planing), yaitu perencanaan prosedur kerja atau kebijakan organisasi yang digunakan sebagai dasar pengelolaan kegiatan keorganisasian sehari-hari (misalnya Statuta, Job Discription, Standart Operating Procedures dan Peraturan Kerja).

Siklus Perencanaan

Perencanaan strategis dilaksanakan setiap tiga tahun atau pada saat Kongres Balai Sastra Samudera Pasai.
Perencanaan strategis bisa direvisi atau di-up date pada setiap Rapat Kerja atau programing yang dilaksanakan khusus untuk kebutuhan penyusunan strategi program bersama.
Perencanaan aksi dilaksanakan pada saat Program akan diimplementasikan dan disempurnakan pada saat Rapat Kerja Balai Sastra Samudera Pasai .
Perencanaan tahunan dijabarkan oleh Balai SastraSamudera Pasai ke dalam rencana enam bulanan yang dibahas di forum Rapat Kerja Evaluasi Balai Sastra Samudera Pasai pada setiap bulan Mei dan bulan Desember.
Perencanaan enam-bulanan dijabarkan oleh Kejuruan Balai Sastra
Samudera Pasai ke dalam rencana kerja satu bulan yang dibahas pada setiap minggu keempat.
Perencanaan proyek dan perencanaan tetap disesuaikan dengan kebutuhan.

4. Kriteria dan Format Perencanaan

Kriteria untuk sebuah rencana program yang baik secara umum mencakup aspek-aspek sebagai berikut : (1) relevan, (2) spesifik, (3) bisa diukur, (4) bisa dicapai, (5) realistis, (6) ada batas waktu, dan (7) partisipatif.
Format strategic plan dikembangkan dengan menggunakan pendekatan logical frame work (LFW) yang mengandung undur-unsur sebagai berikut : (1) visi-misi atau tujuan jangka panjang atau juga disebut goal, (2) hasil jangka panjang atau juga disebut impact/dampak, (3) tujuan jangka menengah atau juga disebut purpose, (4) hasil jangka menengah atau out comes atau sering juga disebut sebagai tujuan program, (5) masukan sumberdaya atau input, (6) keluaran atau output, (7) indikator keberhasilan, (8) asumsi atau resiko, (9) sumber verifikasi, (10) perikiraan anggaran atau budget, serta (11) perkiraan waktu
Format action plan sekurang-kurangnya harus mencakup : (1) tujuan satu tahun , (2) hasil untuk satu tahun, (3) jenis kegiatan/langkah-langkah atau tahapan kegiatan, (4) hasil dari setiap kegiatan, (5) indikator keberhasilan, (6) budgeting atau rincian anggaran, (7) jadual kegiatan, serta (8) pelaksana/penanggung atau pembagian tugas.
Format rencana program konsisten dengan format action plan.

5. Prosedur dan Metode Perencanaan

Jika yang dirumuskan adalah rencana strategis, rencana aksi, dan rencana tetap, maka proses penyunannya dilakukan dalam suautu forum rapat kerja atau lokakarya atau rapat staf (khusus rencana enam bulan dan rencana satu bulan di tingkat Balai Sastra Samudera Pasai).

Jika yang dirumuskan adalah rencana proyek, maka proses perumusannya dilakukan secara terbatas dalam rapat bidang atau rapat teknis.
Juru Tulis/Sekretaris membentuk suatu tim kerja (ad hoc) internal Balai Sastra
Samudera Pasai yang bertugas menyiapkan proses penyusunan strategic plan dan action plan.

Tim kerja (ad hoc) mengumpulkan data dan informasi yang diperlukan (lihat prasyarat perencanaan) dari bidang-bidang atau dari sumber lainnya.
Tim kerja (ad hoc) tersebut akan membantu Steering Committee Kongres dan Raker untuk menyiapkan substansi perencanaan (khusus perencanaan strategis dan rencana aksi satu tahun).

Untuk memudahkan proses perencanaan, tim kerja (ad hoc) bisa menyelenggarakan workshop perencanaan yang difasilitasi seorang fasilitator dari luar Balai Sastra Samudera Pasai.
Proses perencanaan akan menggunakan metode perencanaan Result Based Management (RBM) atau kombinasi metode lainnya yang ditentukan bersama dengan fasilitator.

Tanggungjawab pengawasan pengelolaan strategic plan, action plan, dan standing plan di tingkat Balai Sastra Samudera Pasai berada di tangan Juru Tulis/Sekretaris.
Tanggung-jawab pengelolaan teknis perencanaan di tingkat Balai Sastra Samudera Pasai dilakukan oleh Kepala Divisi PME.

Tanggung-jawab pengelolaan project plan ada di tangan para Manager Program
Setiap rumusan hasil perencanaan didokumentasikan dan dibagi-bagikan kepada semua penanggung-jawab selambat-lambatnya 1 (satu) bulan setelah pertemuan.

Monitoring

1. Tujuan dan Fungsi Monitoring

Tujuan monitoring adalah tersedianya informasi yang teratur tentang : (1) kualitas pelaksanaan kegiatan, (2) kinerja organisasi, dan (3) kinerja Staf/pelaksana.
Fungsi monitoring adalah : (1) mengidentifikasi masalah, (2) mengukur sejauhmana kegiatan dilaksanakan sesuai rencana, (3) sejauhmana prosedur ditempuh dengan benar atau konsisten, (4) membandingkan pelaksanaan kegiatan dengan sarana atau fasilitas dan biaya yang terpakai, (5) mengukur perkembangaan kinerja organisasi dan kinerja staf, serta (6) mengukur dampak yang terjadi (apabila ada kegiatan yang menunjukkan dampak segera).

2. Jenis dan Model Pendekatan Monitoring

Field Monitoring: dilakukan secara langsung di lapangan kepada yang ditunjuk untuk
melaksanakan monitoring lapangan. Pendekatan yang dilakukan bisa berbentuk
kunjungan supervisial maupun dengan cara monitoring bersama (partisipatif) kepada
yang di tunjuk untuk melaksanakan monitoring lapangan dengan kelompok-kelompok
masyarakat yang dilayani atau pihak-pihak yang terlibat di dalam pelaksanaan
program. Bisa juga dilakukan dengan cara menginterview sumber tertentu yang
relevan.

Indirect Monitoring: dilakukan secara tidak langsung Kepada yang ditunjuk untuk
melakukan monitoring non lapangan. Pendekatan yang dilakukan bisa berbentuk
analisis atas hasisl-hasil laporan kegiatan yang disusun oleh pelaksanana kegiatan
maupun pihak lain yang menerima manfaat dari pelaksanaan kegiatan.
Special Monitoring: adalah monitoring yang dilakukan berdasarkan tema atau bidang
tertentu seperti monitoring asset, pendidikan rakyat, kampanye, analisis media,
perkembangan kinerja staf, yang dilakukan di lapangan maupun tidak.
Performance Monitoring : adalah monitoring yang dilakukan berdasarkan kinerja kerja
gerakan, program atau kegiatan pada unsur Balai Sastra Samudera Pasai melalui
pengamatan dokumen
program serta informasi dan komunikasi dengan komponen Balai Sastra Samudera Pasai

3. Siklus dan Pelaporan Hasil Monitoring

Monitoring lapangan (field monitoring) wajib dilakukan sesuai kebutuhan, dan hasilnya
dilaporkan secara tertulis setiap bulan.
Monitoring non lapangan (indirect monitoring) dilakukan setiap bulan, dan hasilnya
dilaporkan secara tertulis setiap bulan pada saat rapat monitoring dan perencanaan
Monitoring Kinerja ( Performance monitoring) dilakukan setiap bulan, dan hasilnya
dilaporkan pada setiap rapat pimpinan.
Monitoring Khusus (special monitoring) dilakukan berdasarkan tema-tema yang
membutuhkan perhatian khusus terkait dengan strategi gerakan Balai Sastra Samudra
Pasai

4. Kriteria Monitoring

Kriteria laporan monitoring yang baik secara umum setidaknnya harus mencakup unsure
unsur sebagai berikut : (1) partisipatif, (2) terbuka dan obyektif, (3) jelas waktu dan
periode pelaporan, (4) ada kaitan dengan strategic plan atau action plan dan budget serta
(5) keberhasilannya bisa dinilai secara obyektif.
Format laporan monitoring program/kegiatan harus mencakup unsur-unsur sebagai
berikut: (1) nama program, (2) bulan dan tanggal pelaporan, (3) penanggung-jawab
kegiatan, (4) jenis kegiatan, (5) target atau hasil yang ditetapkan, (6) hasil nyata yang
dicapai, (7) reaksi pihak luar atau dampak kegiatan, jika hal itu menyangkut kegiatan
yang bisa langsung diukur dampaknya, (8) keterangan tentang keberhasilan dan
kegagalan/penyimpangan, (9), anggaran yang terpakai, (10) aseet apabila memang
ada penggunaan aseet, (11) perkembangan eksternal atau isu-isu penting di dalam
pelaksanaan kegiatan yang perlu segera direspon, dan (12) kondisi sosial, politik dan
budaya yang berpengaruh secara timbal-balik dengan program/kegiatan yang
dilaksanakan selama tiga bulan, serta (13) rekomendasi untuk rencana selanjutnya.
Format monitoring kinerja harus mencakup unsur-unsur sebagai berikut: (1) bulan dan
tanggal pelaporan, (2) pembuat laporan, (3) jumlah kehadiran dan jam kerja, (4) jenis
kegiatan yang berhasil dilaksanakan atau gagal berdasarkan job description, (5) jenis
kegiatan yang berhasil dilaksanakan atau gagal berdasarkan penugasan khusus, serta
(6) jumlah dan jenis pelanggaran serta sanksi yang diberikan berdasarkan peraturan
kerja.
Format monitoring asset harus mencakup unsur-unsur sebagai berikut: (1) tanggal dan
bulan pelaporan, (2) pembuat laporan, (3) jumlah asset yang digunakan baik asset
lancar maupun tetap, (4) lama penggunaan, (5) kondisi aseet apakah rusak atau baik,
(6) jumlah asset yang tersisa, (7) pengguna atau pemakai asset, serta (8) rekomendasi

4. Prosedur Monitoring

Ureung Peutimang PME menyiapkan format pelaporan dan membagikan kepada yang
ditunjuk untuk melaksanakan monitoring.
Staf pelaksana kegiatan mengisi formulir dengan menggunakan sistem paparan pointers
maksimal 7 kata kunci per-item, lalu menyerahkannya kepada Manajer masing
masing.
Laporan monitoring dibahas di dalam rapat Pelaksana Program, dan hasilnya dibahas di
dalam rapat monitoring dan perencanaan bulanan
Hasil-hasil monitoring kegiatan di tingkat Balai Sastra Samudera Pasai diolah secara reguler oleh PME dan dimasukkan ke dalam sistem data based Balai Sastra Samudera Pasai.

Proses monitoring dilakukan dengan cara : (1) membandingkan rencana dengan kegiatan\
yang telah dilaksanakan, (2) mengamati impak, apabila ada impak yang bersifat segera,
(3) mengukur bukti-bukti keberhasilan, (4) mengundang respon mitra yang terlibat, dan
(5) memantau pemberitaan media massa.
Pembahasan hasil-hasil monitoring bulanan dilakukan dalam rapat Bulanan.
Jika laporan hasil monitoring menunjukkan penyimpangan yang disertai permintaan
dukungan untuk kelancaran kegiatan, maka forum rapat bisa mengusulkan atau
memutuskan penyelarasan dan dukungan.

Laporan monitoring bulanan diolah dan diarsipkan Juru Tulis PME, lalu dijadikan: (1) bahan dasar penilaian kinerja staf, (2) sebagai bahan bahasan di dalam rapat pimpinan atau rapat staf, (3) sebagai bahan dasar pembuatan laporan ke Diwan/Majelis Sastra Samudera Pasai atau Musyawarat Balai Sastra Samudera Pasai, serta (4) sebagai bahan dasar untuk pembuatan media kampanye dan pendidikan.

Evaluasi

1. Tujuan dan Fungsi Evaluasi

Tujuan evaluasi adalah tersedianya informasi yang cukup tentang kondisi eksternal
sebelumnya dibandingkan dengan kondisi setelah program dilaksanakan
Fungsi evaluasi adalah mengukur: (1) sejauhmana rencana telah berhasil dilaksanakan
untuk mencapai tujuan, (2) apakah rencana layak atau tidak, (3) adakah faktor-faktor
eksternal yang sangat mempengaruhi pelaksanaan rencana, (4) kinerja lembaga dan
staf/pelaksana, dan (6) mengukur impak atau dampak kegiatan terhadap kondisi obyektif.

2. Jenis dan Siklus Evaluasi

Evaluasi tahunan (Annual Evaluation) : dilakukan setiap tiga tahun menjelang Kongres
(khusus evaluasi eksternal); setiap tiga tahun pada saat Rapat Tiga Tahunanan; dan setiap
satu tahun (pada saat Pertemuan Diwan/Majelis Sastra Samudra Pasai).
Evaluasi enam bulanan (Mid Year Evaluation): dilakukan secara khusus dalam rapat kerja Balai Sastra Samudera Pasai (setiap pertengahan dan akhir tahun).
Evaluasi proyek/kegiatan: dilakukan dalam rapat-rapat Pelaksana Program atau rapat
teknis setelah suatu proyek/kegiatan selesai.
Evaluasi kinerja: dilakukan secara khusus setiap enam bulan (pada pertengahan dan akhir
tahun).

3. Bentuk Evaluasi

Evaluasi partisipatif : melibatkan semua pihak yang terlibat baik seluruh komponen Balai Sastra Samudera Pasai sebagai pelaksana program para anggota/sastrawan, maupun masyarakat selaku penerima manfaat program Balai Sastra Samudera Pasai
Evaluasi eksternal: dilakukan dengan menggunakan pihak luar (konsultan) dan ditujukan untuk: (1) melihat kinerja Balai Sastra Samudera Pasai atau (2) untuk memenuhi persyaratan pihak donor.

4. Format dan Kriteria Evaluasi

Format evaluasi program harus menggambarkan: (1) perbandingan antara kondisi eksternal setelah pelaksanaan program dengan kondisi eksternal sebelumnya, (2) kemajuan yang nampak dibanding program sebelumnya, (3) apakah perbandingan tersebut menunjukkan kemajuan dibandingkan pelaksanaan sebelumnya atau (4) apakah perubahan yang terjadi memiliki hubungan kausalitas dengan program yang telah dilakukan, (5) apakah hasil yang diperoleh sesuai dengan tujuan, (6) apakah kegitan relevan dengan masalah yang dihadapi, (7) apa impaknya terhadap masyarakat, (8) bagaimana akuntabilitas keuangan dan akuntabilitas waktu, (9) apa implikasinya bagi perbaikan kinerja, dan (10) apa rekomendasi bagi rencana berikutnya.
Format evaluasi kinerja staf harus menggambarkan: (1) beban kerja yang dimiliki orang per-orang sebagaimana yang tertuang dalam job description, (2) waktu dan biaya yang telah digunakan, dan (3) pekerjaan yang dihasilkan secara faktual oleh setiap orang.
Kriteria evaluasi harus mencakup hal-hal sebagai berikut: (1) dilakukan secara partisipatif, (2) konsisten dengan visi, misi, rencana sebelumnya, Statuta atau ketentuan lainnya di dalam organisasi, dan (3) didasarkan pada ukuran-ukuran atau indikator keberhasilan yang jelas.

5. Prosedur

Menteri Pengwasan PME menyiapkan bahan-bahan dasar evaluasi: 1) rencana kegiatan, 2) laporan hasil monitoring dan dokumen atau informasi yang relevan.
Apabila diperlukan, Sekretaris Pelaksana bisa menggunakan jasa evaluator dari luar untuk membantu melakukan evaluasi khusus.

Sekretaris Pelaksana menyelenggarakan rapat kerja untuk mengevaluasi Kerangka Kerja tiga tahunan dan tahunan untuk melakukan evaluasi tengah tahunan.
Jika yang dilakukan adalah evaluasi kinerja staf, maka Juru Tulis/Sekretaris meminta Kejuruahn/Manager PME untuk menyiapkan bahan-bahan evaluasi, termasuk hasil-hasil monitoring kinerja, lalu menyelenggarakan rapat pimpinan untuk melakukan evaluasi terhadap kinerja Staf atau meminta konsultan untuk melakukan evaluasi khusus.
Jika yang dilakukan adalah evaluasi proyek/kegiatan, maka Sekretaris Pelaksana atau Manager menyelenggarakan rapat staf atau rapat teknis.

Proses evaluasi dilakukan dengan cara membandingkan indikator capaian Kerangka kerja dan rencana kerja tahunan dengan: (1) Realisasi capaian pada saat evaluasi dilaksanakan, (2) respon mitra dan target yang terlibat, (3) hasil pemantauan media massa, serta (4) hasil analisis terhadap implikasi program bagi kinerja.
Seluruh hasil evaluasi disusun oleh PME dalam suatu laporan evaluasi yang bisa dijadikan masukan untuk penyusunan program lanjutan atau sebagai bahan dasar untuk publikasi, kehumasan, dan penyusunan laporan tahunan.

Hasil evaluasi diolah oleh PME lalu diserahkan kepada Sekretaris Pelaksana untuk menjadi menjadi bahan penilaian atau pengambilan keputusan tentang : kinerja Staf, sanksi, promosi, reward, pengembangan sumber daya, dan pemutusan atau perpanjangan kontrak kerja.

Bagian Kelima
SISTEM PENGELOLAAN KEUANGAN

A. PENGERTIAN

1. Pengelolaan keuangan adalah tindakan administratif yang berhubungan dengan kegiatan perencanaan anggaran, penyimpanan, penggunaan, pencatatan, pengawasan dan pengendalian keluar-masuknya uang/dana organisasi.
2 Pengawasan atau pengendalian pengelolaan keuangan Balai Sastra Samudera Pasai dilakukan dengan menggunakan pendekatan internal audit dan otorisasi pengambilan keputusan di bidang keuangan

B. PRINSIP DASAR

Pengelolaan keuangan dilakukan dengan mengutamakan prinsip keterbukaan, dalam arti semua komponen Balai Sastra Samudera Pasai berhak untuk meminta informasi tentang posisi keuangan dan tatacara pengelolaannya.

C. PROSEDUR

Alokasi Umum Dana Program

1. Perencanaan umum pembiayaan dilakukan berdasarkan perencanaan program (strategic plan dan action plan) atau rencana kerja/rencana tiga bulanan yang telah disetujui Ketua Balai. Atas dasar rencana umum pembiayaan tahunan dan rencana umum pembiayaan tiga bulanan yang sudah disetujui Ketua, Juru Tulis/Sekretaris menentukan alokasi pembiayaan bulanan di tingkat Balai Sastra Samudera Pasai.
2. Berdasarkan rencana umum pembiayaan bulanan yang telah disetujui Sekretaris Pelaksana, para Kejuruan/Manager Program menentukan rencana alokasi pembiayaan mingguan atau pembiayaan harian berdasarkan kebutuhan.
3. Jika terjadi perubahan realisasi pemasukan uang dari donor maupun karena ada faktor kebutuhan tidak terelakkan, yang berimplikasi pada rencana umum pembiayaan, maka pemegang otoritas bisa menyelenggarakan rapat pimpinan untuk menyesuaikan rencana alokasi dana program dengan rumusan program yang telah ditetapkan.

Pengelolaan Uang Masuk-Keluar

Prosedur pemasukan uang ke bank penyimpan maupun kas kantor secara umum dilakukan dengan cara sebagai berikut :

a) Kasir menyiapkan formulir bukti penerimaan bank dan bukti penerimaan kas
b) Sekretaris Pelaksana dan Manager Program membubuhkan tanda-tangan dalam formulir yang sudah diisi sebagai bukti persetujuan pemasukan uang ke bank (catatan : prinsip ini berlaku juga untuk pemasukan uang dari bank ke kas operasional dan atau petty cash).
c) Kasir mencatatnya dalam buku penerimaan bank dan buku penerimaan kas

Prosedur pengeluaran uang untuk pembiayaan kegiatan operasional harian secara umum dilakukan dengan cara sebagai berikut :

a) Kasir menyiapkan formulir permintaan uang sesuai kebutuhan.
b) Pemohon atau pengguna uang mengisi formulir permintaan uang muka yang disetujui oleh masing-masing Kejuruan/Manager Program, Juru Tulis/Sekretaris.
c) Atas dasar permintaan yang sudah disetujui pemegang otoritas, Kasir menyiapkan cek atau bilyet giro untuk ditanda-tangani oleh Ketua dan Juru Tulis/Sekretaris.
d) Kasir mencairkan cek atau bilyet giro dan dimasukkan hasil pencairan tersebut ke kas operasional dan kas kecil seperti prosedur pada angka 1 b (pemasukan uang).
e) Pembayaran uang dilakukan oleh kasir kepada pemohon sesuai jumlah permintaan uang muka yang telah disetujui oleh masing-masing pemegang otoritas.
f) Pembayaran biaya rutin seperti transpor dan konsumsi harian atau pengeluaran harian sampai dengan batas Rp 200.000 (dua ratus ribu rupiah) dikeluarkan dari petty cash.
g) Setiap transaksi dibuktikan dengan formulir bukti pengeluaran kas yang ditanda-tangani oleh kasir, penerima uang, pembukuan, dan disetujui/ditanda-tangani Manager Keuangan
h) Jika menyangkut pembayaran yang memerlukan bukti pendukung, maka penerima uang wajib menyerahkan Bukti Pendukung Ekstern (BPE) berupa bon atau kuitansi yang berasal dari pihak ekstern paling lambat dua minggu setelah kegiatan dilaksanakan. Jika yang bersangkutan belum menyerahkan bukti penggunaan dana maka yang bersangkutan belum diperbolehkan mengajukan permintaan dana lagi.

Pengelolaan pembukuan seluruh transaksi pemasukan dan pengeluaran dana dilakukan oleh Staf akuntansi dengan cara sebagai berikut :

a) Menyiapkan rekonsiliasi bank secara rutin
b) Meminta laporan keuangan dari kasir setiap minggu yang harus dilaporkan di setiap rapat koordinasi
c) Memeriksa keabsahan dokumen pembukuan dan mengarsipkannya secara sistematis
d) Menyiapkan jurnal-jurnal penyesuaian
e) Melaksanakan pembukuan transaksi sesuai standar akuntansi yang baku
f) Membuat laporan posisi keuangan yang harus dilaporkan pada monitoring dan perencanaan (laporan cashflow, laporan per-funding, laporan petty cash serta laporan tiga bulanan dan laporan semester).

Pengelolaan Dana Cadangan

Dana cadangan khusus adalah dana Balai Sastra Samudera Pasai yang dikumpulkan/ dihimpun untuk maksud dan tujuan khusus, yaitu: (a) persiapan kemandirian lembaga, (b) pengembangan SDM/pengadaan gedung/investasi, (c) menutupi defisit anggaran, dan (d) cadangan jangka panjang. Pengelolaannya akan ditentukan kemudian berdasarkan Keputusan Ketua dan Juru Tulis/Sekretaris.
Dana cadangan bersumber pada : (a) sumbangan masyarakat umum, (b) sumbangan para relawan, (c) pendapatan penjualan buku, suvenir dan jasa lainnya, serta (e) kegiatan fund raising.
Prosedur pengelolaan dana cadangan khusus (uang masuk dan keluar) dilakukan sesuai ketentuan dalam pengelolaan dana program.

Pengelolaan Dana Kesejahteraan

Dana kesejahteraan adalah dana Balai Sastra Samudera Pasai yang dikumpulkan/dihimpun untuk maksud dan tujuan tertentu, yaitu: (a) pinjaman Staf, (b) peningkatan kesejahteraan, dan (c) bantuan untuk kesehatan, kedukaan dan staff yang menikah.
Dana kesejahteraan dikumpulkan dari: (a) penghasilan staf yang didapat dari pelaksanaan program Balai Sastra Samudera Pasai, misalnya honor sebagai pemakalah/pembicara/nara-sumber (10 %), (b) komisi atau potongan discount yang diberikan oleh pihak hotel, restoran dan biro perjalanan yang berhubungan pelaksanaan program, serta (c) dana yang diperoleh dari dana penggantian fasilitas kantor untuk keperluan pribadi (telpon, kendaraan, dll).
Prosedur pengelolaan dana kesejahteran (uang masuk dan keluar) dilakukan sesuai ketentuan dalam pengelolaan dana program.

Pengelolaan Pinjaman Staf

Setiap Staf Balai Sastra
1. Samudera Pasai dimungkinkan mengajukan dua jenis pinjaman, yakni pinjaman insidentil (kasbon) dan pinjaman jangka panjang.
2. Jumlah pinjaman jangka panjang maksimal sebesar 50% dari total gaji selama setahun, dan pengembaliannya bisa dicicil paling lama dalam dua tahun.
3. Pinjaman insidentil (kas bon) bisa diajukan setiap bulan, dengan jumlah maksimal 50% dari total gaji sebulan, dan pelunasannya diperhitungkan langsung oleh kasir pada saat pembayaran gaji pada bulan pemimjaman.
4. Pinjaman jangka panjang hanya bisa dikeluarkan/dibayarkan atas persetujuan Sekretaris Pelaksana, sedangkan pinjaman berbentuk kas bon cukup dengan persetujuan Kejuruan /Manajer Keuangan dan Manager Program.
5. Prosedur pengelolaan dana pinjaman Staf (uang masuk dan keluar) dilakukan sesuai ketentuan dalam pengelolaan dana cadangan khusus.
Staff yang mengundurkan diri atau yang tidak diperpanjang lagi masa kontraknya, dan masih mempunyai hutang kepada Balai Sastra
6. Samudera Pasai, diwajibkan untuk membayar hutangnya sebelum berhenti. Apabila yang bersangkutan tidak mampu melunasi pada saat berhenti, yang bersangkutan diberikan kelonggaran untuk membayar atau menyelesaikan hutang selambat-lambatnya dalam waktu tiga bulan.
7. Staf yang berhenti tetapi meminta penundaan pembayaran hutang wajib menandatangani surat pernyataan perjanjian pembayaran hutang, yang dibuat di atas kertas bermeterai dan ditanda-tangani oleh Juru Tulis/Sekretaris dan staff yang bersangkutan.

Biaya Pemakaian Telepon Genggam

Staf Balai Sastra
1. Samudera Pasai yang diusulkan oleh Kejuruan Manager Program berhak dimungkinkan untuk memperoleh biaya pemakaian telepon genggam.
Balai Sastra Samudera Pasai hanya akan mengganti biaya pemakaian telepon genggam yang digunakan untuk kepentingan dinas.
2. Sisa alokasi dana telepon (HP) dimasukkan ke dalam pembukuan dana rutin.

Fasal bab yang Keenam
SISTEM PENGADAAN DAN PEMELIHARAAN BARANG

A. PENGERTIAN

Pengadaan barang adalah tindakan pembelian barang keperluan kantor baik itu aktiva tetap (gedung, furnitur, kendaraan, perangkat komputer, sound system dan peralatan elektronik lainnya) maupun aktiva lancar (perlengkapan ATK, buku-buku bacaan, asesoris, dan perlengkapan rumah tangga) yang dilakukan secara sistematis, terencana dan terlegitimasi.
Yang dimaksud dengan pemeliharaan adalah tindakan: (a) registrasi/pencatatan, (b) pengawasan penggunaan, dan (c) perbaikan atau perawatan kondisi barang.

B. PRINSIP DASAR

Proses pengadaan barang dilakukan secara transparan, dalam arti dilakukan secara terbuka sejak tahap perencanaan maupun pada tahap penyeleksian supplier dan pembelian/pembayaran.
Pengambilan keputusan pengadaan barang dilakukan atas dasar manfaat atau fungsi barang dalam pelaksanaan program, dan oleh karena perlu melibatkan sebanyak mungkin Staf yang terkait dengan manfaat barang.
Pembelian barang harus bisa dibuktikan dengan jelas, dalam arti harus didukung dengan bukti-bukti yang sah.
Pemeliharaan barang dilakukan atas dasar pertimbangan efisiensi dan efektifitas penggunaan barang.
Peminjaman barang/aktiva hanya bisa dilakukan apabila benar-benar penting dan pada saat yang bersamaan aktiva barang/tersebut tidak digunakan untuk kepentingan dinas.

C. KRITERIA PENGADAAN

Pengadaan barang merupakan bagian dari program atau rencana lainnya yang sudah diputuskan dalam rapat.
Benar-benar memiliki kualitas/mutu yang baik dan berfungsi atau bermanfaat untuk pelaksanaan program/kegiatan.
Harganya lebih murah dibanding barang sejenis (pembelian barang yang berharga lebih tinggi hanya dilakukan dengan pertimbangan soal mutu, kelangkaan, dan kebutuhan yang sangat mendesak).
Pemeliharaannya lebih mudah (memiliki garansi, suku cadang maupun ahli dan tempat pemeliharaan mudah dijangkau).

D. PROSEDUR

Pengadaan Barang/Aktiva

Kebutuhan pengadaan barang dituangkan di dalam rencana operasional tahunan atau rencana kegiatan tiga bulanan.
Setiap akhir bulan, para Kejuruan./Manajer membuat usul pengadaan barang atau aktiva lancar dan aktiva tetap untuk dibahas dan diputuskan dalam rapat.
Atas dasar hasil keputusan rapat, Kepala Rumah Tangga Balai/Manajer Kantor menyeleksi supplier berdasarkan kriteria pengadaan seperti yang dimaksud dalam Bagian Keenam C.
Atas dasar hasil keputusan rapat, Manajer Kantor atau Staf tertentu yang ditunjuk, melakukan pembelian aktiva tetap dengan cara-cara atau tahapan sebagai berikut :

Meminta Surat Permintaan Pembelian (SPP) yang telah dibuat oleh manager yang memerlukan barang.
Menyeleksi supplier dan mengisi perkiraan harga beli pada formulir SPP, lalu meminta pertimbangan/persetujuan/disposisi Sekretaris Pelaksana.
Berdasarkan disposisi Direktur atau Deputi Direktur, menyiapkan order pembelian atau Surat Permintaan Penawaran Harga (SPPH) kepada minmal 3 supplier dan meminta Direktur atau Deputi Direktur untuk menanda-tanganinya.
Menyerahkan SPPH kepada supplier serta lembar kedua SPPH dan SPP kepada Staf akuntansi sebagai bukti untuk pembukuan.
Menerima Penawaran Harga (PH) dari supplier dan menyerahkannya kepada Juru Tulis/Sekretaris untuk menentukan supplier mana yang lebih menguntungkan Balai Sastra Samudera Pasai Memproses pembayaran barang sesuai prosedur pengeluaran uang seperti yang diatur pada Bagian Kelima.
Menerima barang dan memeriksa kuantitas dan kualitas sesuai spesifikasi barang yang diminta, serta memeriksa keabsahan bukti-bukti pendukung.

Seluruh barang/aktiva lancar dan aktiva tetap yang telah diterima, langsung digunakan atau disimpan di bawah pengawasan :

Staf Rumah Tangga: khusus barang/aktiva lancar kerumah-tanggaan yang berbentuk piring, gelas, sendok, kompor, mebeler dll.
Staf Rumah Tangga: khusus aktiva tetap yang berbentuk mobil dan sepeda motor.
Staf Administrasi: khusus barang/aktiva lancar yang berbentuk ATK TV, kamera, handy cam, LD Projector, Slide Projector, notebook atau laptop dan peralatan elektronik lainnya.
Staf Kepustakaan: khusus barang/aktiva yang berbentuk buku-buku atau bahan tercetak lainnya.

Seluruh dokumen pengadaan aktiva diserahkan kepada Staf akuntansi sebagai bukti untuk pembukuan dan dasar bagi penghitungan biaya pemeliharaan maupun nilai penyusutan aktiva tetap.

Pengendalian Penggunaan Barang/Aktiva

Permintaan pengunaan aktiva lancar diajukan oleh pemohon kepada Staf Sekretariat yang mengelola aktiva lancar dengan cara mengisi formulir permintaan aktiva lancar.
Permintaan penggunaan aktiva tetap seperti mobil, sepeda motor, TV, kamera, handy cam, LD Projector, Slide Projector, notebook atau laptop, dan notebook atau laptop (barang/ aktiva tetap) untuk kepentingan dinas harus diberitahukan terlebih dengan cara mengisi formulir peminjaman barang.
Atas dasar formulir permintaan barang yang sudah disetujui Kepala Rumah Tangga Balai/Kepala Manager kantor, Staf yang bertugas menyimpan aktiva lancar dan aktiva tetap (lihat angka 5 a s/d e pada bagian Pengadaan Barang/Aktiva) mengeluarkan atau menyerahkan barang kepada pemohon, lalu mencatat setiap pengeluaran tersebut secara rutin dan sistematis.
Manager Kantor melakukan pengawasan secara rutin agar penggunaan aktiva lancar dilakukan secara efisien atau tidak boros.

Pemeliharaan Barang/Aktiva Tetap

Manager kantor membuat daftar inventaris aktiva tetap berdasarkan bukti-bukti atau dokumen pengadaan aktiva tetap, dan secara rutin melakukan penghitungan biaya pemeliharaan maupun nilai penyusutan aktiva tetap.
Permintaan pemeliharaan/perbaikan/perawatan aktiva tetap diajukan oleh pemohon kepada Manager kantor dengan cara mengisi formulir permintaan perbaikan/ pemeliharaan aktiva tetap.
Atas dasar formulir permintaan tersebut, Kepala Rumah Tangga Balai/Manager Kantor memberikan persetujuan pengeluaran biaya pemeliharaan.
Apabila pemeliharaan/perawatan memerlukan biaya yang sangat besar atau sangat mempengaruhi alokasi dana pembiayaan bulanan, maka permintaan tersebut perlu dibahas di dalam rapat pimpinan.
Untuk kepentingan pemeliharaan barang/aktiva tetap, maka kendaraan Balai Sastra
Samudera Pasai hanya boleh disupiri oleh orang benar-benar memahami seluk-beluk ilumu kenderaan (otomotif). Penggunaan sopir lain hanya dimungkinkan apabila sopir tetap berhalangan.
Kendaraan Balai Sastr Samudera Pasai tidak boleh digunakan untuk kepentingan atau kegiatan yang bisa merusak nama baik Balai Sastra Samudera Pasai
Bukti-bukti berupa bekas barang rusak atau bukti pengeluaran/pembayaran pemeliharaaan diserahkan kepada Manager kantor menjadi bukti pembukuan.
Proses pengeluaran dana pemeliharaan/perawatan dilakukan sesuai dengan prosedur pengelelolaan uang masuk-keluar.

Peminjaman Barang/Aktiva Tetap

Permintaan peminjaman mobil, sepeda motor, TV, kamera, handycam, LDProjector, SlideProjector, notebook atau laptop, dan notebook atau laptop (barang/aktiva tetap) untuk kepentingan pribadi atau non dinas harus diajukan terlebih dahulu kepada Manajer Kantor dengan cara mengisi formulir peminjaman barang.

Atas dasar formulir peminjaman barang yang sudah disetujui Kepala Rumah Tangga Balai/Manager Kantor, Staf yang bertugas menyimpan atau mengawasi aktiva lancar (lihat angka 5 a s/d e pada bagian Pengadaan Barang/Aktiva) mengeluarkan atau meminjamkan barang kepada pemohon, lalu mencatat setiap peminjaman dan pengembaliannya secara rutin dan sistematis.

Persetujuan peminjaman barang/aktiva tetap dilakukan dengan mempertimbangkan dua hal : (1) kepentingan yang lebih mendesak, dan (2) siapa yang sudah terlebih dahulu mengajukan peminjaman.

Peminjaman khusus kendaraan hanya bisa dilakukan di luar hari kerja yaitu Sabtu dan Minggu, dan disertai dengan kewajiban mengisi bahan bakar
.
Apabila terjadi kerusakan/kehilangan, maka peminjam bertanggung-jawab atas penggantian biaya perbaikan atau penggantian kerusakan/kehilangan. Besar tanggungan atas kerusakan ditentukan kemudian secara bersama-sama.

Kepala Rumah Tangga Balai/Manager Kantor melakukan pengawasan secara rutin agar penggunaan dan peminjaman aktiva lancar dan aktiva tetap dilakukan secara efisien, tidak boros dan aman.

Bagian Ketujuh
SISTEM PEREKRUTAN
PROMOSI DAN ROTASI JABATAN

A. PRINSIP DASAR

Perekrutan, promosi dan rotasi jabatan dilakukan secara transparan/terbuka, dalam arti diketahui bahkan melibatkan semua pihak mulai dari tingkat perencanaan, seleksi dan penentuan/keputusan hasil.
Proses perekrutan, promosi, dan rotasi jabatan didasarkan pada pertimbangan terhadap kualitas intelektual, moral dan keahlian para calon Staf dan pemegang jabatan.

B. PRASYARAT

Ada jabatan lowong atau posisi yang harus segera diisi.
Ada calon-calon yang memenuhi kualifikasi atau memiliki kualitas yang memadai.
Ada dana dan fasilitas yang memadai untuk memenuhi kebutuhan perekrutan dan promosi jabatan.

C. PROSEDUR

Perekrutan

Kepala Rumah Tangga Balai/Manager Kantor menyiapkan rencana perekrutan berdasarkan usulan Sekretaris atau Kejuruan/Manager Program yang telah disetujui dalam rapat pimpinan.
Sekretaris Pelaksana membentuk tim perekrutan yang diketuai oleh Manager Kantor dan terdiri para Manager Program Terkait.
Tim merumuskan kriteria dan proses penerimaan calon berdasarkan job requirement atau job specification yang telah ditetapkan oleh Manager Program.
Proses penerimaan calon dilakukan melalui tahapan-tahapan sebagai berikut: (a) pengumuman, (b) pendaftaran, (c) seleksi administratif, (d) wawancara calon, (e) ujian tertulis, (f) dan jika dibutuhkan sewaktu-waktu dapat dilakukan psychotest, serta (g) pengumuman calon yang lulus.
Keputusan final tentang hasil calon yang dinyatakan lulus ditentukan dalam forum rapat pimpinan.

Promosi Jabatan

Promosi jabatan dilakukan atas dasar pertimbangan terhadap: (a) kebutuhan dan spesifikasi jabatan, (b) kebutuhan kaderisasi atau pengembangan kemampuan Staf, (c) prestasi kerja, (d) kepemimpinan, dan (e) integritas Staf yang dipromosikan.
`Proses promosi jabatan dilakukan melalui tahapan-tahapan sebagai berikut: (a) usulan pengisian jabatan tertentu, (b) penilaian kinerja, (c) rapat penetapan, dan (d) pengesahan jabatan melalui keputusan Sekretaris Pelaksana
Sekretaris Pelaksana melaksanakan rapat pimpinan untuk membahas dan memutuskan siapa yang harus dipromosikan untuk menduduki jabatan tertentu.
Kepala Rumah Tangga Balai/Manager kantor menyiapkan hasil penilaian kinerja Staf yang akan dipromosikan.

Fasal bab yang Kedelapan
SISTEM PERJALANAN DINAS

A. PENGERTIAN

Perjalanan dinas adalah kegiatan kunjungan ke suatu tempat untuk waktu tertentu, yang berhubungan dengan program kerja, dan memungkinkan ketidak-kehadiran Staf di dalam kantor pada saat jam kerja.
Perjalanan dinas dilakukan sebagai konsekuensi pelaksanaan program yang sudah ditetapkan, atau karena ada undangan dari pihak lain.

B. JENIS KEGIATAN

Kunjungan ke negeri lain diluar Samudra Pasai (Aceh Utara dan Kota Lhokseumawe).
Kunjungan lokasi pelatihan dan pendidikan , dan atau melakukan pertemuan-pertemuan dengan berbagai pihak yang terkait dengan kegiatan kususteraan.
Menghadiri pertemuan, seminar, lokakarya, diskusi, konperensi, pelatihan atau forum-forum lainnya, di dalam negeri maupun luar negeri.
Perjalanan lainnnya yang mendukung pencapaian program dan kegiatan Balai Sastra Samudera Pasai.

C. PROSEDUR

Ketentuan Umum

Setiap perjalanan dinas harus diketahui dan disetujui oleh Juru Tulis/Sekretarisatau sekurang-kurangnya oleh Kejuruan/Manager Program.
Rencana perjalanan dinas luar harus diinformasikan terlebih dahulu atau dijadualkan dalam rapat-rapat Staf dan dijelaskan tujuan, kepentingan, dan hasil yang diharapkan dari perjalanan tersebut.

Perjalanan mendadak yang tidak sempat dijadualkan atau dibahas di dalam rapat, hanya bisa dilakukan dengan seijin harus Juru Tulis/Sekretaris atau Kejuruan/Manager Program.
Perjalanan ke luar negeri, sejauh berhubungan dengan kegiatan kerja organisasi harus dibahas dalam rapat pimpinan; dan apabila perjalanan dibayai kantor, maka perjalanan akan diprioritaskan pada event yang benar-benar sangat strategis.

Siapa saja yang melakukan perjalanan dinas harus memberikan informasi sedini mungkin kepada Bendahara/Manajer Keuangan atau sekurang-kurangnya kepada kasir.
Siapa saja yang melakukan perjalanan dinas dianggap hadir atau masuk kantor.
Setiap staf yang akan melakukan perjalanan dinas akan memperoleh biaya perjalanan dinas (perdiem). Biaya perjalanan dinas keluar terutama untuk pos akomodasi dan transportasi dengan cara memberikan lumpsum dengan catatan hal ini dilakukan tidak untuk membebaskan pengguna dari memberikan bukti perjalanan yang sah.

Biaya perjalanan dinas sebesar Rp dua puluh lima ribu/dua puluh lima ribu rupiah per-hari; biaya penginapan sebesar Rp 100.000/ seratus ribu rupiah per-hari uang transpor transpor lokal di lokasi dengan jumlah yang disesuaikan dengan kebutuhan (diberikan dalam bentuk pinjaman uang muka).

Apabila pengundang menanggung seluruh biaya perjalanan mulai dari transpor, penginapan hingga perdiem, maka kantor tidak akan mengeluarkan biaya untuk perjalanan tersebut.

Biaya perjalanan dinas sebisa mungkin sudah harus diterima pada saat keberangkatan. Jika karena sesuatu dan lain hal ini tidak dapat dilakukan, maka enam hari setelah pengajuan dilakukan sudah harus diberikan.

Setiap menyelesaikan perjalanan dinas, yang bersangkutan harus menyerahkan laporan narasi selambat-lambatnya satu minggu, dan laporan keuangan yang disertai bukti-bukti pengeluaran uang selambat-lambatnya enam hari (apabila tidak membuat laporan, yang bersangkutan bisa diberikan sanksi).

Perjalanan Dinas dalam Kota

Perjalanan dinas di dalam kota atau di sekitar wilayah Samudra Pasai (Aceh Utara dan Kota Lhokseumawe akan mendapat penggantian uang transpor sesuai jumlah biaya yang riel dikeluarkan (dibayarkan dengan sistem reimburse).

Perjalanan Dinas Luar Kota/daerah

Perjalanan dinas ke luar kota akan memperoleh penggantian uang transpor, masing-masing : disesuaikan dengan kondisi keuangan lembaga.
Apabila perjalanan tersebut dilakukan/dibiayai pihak lain, maka yang bersangkutan tidak memperoleh penggantian uang transpor dan penginapan

Perjalanan Dinas Luar Negeri

Perjalanan dinas ke luar negeri akan memperoleh penggantian biaya pengurusan dokumen perjalanan (visa dan paspor), biaya fiskal dan penggantian biaya transpor lokal dari dan ke bandara berdasarkan kondisi keuangan Balai Sastra SamuderaPasai. (Bila tidak dibiayai oleh pihak pengundang).

Apabila perjalanan tersebut dilakukan/dibiayai pihak lain atau pengundang, maka yang bersangkutan tidak memperoleh penggantian uang transpor dan penginapan.

Fasal bab yang Kesembilan
SISTEM PELAPORAN KEGIATAN

A. PENGERTIAN

Pelaporan adalah alat manajemen dalam memantau proses pelaksanaan kegiatan dan hasil-hasil pelaksaaan program, yang berfungsi mengumpulkan informasi atau feedback untuk pengambilan keputusan.

Pelaporan adalah suatu alat untuk mengukur kemampuan atau kinerja organisasi maupun kinerja Staf dalam melaksanakan program dan kebijakan organisasi

B. PRINSIP DASAR

Pelaporan harus dilakukan secara jujur, faktual, dan memenuhi standar laporan yang telah ditentukan. Pelaporan harus memenuhi standar etik komunikasi Balai SastraSamudera Pasai yang terdiri dari Pembahasaan, Penyikapan, Pemahaman, Penerjemahan, Penyederhanaan dan Pencitraan.

C. KRITERIA

Memiliki kerangka logis, yaitu mengandung unsur-unsur: (a) penjelasan masalah, (b) Waktu pelaksanaan (c) Lokasi pelaksanaan, (d) Siapa yang terlibat/ikut serta, (e) mengapa demikian, (e) apa saja yang dilakukan dan bagaimana mengatasi hal-hal tidak terduga yang timbul, jika ada.

Sistematis yaitu memiliki kerangka atau susunan: (a) pendahuluan/pengantar, (b) analisis masalah, (c) kesimpulan dan saran, serta (d) penutup.

Memiliki gaya dan struktur bahasa yang baik dan benar dan mudah dimengerti oleh semua pihak yang memerlukan laporan.

Mengetengahkan kerangka aktual dan populis, misalnya mengetengahkan kerangka analisis yang terkait dengan konten laporan.

Komprehensif, yaitu mengandung unsur-unsur: (a) memiliki kelengkapan fakta, (b) kejelasan sumber informasi, (c) kejelasan nilai, (d) kronologis, dan (e) mengetengahkan berbagai dimensi dalam kehidupan sosial.

Mengetengahkan korelasi data kuantitatif dan kualitatif sehingga membentuk suatu kesimpulan yang akurat.

D. JENIS

Laporan naratif-deskriptif, yang mencakup : (a) laporan monitoring kegiatan bulanan, (b) laporan monitoring kegiatan tiga bulanan, (c) laporan monitoring kinerja, (d) evaluasi tengah tahunan, (e) laporan evaluasi tahunan, (f) laporan perjalanan dinas, (g) laporan kasus yang mencakup posisi, kronologi, dan perkembangan kasus, (h) laporan hasil kajian/penelitian, dan (i) laporan hasil rapat atau pertemuan.

Laporan keuangan, yang mencakup : (a) laporan cashflow bulanan, (b) laporan tiga bulanan dan laporan semester atau fund ballance, (c) laporan khusus untuk setiap funding, (d) laporan tahunan keuangan, dan (e) laporan audit.

D. TATACARA

Pengelolaan Laporan Monitoring Kegiatan

Setiap Staf atau asisten Staf yang menjadi pelaksana atau penanggung-jawab program/ kegiatan mengisi formulir laporan monitoring kegiatan setiap akhir bulan dan menyerahkan hasilnya kepada Manager program.
Pengisian laporan monitoring bisa dilakukan dalam rapat monitoring dan perencanaan yang dilaksanakan setiap akhir bulan.

Manager program mengumpulkan dan memeriksa laporan monitoring kegiatan bulanan dari masing-masing staf programi, lalu membubuhkan rekomendasi, dan menyerahkan kepada ManagerPerencanaan, Monitoring dan Evaluasi (PME) dengan tembusan.

Setiap akhir bulan ketiga, para Manager Program membuat laporan monitoring tiga bulanan, lalu diserahkan Manager PME dan di tembuskan kepada Sekretaris Pelaksana
Manager PME menggunakan laporan hasil monitoring kegiatan, yang sudah diberi catatan oleh Manager program dan dibantu oleh Sekretaris Pelaksana, menjadi bahan untuk : (a) menyusun laporan khusus tentang kinerja Staf yang akan dibawa ke forum rapat pimpinan, serta (b) penyusunan laporan ke Diwan/Majelis Sastra Samudra Pasai.

Laporan monitoring bulanan, monitoring tiga bulanan, dan laporan kinerja Staf diserahkan kepada Manager PME untuk didokumentasikan dan dijadikan bahan penyusunan media komunikasi dan informasi yang dapat di akses oleh semua staff.

Seluruh laporan monitoring dimasukkan ke dalam sistem manajemen Balai Sastra
Samudera Pasai dan hanya bisa diakses secara langsung .oleh Ketua, Juru Tulis/Sekretaris dan para Para Kejuruan/Manager.

Pengelolaan Laporan Kegiatan

Setiap Kejuruan Manager Program, dibantu Staf pelaksana program masing-masing, membuat laporan kegiatan dan budget bidang Programnya untuk tiga bulanan, enam bulanan, tahunan, dan laporan tiga tahunan.
Manager PME (dan jika diperlukan akan dibantu oleh sebuah tim kecil) akan mengolah semua laporan Pelaksana program menjadi laporan lengkap Balai Sastra Samudera Pasai.

Setiap kopi laporan tiga bulanan, laporan enam bulanan, laporan tahunan, dan laporan tiga tahunan harus diserahkan kepada Kepala Rumah Tangga Balai/Manager Kantor untuk diarsipkan.

Pengelolaan Laporan Perjalanan

Pengelolaan laporan perjalanan juga dilakukan sesuai prosedur pengelolaan laporan kasus atau laporan kegiatan.
Jika berkaitan dengan laporan penggunaan dana, maka pelaporan dilakukan sesuai dengan ketentuan yang diatur dalam pengelolaan laporan keuangan.

Pengelolaan Laporan Keuangan

Setiap Staf Balai Sastra Samudera Pasai wajib membuat laporan keuangan selambat-lambatnya satu minggu setelah pelaksanaan kegiatan. Apabila hingga batas waktu dua minggu laporan belum diserahkan, maka Staf yang bersangkutan dapat dikenakan sanksi berupa penundaan transaksi atau pembayaran dana untuk kegiatan berikutnya.
Laporan keuangan merupakan bagian yang tidak terpisahkan dengan laporan kegiatan bulanan, laporan tiga bulanan, laporan tahunan dan laporan tiga tahunan.
Pembuatan laporan disesuaikan dengan standar akuntansi yang sudah ada, sedangkan alur pengelolaannya sama dengan ketentuan mengenai pengelolaan laporan kegiatan.

Fasal bab yang Kesepuluh
SISTEM PENGELOLAAN INFORMASI (MIS)

A. PENGERTIAN

Sistem pengelolaan informasi adalah suatu sistem aliran informasi yang meliputi komunikasi internal dan eksternal organisasi serta pendokumentasian informasi yang sangat menekankan hubungan interaktif antara sumber informasi, pengelola informasi dan pengguna informasi. Informasi meliputi informasi yang dimiliki dan diperlukan bagi kepentingan organisasi dan publik

B. FUNGSI

Untuk kepentingan internal organisasi, sistem pengelolaan informasi berfungsi menyediakan, mengolah dan menyimpan informasi untuk kepentingan pengambilan keputusan di dalam organisasi, baik itu pada tingkat perencanaan, pelaksanaan/pengorganisasian, pemantauan, dan evaluasi.

Untuk kepentingan eksternal organisasi, sistem pengelolaan informasi berfungsi memberikan pelayanan kepada publik dalam rangka mendukung pencapaian tujuan organisasi.

B. PRINSIP DASAR

Sistem pengelolaan informasi sangat bertumpu pada informasi, dan oleh karena itu memerlukan pendekatan pengelolaan informasi yang bersifat holistik, komprehensif, akurat, sistematis, mudah didesiminasikan dan mudah diakses oleh semua unit kerja internal maupun pihak eksternal yang memerlukan informasi.

Sistem pengelolaan informasi adalah pendekatan yang berorientasi pada kebutuhan organisasi, dan oleh karena itu pengelolaannya hanya bisa efektif apabila didasarkan pada : (a) kebutuhan organisasi dan pemanfaat informasi, (b) terbuka dan dikelola secara partisipatif, serta (c) memiliki kemudahan dalam penggunaan (user friendly).

C. UNSUR DASAR

Informasi : ada pasokan informasi kuantitatif dan kualitatif yang rutin dan bersumber dari berbagai laporan atau laporan kegiatan maupun dari sumber lainnya, baik primer maupun sekunder yang tersimpan : (a) di dalam pangkalan data elektronik (database), dan (b) yang tersimpan di kepustakaan : berupa buku, laporan, jurnal, majalah, dan berbagai bahan referensi dengan beragam jenis dan kategori.
Jaringan website dan intranet: ada jaringan website dan intranet yang bisa diakses oleh jaringan internal maupun jaringan eksternal Balai Sastra Samudera Pasai dalam beberapa tingkatan pengguna.
Target audience : ada target audines yang sangat spesifik dan potensial, mulai dari masyarakat, para aktifis, intelektual, kelas menengah/eksekutif hingga perorangan yang ada di parlemen, birokrasi dan partai politik.

Jaringan diseminasi : ada jaringan diseminasi informasi/media informasi yang tersebar di berbagai wilayah dan memiliki jangkauan penyebaran pada tingkat internal Balai Sastra
Samudera Pasai, jaringan mitra Ornop hingga ke pihak eksternal.

D. PROSEDUR PENGELOLAAN

Pengumpulan dan Pengemasan Informasi

1. Sebagai mata-rantai dari sistem pelaporan, maka pengelolaan informasi pada prinsipnya dimulai dari unit-unit kerja di luar unit Management Information System (MIS). Pengumpulan informasi dilakukan oleh pelaksana kegiatan, lalu dikemas informasi yang terkelola dalam sistem database.
2. Untuk menjamin lancarnya pasokan informasi dari unit-unit kerja yang ada ke unit MIS, maka Manager PM dan MIS atau Staf data based berhak menagih langsung informasi atau memintanya melalui forum-forum rapat.
3. Tahap pertama pengemasan informasi dilakukan pada saat seluruh laporan atau informasi yang ada : (a) didokumentasikan oleh Staf menjadi bahan referensi, (b) diproses oleh Staf pengelola databased ke dalam sistem databased untuk memenuhi kebutuhan pengambilan keputusan, riset atau untuk pengemasan media komunikasi.
4. Tahap kedua pengemasan informasi dilakukan oleh Kejuruan Penerangan/Manager Kampanye dan Pendidikan Publik, Manager Keorganisasian maupun Manager PME dan manager MIS yang diberi tanggungjawab untuk mengolah informasi dasar menjadi informasi yang disajikan melalui media .

Pengelolaan Informasi

1. Pengelolaan informasi adalah suatu proses untuk mengelola informasi menjadi informasi yang dapat dimasukkan ke dalam sistem pendataan (database) yang tersistematis
2. Pengelolaan informasi dilaksanakan oleh pelaksana kegiatan yang bertugas.
3. Proses authorisasi pengelolaan informasi dilakukan oleh Staff MIS dan/atau oleh Manager MIS

Diseminasi Informasi

1. Diseminasi informasi adalah suatu proses untuk menjadikan informasi yang terkelola dapat diakses oleh internal organisasi maupun eksternal organisasi pada beberapa level keamanan informasi.
Pada tingkat internal Balai Sastra
2. Samudera Pasai, informasi yang ada di databased, sewaktu-waktu dapat diakses kembali oleh unit-unit kerja untuk berbagai kepentingan.
3. Paket-paket informasi tertentu bisa diakses oleh pihak luar melalui layanan website, e-mail dan kepustakaan.

Fasal bab yang Kesebelas
SISTEM KEHUMASAN

A. PENGERTIAN

Kehumasan adalah suatu aktifitas komunikasi yang diarahkan untuk mempengaruhi persepsi dan menggalang dukungan publik eksternal maupun publik internal terhadap kebijakan Balai Sastra Samudera Pasai. Kehumasan adalah bagian yang integral dari sistem komunkasi dan informasi Balai Sastra Samudera Pasai

B. FUNGSI

Kehumasan berfungsi membentuk citra Balai Sastra Samudera Pasai, baik pada saat Balai Sastra Samudera Pasai sedang dalam posisi yang tertekan oleh opini publik maupun pada saat sedang diuntungkan oleh opini publik.

Kehumasan berfungsi menggalang dukungan opini publik dan mendororng perubahan sikap untuk mendukung pencapaian tujuan organisasi.
Peran Kehumasan atau public relations berfungsi untuk:

Membangun kontak person di media.
Melakukan lobi-lobi dan pertemuan dengan media/wartawan.
Menyiapkan mengorganisir press conference mulai dari (a) penyebaran undangan, (b) penyiapan bahan-bahan pendukung seperti press release, factsheet atau infosheet, backgroud information, video dokumenter, foto-foto, slide dan in-focus, (c) penyiapan tim pembicara, (d) penyiapan ruangan, (e) pelaksanaan, (f) Mengorganisir wawancara (interview) Melakukan monitoring berita. Melakukan analisis berita.Melakukan analisis media. Menulis berita-berita untuk mendukung media informasi Balai Sastra Samudera Pasai Peran kehumasan khususnnya yang berkaitan dengan pont 3. (a), (b), (c), (d), (e), (f), (g) akan dilaksanakan oleh orang yang ditunjuk untuk melaksanakannya oleh Juru Tulis/Sekretaris sebagai tindakan untuk mendukung fungsi kehumasan pada setiap staf Balai Sastra Samudera Pasai.
C. PRINSIP DASAR

Pengelolaan sistem kehumasan sangat bertumpu pada informasi, dan oleh karena itu memerlukan pendekatan pengelolaan informasi yang bersifat holistik, komprehensif, akurat, sistematis, mudah didesiminasikan, dan acsesable atau mudah diakses oleh semua unit kerja internal maupun pihak eksternal (terutama media) yang memerlukan informasi.

Kehumasan pendekatan yang berorientasi pada audiens, dan oleh karena itu pengelolaannya hanya bisa efektif apabila didasarkan pada : (a) prinsip etik, serta (b) pengenalan secara utuh terhadap karakter atau lingkup referensi (frame of reference) dan lingkup pengalaman (frame of experience) audiens yang hendak dituju, dan (c) akurasi fakta.

D. UNSUR DASAR

Informasi yang sudah terkemas atau berbentuk naskah jadi untuk pres (press clear) dan mudah diakses oleh publik atau oleh media massa (dalam bentuk press release, video dokumenter, factsheet, background information, brosur, LWC, leaflet, poster, stiker, prosiding, buku, media pendidikan rakyat, dan media cetak lainnya seperti Jaringan media kominikasi elektronik seperti :website dan e-mail (mailinglist), yang bisa membantu diseminasi informasi ke publik atau ke media massa.

Jaringan dengan media yang terbina dengan media cetak dan media elektronik, yang potensial dimobilisasi untuk kepentingan kampanye Balai Sastra Samudera Pasai Peristiwa-peristiwa khusus (special event) yang terencana dan mampu dikelola Balai Sastra Samudera Pasai dan sangat potensial untuk digunakan sebagai event kampanye, pendidikan atau komunikasi.

Target audiens yang jelas dan terbina, mulai dari komunitas masyarakat, para aktifis, intelektual, kelas menengah/eksekutif hingga perorangan yang ada di parlemen, birokrasi dan partai politik.

Jaringan diseminasi informasi/media informasi yang tersebar di berbagai wilayah dan memiliki jangkauan penyebaran pada tingkat internal Balai Sastra Samudera Pasai, jaringan mitra Ornop hingga ke pihak eksternal.

E. PROSEDUR PENGELOLAAN

1. Media Relations
Pengembangan relasi dengan media harus dilakukan untuk tujuan : (a) meningkatkan efektifitas komunikasi dan persamaan persepsi antara media/para wartawan dengan Balai Sastra Samudera Pasai, (b) meransang potensi daya publisitas setiap media atau intensitas kampanye media yang bersangkutan, (c) membangun kontak person di setiap media, serta (d) mempengaruhi agenda media.

Upaya membangun dan menjaga media relations dilakukan melalui berbagai pendekatan yang intens oleh semua unsur baik Ketua Balai, Juru Tulis Balai/Sekretaris serta Kejuruan Penerangan/Manager program Kampanye dan Pendidikan Publik antara lain dengan cara menyelenggarakan lobbi intensif

2. Press Release
Siaran pers (press release) merupakan salah satu alat kehumasan yang penting untuk digunakan, terutama pada saat-saat ada event tertentu atau ada pemberitaan merugikan yang perlu ditanggapi dengan segera.

Pembuatan press release hanya bisa dilakukan atas permintaan Ketua Balai, Juru Tulis Balai/Sekretaris dengan pertimbangan anggota Diwan/Majelis Sastra apabila Ketua Balai berhalangan atau atas pemintaan Kejuruan Penerangan/Manager Kampanye dan Pendidikan Publik apabila Ketua Balai dan atau Juru Tulis/Sekretaris berhalangan hadir (namun inisiatif pembuatan press release bisa saja diusulkan oleh salah satu staf Balai Sastra Samudera Pasai).

Proses pembuatan press release dilakukan oleh campaigner yang memahami isu yang akan diangkat atau bisa saja dibuat oleh salah seorang staf atau campaigner tetapi dikonsultasikan terlebih dahulu dengan Ketua Balai dan atau Juru Tulis Balai/Sekretaris.

Setiap draf press release harus terlebih dahulu diperiksa akurasi faktanya dan kelayakan argumen/analisis di dalamnya oleh Kejuruan Penerangan/Manager Kampanye dan Pendidikan Publik, sebelum ditanda-tangani oleh yang berwenang.
Yang berwenang menanda-tangani setiap press release adalah Ketua Balai atau Juru Tulis balai/Sekretaris, apabila Ketau Balai dan Juru Tulis Balai/Sekretaris Berhalangan hadir akan ditanda-tangani oleh Kejuruan Penerangan/ Manager Kampanye dan Pendidikan Publik.

Press release harus difokuskan pada satu tema saja dan harus dihindari penumpukan tema dan memberi peluang bagi wartawan untuk memilih apa yang menarik, sehingga pada gilirannya akan menurunkan aktualitas tema penting yang hendak dikemukakan.
Untuk mengefektifkan fungsi press release, maka isi press release diusahakan tidak melebihi dua halaman atau maksimal 1000 kata (deteil data pendukung atau koronologi kasus/kejadian sebaiknya dimasukkan dalam factsheet atau background information sebagai lampiran siaran pers).

3. Press Conference
Pertemuan pers (press conference) merupakan salah satu pendekatan kehumasan yang digunakan pada saat-saat ada event atau kejadian atau ide/tanggapan/rencana penting yang harus disampaikan ke publik dan memerlukan dukungan pemberitaan pers secara massif.

Pelaksanaan pertemuan pers hanya bisa dilakukan atas permintaan Kejuruan Penerangan/ Manager Kampanye dan Pendidikan Publik, Ketua Balai atau Juru Tulis Balai/Sekretaris.

Tanggung-jawab pelaksanaan pertemuan pers berada di tangan orang yang ditunjuk bertanggung jawab mengurusnnya atas penunjukan Juru Tulis Balai/Sekretaris atau Kejuruan Penerangan/Manager Kampanye dilakukan dengan tahapan sebagai berikut : (a) penyebaran undangan kepada wartawan minimal 12 jam sebelum acara, (b) penyiapan bahan-bahan pendukung seperti press release, factsheet/infosheet, backgroud information, video dokumenter, foto-foto, slide dan LD-Projector, (c) penyiapan tim pembicara, (d) penyiapan ruangan yang bisa memposisikan pembicara untuk tampil meyakinkan serta memberi peluang kepada wartawan untuk lebih leluasa melakukan pemotretan atau memberi tanggapan, (e) evaluasi hasil konperensi pers.

Yang memimpin konperensi pers adalah Ketua Balai atau Juru Tulis Balai/Sekretaris atau Kejuruan Penerangan/Manager Kampanye dan Pendidikan Publik; pemimpin konperens pers bisa meminta staf lainnya untuk memberikan penjelasan atau tanggapan tambahan.

Konperensi pers harus difokuskan pada satu tema saja dan harus dihindari penumpukan tema dan memberi peluang bagi wartawan untuk memilih apa yang menarik, sehingga pada gilirannya akan menurunkan aktualitas tema penting yang hendak dikemukakan.

Acara konperensi pers sebaiknya dilakukan tidak lebih dari 75 menit, dengan alokasi waktu sebagai berikut : (a) penegasan tentang alokasi waktu yang disiapkan untuk konperensi pers sekitar 2 menit, (b) perkenalan wakil Balai Sastra Samudera Pasai atau pihak lain yang diajak Balai Sastra Samudera Pasai untuk joint conference, sekitar 5 menit, (c) penjelasan concern dan keterlibatan Balai Sastra Samudera Pasai dalam isu/masalah yang dibahas sekitar 5-10 menit, (d) pemaparan isu/kasus/fakta/ masalah yang sedang dibahas sekitar 15-20 menit, (e) pemaparan sikap/posisi/tuntutan Balai Sastra Samudera Pasai sekitar 5-7 menit, dan (f) tanggapan oleh wartawan sekitar 35 menit.

Diusahakan tidak membuka sesie tanya jawab dengan mempersilahkan 3 atau 4
penanggap lebih dulu, baru kemudian dijawab secara sistematis. Maksudnya adalah : (a)menghindari pengulangan pertanyaan yang tidak penting, (b) untuk memberikan jawaban lebih komprehensif terhadap pertanyaan yang berkaitan satu dengan lainnya, dan (c) menghindari perdebatan yang tidak penting. Diusahakan agar tidak mengulang-ulang fakta atau informasi yang sudah ada di dalam factsheet, infosheet dan background information yang sudah dibagikan kepada wartawan.

Jika ada yang masih penasaran, bisa saja ada layanan penjelasan setelah konperensi pers ini dilakukan untuk memberi semacam “insentif informasi” kepada wartawan yang benar-benar serius mengejar fakta atau informasi yang lebih dalam).

4. Special Interview
Wawancara khusus (special interview) merupakan satu pendekatan publisitas yang perlu dilakukan pada saat ada event dan isu/kasus/masalah penting yang perlu diinformasikan kepada publik atau ditanggapi agar tidak merusak citra Balai Sastra Samudera Pasai.
Special interview melalui radio, TV atau media cetak bisa dilakukan atas inisiatif media maupun inisiatif Balai Sastra Samudera Pasai melalui lobi-lobi Asisten Bidang Kehumasan/ Kampanye.

Asisten Bidang Kehumasan harus mempersiapkan interview khusus dengan tahapan sebagai berikut : (a) penentuan siapa yang harus ditampilkan mewakili Balai Sastra Samudera Pasai, (b) penguasaan materi dan kesiapan mental dan penampilan fisik pembicara, terlebih apabila interview dilakukan oleh TV, (c) penyediaan bahan tertulis yang bisa membantu pembicara, dan (d) foto-foto yang memenuhi standar cetak apabila interview dilakukan oleh media cetak.

Yang berhak mewakili Balai Sastra Samudera Pasai dalam proses interview khusus adalah Ketua Balai atau Juru Tulis Balai/Sekretaris Pelaksana apabila Kepala Balai Berhalangan berhalangan atau Kejuruan Penerangan/Manager Kampanye dan Pendidikan Publik apabila Para Kejuruan/Manager program lainnya yang dianggap lebih menguasai isu/kasus/masalah yang dibahas (terkecuali apabila media sendiri yang memilih siapa yang akan diinterview).

5. Talkshow
Seperti halnya interview khusus, talkshow merupakan satu pendekatan publisitas yang perlu dimanfaatkan pada saat ada event dan isu/kasus/masalah penting yang perlu diinformasikan kepada publik atau ditanggapi agar tidak merusak citra Balai Sastra Samudera Pasai.

Talkshow melalui radio atau TV bisa dilakukan atas inisiatif media maupun karena inisatif Balai Sastra Samudera Pasai yang dilakukan melalui lobi-lobi Asisten Bidang Kehumasan / kampanye.

Asisten Bidang Kehumasan harus mempersiapkan talkshow dengan tahapan sebagai berikut : (a) penentuan siapa yang harus ditampilkan mewakili Balai Sastra Samudera Pasai, (b) penguasaan materi dan kesiapan mental dan penampilan fisik pembicara, terlebih apabila interview dilakukan oleh TV, serta (c) penyediaan bahan tertulis yang bisa membantu pembicara. Yang berhak mewakili Balai Sastra Samudera Pasai dalam proses interview khusus adalah Ketua Balai atau Juru Tulis Balai/Sekretaris Pelaksana apabila Kepala balai Berhalangan berhalangan atau Kejuruan Penerangan/Manager Kampanye dan Pendidikan Publik apabila Kejuruan/Manager program lainnya yang dianggap lebih menguasai isu/kasus/masalah yang dibahas (terkecuali apabila media sendiri yang memilih siapa yang akan diinterview).

Special Event
Even Khusus atau special event adalah acara khusus yang dirancang untuk kepentingan kampanye atau kepentingan membangun citra Balai Sastra Samudera Pasai, bentuknya bisa bermacam-macam sesuai kebutuhan (misalnya peringatan Hari Bahasa, Hari Pendidikan,Seminar dsb.).

Special event bisa dimanfaatkan untuk kepentingan kampanye Balai Sastra Samudera Pasai apabila memenuhi kriteria sebagai berikut : (a) acaranya tidak bertentangan dengan visi, misi dan nilai-nilai Balai Sastra Samudera Pasai, (b) tidak melibatkan pihak-pihak yang merusak lingkungan, (c) dilakukan dengan melibatkan audiens yang spesifik, (d) temanya memang aktual dan menyentuh kepentingan Balai Sastra Samudera Pasai, dan (e) memiliki multy player effect serta bisa diliput media secara Simultan.Manager Kampanye dan Pendidikan Publik dibantu oleh bidang yang lain bertanggung-jawab untuk menampilkan simbol – simbol (gambar, spanduk, poster, dsb.) atau representasi Balai Sastra Samudera Pasai di dalam setiap special event.

7. Monitoring Berita
Monitoring berita penting dilakukan setiap hari untuk tujuan memperoleh informasi
tentang pemberitaan yang perlu direspon segera.
Monitoring berita dilakukan oleh orang yang ditunjuk untuk itu dengan tahapan sebagai
berikut : (a) pemantauan berita setiap hari, (b) penulisan hasil pemantauan dalam format
monitoring yang sudah ada, (c) mengumpulakn informasi tambahan dari wartawan
tentang berita yang perlu direspun, (d) menuliskan rekomendasi terhadap bentuk respon
yang harus dilakukan, (d) melakukan breefing kepada pimpinan tentang pemberitaan
yang harus direspon pada hari itu juga.

8. Analisis Berita
Analisis berita penting dilakukan setiap awal pekan untuk tujuan : (a) memperoleh gambaran tentang trend opini setiap pekan yang menguntungkan atau merugikan, serta (b) memperoleh peta tentang aktor-aktor yang mendominasi opini yang berhubungan dengan lingkungan hidup atau misi Balai Sastra Samudera Pasai.

Analisis berita dilakukan oleh orang yang ditunjuk untuk itu dengan tahapan sebagai
berikut: (a) menganalisis hasil monitoring harian, (b) membuat rekomendasi tentang
trend opini, (c) melakukan breefing kepada pimpinan tentang kecenderungan opini yang
harus dipengaruhi, (d) menyiapkan rencana aksi untuk merespon kecenderungan opini
publik.

9. Analisis media
Analisis media dilakukan setiap akhir bulan untuk memperoleh gambaran tentang dua
aspek yaitu: (a) trend politik keredaksian media, dan (b) model setting agenda media.
Analisis media dilakukan oleh tim dari Kejuruan Penerangan/Manager Kampanye dan Pendidikan Publik, POR dan HRD, dengan tahapan sebagai berikut : (a) merangkum hasil analisis berita, (b) menghitung intensitas pemberitaan isu sastra, (c) menganalisis sumber berita yang sering dikutip, (d) membuat kategorisasi media atas dasar posisi sebagai pendukung atau penghambat misi Balai Sastra Samudera Pasai, (e) menganalisis kecenderungan politik media dan hubungannya dengan misi Balai Sastra Samudera Pasai, (f) menganalisis kecenderungan setting agenda media, serta (f) menuliskan rekomendasi tentang rencana aksi untuk mempengaruhi sikap politik media. Hasil analisis dipresentasikan oleh Kejuruan Penerangan/Manager Kampanye dan
Pendidikan Publik pada rapat staf setiap akhir bulan.

Fasal bab yang Keduabelas
SISTEM PENGELOLAAN SURAT-MENYURAT

A. PENGERTIAN

Surat adalah dokumen resmi tertulis yang diterima oleh Balai SastraSamudera Pasai dari berbagai pihak maupun yang dibuat dan disimpan atau dikirimkan ke lingkungan internal maupun eksternal Balai SastraSamudera Pasai. Surat-menyurat adalah suatu proses komunikasi Balai SastraSamudera Pasai dengan pihak eksternal maupun internal Balai Sastra Samudera Pasai yang dilakukan dengan menggunakan media surat, yang disampaikan melalui jasa pos atau kurir maupun melalui faximile.

Pengelolaan surat-menyurat adalah suatu rangkaian kegiatan yang secara umum mencakup : (1) penyiapan konsep/draf, (2) pemeriksaan/pengabsahan draf, (3) penanda-tanganan oleh pemegang otoritas, (4) pencatatan/registrasi, dan (5) pengiriman/penyampaian. Atau sebaliknya merupakan suatu rangkaian kegiatan yang dimulai dengan: (1) penerimaan dan registrasi surat, (2) disposisi/penugasan kepada Staf yang akan menanggapi/mengarsipkan surat, dan (3) pengarsipan dokumen.
Proses surat-menyurat mencakup penggunaan media tertulis yang disampaikan melalui perantaraan jasa pos/kurir, termasuk yang menggunakan jaringan facsimile dan electronic mail atau e-mail.

B. PRINSIP DASAR

Sebagai suatu proses komunikasi, surat-menyurat harus prinsip dasar komunikasi, yaitu : (1) kejelasan sumber atau pengirim, (2) kejelasan pihak yang dituju, (3) kejelasan pesan atau informasi yang hendak disampaikan, (4) kejelasan waktu dan tempat dari mana surat itu dibuat atau dikirimkan.

Sebagai suatu produk organisasi, maka surat-menyurat hanya bisa dilakukan dengan memperhitungkan prinsip hirarkhi kewenangan di dalam organisasi. Artinya, yang berhak menanda-tangani surat hanyalah orang berwenang di dalam organisasi.

Sebagai suatu dokumen resmi yang bisa disimpan/diarsipkan atau digunakan kapan saja, maka proses dokumentasi surat-menyurat harus memenuhi prinsip dasar dokumentasi, yaitu : (1) memiliki nomor/kode yang jelas, (2) memiliki kejelasan isi dan indeks isi, (3) memiliki kejelasan waktu dan tempat di mana surat dibuat, (4) memiliki kejelasan tentang sumber atau darimana surat berasal, serta (5) memiliki kejelasan tempat penyimpanan/pengarsipan.

C. JENIS SURAT

Surat Keputusan: adalah dokumen resmi yang bersifat mengikat dan diterbitkan oleh Ketua Balai dan atau Juru Tulis/Sekretaris sebagai suatu bentuk penetapan kebijakan pada berbagai bidang, mulai dari soal pengangkatan, pemberhentian, pemberian sanksi, promosi jabatan, penggajian/salary Staf hingga soal pengaturan disiplin dan tatakerja.

Memo: adalah dokumen resmi tetapi bersifat tidak mengikat, yang diterbitkan oleh siapa pun mulai dari Ketua Balai hingga Staf biasa untuk tujuan memberikan informasi atau penegasan tentang hal-hal yang bersifat internal.

Surat Perjanjian atau kontrak kerja: adalah dokumen perjanjian resmi yang bersifat mengikat antara Ketua Balai dan atau Juru Tulis/Sekretaris dengan pihak eksternal atau dengan Staf Balai Sastra Samudera Pasai.

Surat Keluar: adalah dokumen resmi Balai Sastra Samudera Pasai yang diterbitkan oleh Ketua Balai, Juru Tulis Balai/Sekretaris, Kejuruan/Manajer atau Staf untuk berbagai kepentingan. Surat Masuk: adalah dokumen resmi yang diterima oleh Balai Sastra Samudera Pasai dari berbagai sumber/relasi.

D. PROSEDUR PENGELOLAAN

Surat Keputusan

Surat Keputusan dibuat apabila ada kebutuhan untuk melakukan penetapan secara resmi tentang pengangkatan, pemberhentian, pemberian sanksi, promosi jabatan, penggajian/salary, pengaturan disiplin dan tatakerja, hingga soal-soal penting lainnya yang berhubungan dengan keberadaan staf dan keorgansasian Balai Sastra
Samudera Pasai.
Konsep atau draf Surat Keputusan disiapkan oleh Staf Personalia dan atau Sekretaris berdasarkan permintaan Ketua Balai dan Atau Juru Tulis/Sekretaris Pelaksana atau berbadasarkan hasil keputusan rapat.

Draf yang disusun Kepala Rumah Tangga Balai/Manajer Kantor Diserahkan kepada Juru Tulis/Sekretaris untuk diperiksa atau dikoreksi, kemudian draf yang sudah dikoreksi dimintai persetujuan Ketua balai. Satu kopi naskah Surat Keputusan diarsipkan oleh Staf Personalia/Sekretaris di dalam depositori, satu kopi lagi diserahkan kepada yang berhak menerima. Setiap penerima surat keputusan diharuskan membubuhkan tanda-tangan pada kolom khusus yang sudah ada di dalam buku registrasi (sebagai bukti penyerahan).

Surat Perjanjian

Surat perjanjian atau kontrak dibuat apabila ada kebutuhan untuk melakukan perjanjian atau kontrak kerja dengan pihak eksternal maupun kontrak kerja dengan staf Balai Sastra
Samudera Pasai. Konsep atau draf perjanjian/kontrak kerja disiapkan oleh Staf Personalia berdasarkan permintaan Sekretaris Pelaksana atau berdasarkan hasil rapat.

Draf yang disusun Kepala Rumah Tangga Balai/Manajer Kantor Diserahkan kepada Juru Tulis Balai/Sekretaris untuk diperiksa atau dikoreksi, kemudian draf yang sudah dikoreksi dimintai persetujuan Ketua Balai. Satu kopi naskah keputusan diarsipkan oleh Staf Personalia/Sekretaris di dalam depositori, satu kopi lagi diserahkan kepada pihak kedua.

Memo Internal

Memo internal bisa dibuat oleh siapa pun mulai dari Ketua Balai hingga staf sesuai kebutuhan atau apabila ada informasi yang harus disamapaikan/ditegaskan kepada semua atau sebagian unit kerja.

Memo internal dibuat oleh yang berkepentingan atau bisa dibuatkan oleh Sekretaris sesuai format baku (mencantumkan: siapa yang dituju, prihal, isi, tanggal, dan pembuat memo).

Lembaran memo internal harus diregistrasi/didokumentasikan oleh staf administrasi lalu dibagi-bagikan/disampaiakn kepada setiap orang atau bisa juga ditempelkan pada papan pengumuman atau disampaikan melalui jaringan komputer (LAN).

Surat Keluar

Surat keluar dibuat apabila ada kebutuhan untuk menyampaikan sesuatu kepada pihak lain atau karena ada surat masuk yang harus dijawab.
Inisiatif menerbitkan surat keluar bisa datang dari Ketua Balai, Juru Tulis Balai/Sekretaris, Para Kejuruan/Manajer, atau Staf biasa. Namun demikian, kewenangan menanda-tangani surat diatur berdasarkan ketentuan sebagai berikut :

Ketua Balai dan atau Juru Tulis Balai/Sekretaris : menanda-tangani surat-surat penting yang berhubungan dengan : (1) kampanye, seperti dokumen press release atau pernyataan sikap mengenai atau kasus-kasus yang strategis; (2) masalah yang memiliki implikasi luas bagi kelembagaan atau misi Balai Sastra Samudera Pasai; (3) sikap atau posisi Balai Sastra Samudera Pasai di dalam kehidupan sosial-politik; (4) perjanjian atau kesepakatan
dengan donor atau pihak lain; (5) hal-hal lain yang berhubungan dengan lembaga
lembaga tinggi negara, Menteri dan serta Diwan/Majelis Sastra dan Juru Tulis/Sekretaris:
menanda-tangani surat-surat yang berhubungan dengan : (1) kepentingan kampanye
apabila Ketua berhalangan berhalangan, (2) pengembangan manajemen/ keorganisasian
Balai Sastr Samudera Pasai, (3) kewenangan yang didelegasikan Ketua atau (4)
Kewenangan Kejuruan/Manager apabila Kejuruan/Manager yang bersangkutan
berhalangan.

Kejuruan/Manajer,: menanda-tangani surat-surat yang berhubungan dengan: (1) tugas
dan kewenangan masing-masing, (2) hal-hal lain yang didelegasikan Ketua Balai atau
Juru Tulis Balai/Sekretaris.

Konsep atau draf surat disiapkan oleh Sekretaris atau disiapkan langsung oleh yang berinisiatif membuat surat, lalu diserahkan kepada yang memiliki otoritas untuk mendatangani. Apabila ada yang harus diperbaiki, draf tersebut dikembalikan kepada yang membuat untuk disempunakan/ diketik kembali menjadi draf final.
Surat keluar harus diberi nomor registrasi atau nomor dan nomer kode oleh Staf Administrasi, dengan ketentuan sebagai berikut :

Diberi nomor sesuai urutan (misalnya NO.02 atau No.234 dst.).
Diberi kode KB (untuk surat Ketua Balai), JTB (untuk surat Juru Tulis Balai/Sekretaris),
DAI (untuk surat Dokumentasi Sastra dan Informasi) dan KEU (untuk surat Keuangan),
PME (untuk Surat Planing Monitoring dan Evaluasi), KSM (untuk Surat Kejuruan Surat
Menyurat/Manager Administrasi dan Kepala Rumah Tangga Balai).
Dibubuhi tulisan BSSP dengan huruf kapital.
Diberi nomor urut bulan dengan huruf kapital.
Diberi angka tahun secara lengkap.
Setiap angka atau kata dipisahkan oleh tanda garis miring.
Contoh: NO.012/KDA/BSSP-01/IV/2011.

Satu kopi surat keluar diarsipkan oleh Staf Administrasi, sebagian lagi diserahkan atau dikirimkan kepada yang berhak menerima. Jika menyangkut surat yang penting, satu kopi naskah asli diserahkan kepada Sekretaris untuk dimasukkan ke dalam depositori.
Surat yang sudah diberi nomor/kode dan sudah dicatat staf administrasi di dalam buku registrasi, diserahkan kepada kurir untuk disampaikan ke tujuan/penerima. Penyampaian tersebut harus dicatat dalam buku ekspedisi dan dibuktikan dalam bentuk cap pos atau tanda-tangan penerima.

Surat Masuk

Setiap surat masuk ke Balai Sastra
Samudera Pasai yang mencantumkan nama salah satu staf Balai Sastra
Samudera Pasai (tanpa menyebutkan jabatannya) akan disampaikan langsung kepada yang bersangkutan.

Apabila surat tersebut (pada angka 1) ternyata berhubungan dengan kegiatan Balai Sastra
Samudera Pasai atau tidak bersifat pribadi, maka surat tersebut harus diserahkan kembali oleh penerima surat kepada staf administrasi untuk diregistrasi terlebih dahulu (ini diperlukan untuk menghindarkan kemungkinan terjadinya keterputusan informasi pada saat staf yang bersangkutan tidak masuk kantor).

Surat-surat masuk yang tidak mencantumkan nama pribadi penerima, harus terlebih dahulu diregistrasi dan diberi lampiran lembar disposisi oleh staf administrasi, dan setelah itu diserahkan kepada Sekretaris Pelaksana untuk diberi disposisi.

Surat-surat masuk yang sudah didisposisi oleh Sekretaris Pelaksana diserahkan kepada Staf ADM dan Personalia untuk diregistrasi kembali (ini diperlukan untuk mengontrol tindak-lanjut disposisi yang diberikan Juru Tulis Balai/Sekretaris). Setelah itu diserahkan oleh Staf ADM dan Personalia kepada yang berhak menindak-lanjuti apa yang didisposisikan oleh Juru Tulis Balai/Sekretaris.

Surat-surat masuk yang penting disimpan di dalam depositori berdasarkan permintaan Sekretaris Pelaksana.

Fasal bab yang Ketigabelas
SISTEM PENGELOLAAN PERPUSTAKAAN

A. PENGERTIAN

Perpustakaan Balai Sastra Samudera Pasai adalah sebuah perpustakaan yang terdiri atas koleksi bahan cetak/manuskrip (kuno maupun baru) maupun audio visual yang disusun secara sistematis untuk digunakan oleh pemakai.
Perpustakaan Balai Sastra Samudera Pasai adalah sarana komunikasi Balai Sastra Samudera Pasai yang berfungsi mengumpulkan, menyimpan dan menyebarkan informasi yang berguna kepada seluruh staf atau sastrawan Balai Sastra Samudera Pasai maupun masyarakat luas yang berminat.

B. PROSEDUR PENGELOLAAN

Pengadaan dan Pemeliharaan Koleksi Perpustakaan

Pengadaan koleksi perpustakaan dalam jumlah besar dilakukan sesuai dilakukan sesuai dengan prosedur pengadaan aktiva seperti yang dimaksud dalam Fasal Bab yang IV SOP ini. Untuk menghindari kesimpang-siuran, maka setiap dokumen publikasi atau koleksi buku milik Balai Sastra Samudera Pasai harus disimpan di dalam perpustakaan.

Penyusunan Koleksi Perpustakaan

1. Koleksi perpustakaan disusun dengan menggunakan sistem nomor klasifikasi UDC (Universal Decimal Classification) yaitu sistem pembagian subjek menjadi 10 kelas utama yang kemudian dispesifikkan lagi.
2. Sistem penempatan koleksi di rak didasarkan atas urutan nomor klasifikasi tersebut sehingga koleksi dengan subjek yang sama ada pada tempat yang berdekatan.
3. Untuk menghindari kemungkinan kesalahan dalam penempatan dokumen maka proses pengembalian atau penempatan kembali secara manual setiap dokumen ke tempat hanya bisa dilakukan oleh staf perpusatakaan (tidak boleh dilakukan langsung oleh pengguna atau pengunjung).

Prosedur Peminjaman

Koleksi perpustakaan Balai Sastra Samudera Pasai hanya dipinjamkan kepada staf Balai Sastra Samudera Pasai, selain staf Balai Sastra Samudera Pasai hanya bisa membaca di dalam ruang perpustakaan atau mengkopy bahan yang dibutuhkan.

Fasal bab yang Keempat belas
SISTEM SANKSI DAN PENGHARGAAN

A. PENGERTIAN

Pemberian sanksi dan penghargaan adalah adalah suatu tindakan manajemen yang bertujuan mendidik dan mengarahkan Staf pada prilaku yang memenuhi standar kerja yang baik.

Sanksi adalah suatu pendekatan command and control yang didasarkan pada tindakan represif, sementara penghargaan adalah suatu pendekatan yang diarahkan untuk meransang bertumbuhnya penaatan secara sukarela (voluntary compliance)

B. PRINSIP DASAR

1. Pemberian sanksi tidak diartikan semata-mata sebagai suatu bentuk penghakiman atau penghukuman terhadap seseorang tetapi merupakan suatu pengenaan resiko negatif atas pelanggaran ketentuan yang sudah disepakati bersama.
2. Penghargaan bukan sesuatu yang dilakukan sebagai suatu bentuk perhatian yang berlebihan kepada orang perorang tetapi suatu bentuk pengenaan konsekuensi positif terhadap prestasi seseorang.
3. Pemberian sanksi dan penghargaan harus dilakukan secara terbuka, tanpa pilih kasih, dan dengan indikator pelanggaran maupun prestasi yang jelas.

C. PRASYARAT

1. Harus ada ukuran/kriteria/indikator/alat bukti tentang penyimpangan/pelanggaran maupun keberhasilan/prestasi yang dirumuskan dengan jelas sebagai bagian yang integral dari tujuan dan target yang ingin dicapai dalam kurun waktu tertentu.
2. Harus ada ketentuan atau kebijakan organisasi yang bisa menjadi acuan untuk menerapkan sanksi dan penghargaan.
3. Harus ada mekanisme pemantauan yang secara obyektif, intensif, dan sistematis bisa mengukur adanya pelanggaran dan prestasi.
4. Harus ada iklim komunikasi di dalam organisasi yang bersifat yang terbuka baik secara vertikal maupun horisontal.

D. JENIS SANKSI DAN PENGHARGAAN

Jenis sanksi dan penghargaan disesuaikan dengan Peraturan Kerja dan Tata-Tertib Kerja dan berlandaskan pada Job Des.

E. PROSEDUR

1. Sejak pada tingkat perencanan, perumusan program sudah harus mencantumkan dengan jelas apa ukuran/kriteria/indikator/alat bukti keberhasilan pencapaian tujuan dan target atau prestasi yang diinginkan selama kurun waktu pelaksanaan program.
2. Rumusan tersebut dijadikan acuan dalam menilai laporan monitoring kegiatan dan monitoring kinerja Staf maupun dalam membuat evaluasi program.
3. Kejuruan/Manager melakukan tugasnya secara rutin untuk membantu Juru Tuli/Sekretaris dalam melakukan pengawasan terhadap pelaksanaan kebijakan atau ketentuan organisasi, dan mengajukan hasil-hasil pengawasan langsung tersebut dalam Rapat Pimpinan. Hasil pengawasan tersebut akan dibahas dengan memperhitungkan hasil monitoring kinerja yang disusun oleh Pengelolaan SPME.
4. Jika hasil rapat pimpinan menunjukkan adanya penyimpangan atau pelanggaran maupun peningkatan prestasi Staf tertentu, maka Sekretaris Pelaksana Pertaturan Kerja dan Tata-tertib.
5. Setiap Staf yang terancam dikenakan sanksi akan diberi kesempatan melakukan pembelaan diri di dalam rapat pimpinan, sebelum ada keputusan tentang sanksi kepada yang bersangkutan.

Lhokeumawe, 2011

Jabatan Kosong Zulfadli Kawom
Juru Tulis Ketua

Tinggalkan Balasan

Isikan data di bawah atau klik salah satu ikon untuk log in:

Logo WordPress.com

You are commenting using your WordPress.com account. Logout / Ubah )

Gambar Twitter

You are commenting using your Twitter account. Logout / Ubah )

Foto Facebook

You are commenting using your Facebook account. Logout / Ubah )

Foto Google+

You are commenting using your Google+ account. Logout / Ubah )

Connecting to %s