Posted: 17/05/2013 in Uncategorized

Entah dimana rumahku,
tak kutemukan dalam hikayat
di kayangan tujuh
karena aku tidur
dibawah bintang gemintang
jauh dirimba belantara
berdinding hutan
berselimut angin
beralaskan tanah
dan darah indatuku

tak tahu pulang kemana
Aku letih mengembara

Beutoeng Ateuh, 12 Januaqri 2013
Zulfadli Kawom

Normal
0

false
false
false

EN-US
X-NONE
X-NONE

MicrosoftInternetExplorer4

Sepanjang Krueng Mane- Panton Labu aku berseudati

Tentang blang yang sudah jadi pabrik

Tentang petani yang sulit membeli pupuk

Tentang ibu-ibu yang susah mendapatkan minyak tanah

Hidungku tersumbat asap cerobong pabrik gergasi

Serta mimpi-mimpi pemuda jadi buruh pabrik

 

Sepanjang Krueng Mane-Panton Labu aku merindu

Suara azan dari meunasah

Anak-anak dibalai pengajian

Tapi yang kutemui sepanjang jalan

Hanya penebar janji

Sepanjang Krueng Mane- Panton Labu

Aku membisu

Zulfadli Kawom

Simpang Dama,21 April 2013

 

 

Memahami Hikayat Aceh

Posted: 20/11/2012 in Uncategorized

Dunia kesusastraan Aceh  sudah sejak awal dikenal penduduk Aceh beraksara arab jawoe. Ini  bisa dilihat melalui  berbagai hikayat yang kemudian menjadi warisan tradisi menulis. Perang yang berkepanjangan membuat masyarakat Aceh berubah total dari dunia menulis ke dunia tutur. Jadi, menurut saya, kurang tepat kalau ada yang mengatakan bahwa masyarakat Aceh lebih menyukai tradisi tutur.

Menurut Dr Ismail Hamid, ahli bahasa dan sastra Indonesia berkebangsaan Malaysia, para mubaligh dan dai yang menyebarkan Islam memperkenalkan aksara-aksara Arab. Dari sinilah mulai timbul sastra yang bernuansa Islam yang  secara jamak mengajak orang-orang untuk berbuat amal kebaikan. Pada waktu itu karya sastra jenis prosa dikenal sebagai hikayat. Kata hikayat itu diambil dari bahasa Arab yang bermakna cerita. Sastra ini ditulis dalam bentuk Arab-Melayu berbahasa Melayu Pasai dan Aceh. Juga  menggunakan bahasa Melayu yang jamak dipakai untuk penulisan bidang ilmu pengetahuan, seperti fiqh, tasawuf, dan tauhid

Sastra Aceh dalam hikayat
Pada kurun waktu berikutnya, atas dukungan dan peran serta kerajaan Islam di sejumlah  wilayah  di Aceh-salah satunya kerajaan Samudra Pasai yang merupakan pusat kebudayaan Islam pertama pada masa itu-kesusastraan jenis hikayat ini terus berkembang. Lebih-lebih kerajaan Samudra Pasai merupakan pintu gerbang masuk dan berkembangnya Islam.

Sastra dalam hikayat Aceh pengaruhnya dari saj’-syahi (bahasa Aceh) atau syai. Ini salah satu jenis prosa Arab yang berusaha mendayagunakan potensi morfologis, kombinasi bahasa guna menghasilkan pola-pola rima berirama. Perihal ini tampak pada bentuk lirik dan persamaan bunyinya. Hikayat sangat jauh berbeda dengan riwayat dalam sastra Arab,  yang secara harfiah berarti narasi (bercerita). Istilah narasi sekarang biasa digunakan secara luas oleh kritikus sastra Arab untuk menyebut novel.

Bila membaca sejarah Samudra Pasai dan Aceh di sepanjang abad, kita akan menemukan banyak penulis-penulis Aceh yang lahir pada zamannya. Fenomena ini membuktikan hidupnya senikata di kalangan pengguna bahasa yang bersangkutan, sebagai bagian tak terpisahkan dari sejarah.  Pada masa kerajaan,  kita mengenal Hamzah Fansuri dan Syamsudin Assumatrani lewat karya-karya yang masih tersisa setalah terjadi pembunuhan dan pembakaran karya/naskah mereka di Masjid Raya Baiturrahman atas seizin Iskandar Tsani.

Pengaruh budaya menulis hikayat dalam masyarakat Aceh sejalan dengan perkembangan pengajaran dan pemikiran. Dalam sejarah, terdapat sejumlah cendekiawan yang mengarang atas penugasan sultan terhadap penulisan buku, terutama masalah keagamaan dan juga memberikan kesempatan pada karya kreatif terutama puisi. Alam Aceh memang seluruhnya puisi. Hal itu pernah dikemukakan oleh wartawan Mesir Al-Hilal, karena orang Aceh dalam berbagai peristiwa penting berbicara dalam bahasa puisi berbentuk hikayat, sehingga dapat disebut bahwa sastra Aceh adalah karya sastra ciptaan pengarang atau penyair yang berhubungan langsung dengan situasi dan kondisi masyarakat sehari-hari. Melalui hikayat kita dapat mengetahui aspek-aspek kehidupan manusia, yaitu berbagai permasalahan yang timbul antara manusia dengan penciptanya (vertikal), antara manusia dengan lingkungan dan alam semesta (horizontal).

Hikayat adalah salah satu jenis sastra Melayu Pasai yang sangat terkenal. Bahkan hikayat merupakan puncak dari keindahan dan keagungan sastra. Menurut Dr Hoesein Djajadiningrat, hikayat mempunyai dua makna, yaitu cerita sejarah dan sebuah bentuk dari kesusastraan Melayu Aceh. Hikayat yang merupakan cerita sejarah, berbentuk prosa dan ditulis dalam bahasa Melayu Pasai yang dalam perjalanannya kemudian terkenal dengan bahasa Melayu Riau atau tulesan Jawou (tulisan Jawi). Kebanyakan karya-karya tersebut yang merupakan khazanah perpustakaan Aceh telah musnah dalam masa peperangan selama puluhan tahun antara kerajaan Aceh Darussalam dengan kolonialis Belanda. Banyak pula yang  telah diangkut ke negeri Belanda.

Sastra klasik Samudra Pasai dan Aceh sebelum pemerintahan kolonial Belanda berkuasa di Aceh sampai pada tahun 1924, belum pernah dialih aksara. Misalnya hikayat A Su Niang Bunga yang penulis temui di salah satu gampong di Kecamatan Samudra Aceh Utara, kecuali Hikayat Maleem Diwa atau Dalem Diwa yang kemudian dibawa ke dalam seni tutur oleh Tgk Adnan PMToH.

Hikayat lain yang belum dialih aksara, antara lain Hikayat Raja Jeumpa Jak Siteot Leumpoe. Hikayat ini penulis temui di Kabupaten Bireuen.

Berdasarkan  kandungan isinya, secara garis besar hikayat dapat dibagi kepada hikayat agama, sejarah, safari, peristiwa, jihad, dan cerita fiktif (novel). Adapun yang menjadi ciri khas hikayat-hikayat Aceh, antara lain, dimulai dengan Basmallah, kemudian tokoh-tokoh utama yang bermain dalam hikayat adalah manusia yang taat kepada Allah, berakhlak mulia, berwatak pahlawan, berhati budiman dan berpendidikan agama yang sempurna. Selain menguasai berbagai kitab agama, mereka juga menguasai ilmu hikmat, ilmu mantera,  dan ilmu politik.

Syair-syair karya sastrawan perang di masa nabi seperti karya Hasan bin Tsabit, Ka’ab bin Malik dan Abdullah Rawahah telah mempengaruhi sejumlah ulama sastrawan Melayu Pasai dan Aceh, sehingga muncullah kesusastraan epos (hikayat jihad) yang telah menggemparkan dunia penjajah seperti hikayat Prang Peuringgi. Ini merupakan  karya sastra perang yang bertujuan membangkitkan semangat jihad rakyat Aceh melawan Portugis. Kedua, hikayat Prang Gompeuni, buah karya seorang ulama pahlawan yang bernama Abdul Karim, yang lebih dikenal dengan sebutan Do Karim. Di sini beliau berhasil melukiskan perang Aceh yang heroik pada abad XIX.  Juga ada  hikayat Prang Sabi karya penyair Teungku Chik Pantee Kulu. Hikayat ini mampu membakar semangat perang sabil Rakyat Aceh bertempur melawan kolonialis Belanda.

Penilaian para ahli sejarah terhadap  hikayat Prang Sabi, jika   pun tidak melebihi, sekurang-kurangnya menyamai Ilias dan Odyssea karya sastra epos pujangga Homerus di zaman Epis Era Yunani sekitar tahun 900-700 SM.

Kesusastraan Aceh yang dimulai oleh Samudra Pasai yang menggunakan bahasa Melayu Pasai dan Aceh pada hakikatnya adalah kesusastraan Islam, atau setidak-tidaknya sastra yang berjiwa dan bersemangat Islam. Secara tradisional, masyarakat Aceh sangat menggemari sastra dalam hikayat yang selalu diciptakan dalam bentuk puisi. Reputasi seorang penyair dalam masyarakat ialah pada kemampuannya menyampaikan hikayat secara lisan dengan kemerduan suara dan kelihaian mengolah irama. Para ulama yang menjadi panutan masyarakat menyadari keadaan tersebut dan mengarahkan untuk kepentingan dakwah, baik untuk menanamkan ajaran agama secara sederhana kepada anak-anak maupun untuk lingkungan yang lebih luas.

Bentuk sastra dalam hikayat sangat terikat dengan aturan-aturan, yakni padanan kata yang menghasilkan pola berima, bias makna, juga keindahan. Sedangkan riwayat berbentuk karangan bebas, seperti lazimnya bentuk prosa kesusastraan Indonesia modern. Hikayat pada kurun waktu kesustaraan Indonesia modern juga tidak mengalami perubahan, tetapi hikayat-hikayat Aceh pada masa ini ditulis dengan aksara latin, di samping tulisan Arab-Melayu yang masih dipertahankan beberapa penulis tua. Di tahun 1980-an, senikata hikayat Aceh mengalami masa puncak kejayaannya dengan kehadiran beberapa penulis, di antaranya yang paling terkemuka di khalayak masyarakat adalah almarhum Syeikh Rih Krueng Raya, yang menulis beberapa hikayat. Salah satunya yang muncul di tahun 1990-an ialah Seulala Mata (Silauan Cahaya Mata) dan Madya Hus pada tahun 90-an lewat hikayat Aneuk Jampok.

Hikayat yang umumnya penuh satiran tajam terhadap pemerintah masa itu mulai langka dan hanya dijual  langsung oleh penulisnya sendiri di lapak kaki lima pada hari-hari pekan pasar beberapa daerah di Aceh. Perkembangan hikayat selanjutnya terus mundur, seiring menurunnya minat, dan terpuruknya kehidupan para penulis yang tak sanggup memenuhi biaya hidup keluarga dari hasil menjual buku hikayat. Selain itu, pemerintah masih menganggap itu semua tiada penting, sehingga makin membuat generasi Aceh bodoh dan buta terhadap sastra.

Penulis adalah Ketua Balai Sastra Samudra Pasai (BSSP) Lhokseumawe

Note:Telah dimuat di Harian Serambi Indonesaia tanggal 20 Mei 2012

Profil Lembaga Balai Sastra Samudra Pasai

Nama : Balai Sastra Samudra Pasai
Singkatan : BSSP
Berdiri : ..November 2011 Masehi / 13 Ramadhan —1428 Hijriyah
Motto Perjuangan: Dunia Pasai Dunia Sastra
Alamat : Jalan Darussalan Gang Veteran Kampung Jawa-Kota Lhokseumawe
Telp/Hp : 085260079831 (Zoel Kawom), 0811672648 (Ayi Jufridar),085296503400 (Dimas), 085275465776(ArafatNur),(085277596308 (Mahdi Idris)
Website/blog : https://sastrawansamudrapasai.wordpress.com/
Email : samudrapasai232@gmail.com

A.Latar Belakang

Aceh adalah sebuah etnic yang unik yang terdiri dari multikultur suku dan bahasa serta budaya peninggalan Kerajaan Samudra Pasai dan ditutup oleh Kerajaan Aceh Darussalam.

Pada akhir abad 13 tercatat bahwa kerajaan Samudera pasai yang didirikan oleh Meurah Silo yang kemudian bergelar Sultan Malikussaleh. Keberadaan sultan ini di buktikan setelah dia mangkat. Batu nisan di atas makamnya diBlang Me, Geudong, Aceh Utara, yang masih ada di sana sampai saat ini, menyebut bahwa dia mangkat pada tahun 697 Hijriah, bertepatan 1297 Masehi.Kerajaan Samudera berkembang di masa Sultan Malikus-Saleh memerintah. Sumber cerita dari rombongan asal Italia berlayar melewati pantai Sumatera setelah mengunjungi Tiongkok (Cina). Dalam rombongan itu terdapat pemuda bernama Marco Polo. Setiba di Italia dia menceritakan pengalamannya singgah dinegeri Ferlece (Perlak). Disitu dia melihat para pendatang Muslim, yang disebutnya Saraceen (orang Arab).

Sultan Ali Mughayat Syah Seorang raja Aceh yang lebih lihai dan beruntung dari raja-raja sebelumnya, berhasil memproklamirkan Kerajaan Aceh Darussalam pada hari Kamis, 21 Dzulqaidah 916 H atau 20 Februari 1511 ( menurut salah satu sumber sang sulthan sudah berkuasa mulai tahun 1496 ) dan Aceh menjadi salah satu dari etnic yang kuat dikawasannya yang merupakan salah satu dari lima kerajaan Islam terbesar di dunia pada masa itu dan Aceh mencapai puncak kejayaan yang gilang gemilang di jaman keemasan Sulthan Iskandar Muda. Sejarah Kerajaan Aceh Darussalm terukir selama 407 tahun dibumi Ilahi yang berakhir dimasa Sulthan Muhammad Daud Syah pada tahun 1903.

KEDATANGAN Islam di Aceh sekitar 13 abad lalu (diperkirakan abad ke-7), telah mempengaruhi aspek kehidupan masyarakat Aceh, baik budaya maupun tatanan sosial lainnya. Tak pelak, para dai yang saat itu terdiri dari pedagang-pedagang Arab Islam, yang singgah di sejumlah pelabuhan kerap bertukar barang niaga, seperti sutra dengan rempah-rempah hasil bumi. Banyak di antara mereka yang berbaur dengan kaum pribumi, berkawin dan menetap, menyebarkan ajaran Islam melalui dakwah yang menbawa pengaruh terhadap tatanan kehidupan di sini. Salah satu dampak pengaruh itu adalah bidang kesusastraan, yang sudah sejak awal penduduk kampung menguasai tulisan atau aksara arab jawoe lewat berbagai Hikyat yang kemudian warisan menulis menjadi karena peperangan yang panjang. Masuknya Islam ke Aceh, tulisan bercorak kesusastraan berkembang pesat dan penting. Menurut DR. Ismail Hamid, ahli bahasa dan sastra Indonesia berkebangsaan Malaysia, para mubaligh dan dai yang menyebarkan Islam memperkenalkan aksara-aksara Arab.

Dari sinilah mulai timbul penulisan karya sastra yang bernuansa Islam, yang secara jamak mengajak orang-orang untuk berbuat amal kebaikan. Pada waktu itulah karya sastra jenis prosa dikenal sebagai hikayat. Kata hikayat itu diambil dari bahasa Arab, yang bermakna cerita. Sastra ini ditulis dalam bentuk Arab-Melayu berbahasa Melyau Pasai dan Aceh, jua menggunakan bahasa Melayu yang jamak dipakai untuk penulisan bidang ilmu pengetahuan, seperti fiqh, tasawuf, dan tauhid.

Pada kurun waktu berikutnya, atas dukungan dan peran serta pihak kerajaan Islam di sejumlah daerah wilayah Aceh—salah satunyanya kerajaan Samudra Pasai yang merupakan pusat kebudayaan Islam pertama pada masa itu—kesusastraan jenis hikayat ini terus berkembang, lebih-lebih kerajaan Samudra Pasai merupakan pintu gerbang masuk dan berkembangnya Islam.

Hikayat Aceh, pengaruhnya dari saj’—syahi (bahasa Aceh) atau syair—salah satu jenis prosa Arab yang berusaha mendaya-gunakan potensi morfologis, kombinasi bahasa guna menghasilkan pola-pola rima berirama, perihal ini tampak pada bentuk lirik dan persamaan bunyinya. Sehingga hikayat sangat jauh perbedaannya dengan riwayat dalam sastra Arab yang secara harfiah berarti narasi (bercerita). Istilah narasi, sekarang, biasa digunakan secara luas oleh kritikus sastra Arab untuk menyebut novel.

Bila membaca sejarah Samudra Pasai dan Aceh disepanjang abadnya, kita akan menemukan banyak penulis-penulis Aceh yang lahir pada zamannya, fenomena ini membuktikan hidupnya karya sastra dikalangan pengguna bahasa bersangkutan, sebagai bagian tak terpisahkan dari sejarah, suka duka dan cita-cita mereka. Masa Kerajaan kita menganal Hamzah Fansuri dan sayamsyudin Assumatrani lewat karya-karya yang masih tersisa setalah terjadi pembununhan dan pembakaran karya/naskah mereka di Mesjid Raya Baiturrahman atas seizing Iskandar Tansi.dimasa Orde Baru kita menganal sastrawan Aceh dikenal dengan Muhammad Ali Hasjim (lahir 28 Maret 1914), dengan nama populernya Ali Hasjmy. Beliau mulai menulis sekitar zaman Poedjangga Baroe. Julukan yang diberikan kepadanya adalah “Buku Sejarah Berjalan”, terjelma dalam penunaian tugasnya sebagai ulama, pejuang revolusi, Gubernur dan Rektor perguruan tinggi. Dalam hal ini, tidak ada padanan Ali Hasjmy dijajaran penyair Indonesia.

Pengaruh Hikayat Dalam Masyarakat Aceh, budaya menulis, sejalan dengan perkembangan pengajaran dan pemikiran keagamaan telah tercatat lama di bekas Kerajaan Samudra Pasai dan Aceh. Dalam sejarah, terdapat sejumlah cendekiawan yang mengarang atas penugasan Sultan, karena perhatiannya yang istimewa terhadap penulisan buku terutama mengenai masalah keagamaan dan juga memberikan kesempatan pada karya kreatif terutama puisi. Alam Aceh seluruhnya puisi, hal itu pernah dikemukakan oleh wartawan Mesir Al-Hilal, karena orang Aceh dalam berbagai peristiwa penting berbicara dalam bahasa puisi berbentuk hikayat, sehingga dapat disebut bahwa sastra Aceh adalah karya sastra ciptaan pengarang atau penyair yang berhubungan langsung dengan situasi dan kondisi masyarakat sehari-hari.

Melalui hikayat kita dapat mengetahui aspek-aspek kehidupan manusia, yaitu berbagai permasalahan yang timbul antara manusia dengan Penciptanya (vertikal), antara manusia dengan lingkungan dan alam semesta (horizontal).
Hikayat adalah salah satu jenis sastra Melayu Pasai yang sangat terkenal. bahkan hikayat merupakan puncak dari keindahan dan keagungannya. Menurut Dr. Hoesein Djajadiningrat, hikayat mempunyai dua makna, yaitu cerita sejarah dan sebuah bentuk dari kesusasteraan Melayu Aceh. Hikayat yang merupakan cerita sejarah, berbentuk ‘prosa’ dan ditulis dalam bahasa Melayu Pasai yang dalam perjalanan sejarah kemudian terkenal dengan bahasa Melayu Riau atautulesan Jawou (tulisan Jawi).

Kebanyakan karya-karya tersebut yang merupakan khazanah perpustakaan Aceh, telah musnah dalam masa peperangan selama puluhan tahun antara kerajaan Aceh Darussalam dengan kolonialis Belanda. Yang tersisa dari keganasan perang tersebut, banyak pula telah diangkut ke negeri Belanda.

Karya sastra lama Samudra Pasai dan Aceh sebelum pemerintahan kolonial Belanda berkuasa di Aceh sampai pada tahun 1924, belum pernah ditulis dalam bentuk prosa (haba), akan tetapi selalu ditulis dalam bentuk puisi (narit mupakhok) yaitu kata atau ucapan bersanjak seperti pantun, nasib, kisah, dan hikayat, sedangkan karya sastra keagamaan yang berbentuk puisi disebut rukon “nalam”(nazam). Kalau melihat kepada kandungan isinya, secara garis besar hikayat dapat dibagi kepada: hikayat agama, sejarah, safari, peristiwa, jihad, dan cerita fiktif (novel). Adapun yang menjadi ciri khas hikayat-hikayat Aceh, antara lain: dimulai dengan Basmallah, kemudian tokoh-tokoh utama yang bermain dalam hikayat adalah manusia yang taat kepada Allah, berakhlak mulia, berwatak pahlawan, berhati budiman dan berpendidikan agama yang sempurna, selain menguasai berbagai kitab agama, mereka juga menguasai ilmu hikmat, ilmu mantera dan ilmu politik.

Syair-syair karya sastrawan perang dimasa Nabi seperti karya Hasan bin Tsabit, Ka’ab bin Malik dan Abdullah Rawahah telah mempengaruhi sejumlah ulama sastrawan Melayu Pasai dan Aceh, sehingga muncullah kesusasteraan epos (hikayat jihad) yang telah menggemparkan dunia penjajah seperti Hikayat Prang Peuringgi, suatu karya sastra perang yang bertujuan membangkitkan semangat jihad rakyat Aceh untuk melawan Portugis. Kedua, Hikayat Prang Kompeuni, buah karya seorang ulama pahlawan yang bernama Abdul Karim, yang lebih dikenal dengan sebutan Do Karim. Di sini beliau berhasil melukiskan Perang Aceh yang heroik pada abad XIX. Dan Hikayat Prang Sabi karya penyair Teungku Chik Pantee Kulu, dalam membakar semangat perang sabil Rakyat Aceh bertempur melawan kolonialis Belanda, yang menurut penilaian para ahli sejarah Hikayat Prang Sabi ini kalau tidak melebihi, sekurang-kurangnya menyamai Ilias dan Odyssea, karya sastra epos yang diciptakan pujangga Homerus dizaman “Epis Era” Yunani sekitar tahun 900-700 SM.

Sekarang jelaslah, bahwa ajaran Islam telah menjadi darah daging bagi rakyat Aceh dan mempengaruhi segala segi kehidupan dan penghidupannya, dengan kata lain, kesusasteraan Melayu Pasai dan Aceh pada hakikatnya adalah kesusasteraan Islam, atau setidak-tidaknya kesusasteraan yang berjiwa dan bersemangat Islam. Secara tradisional, masyarakat Aceh sangat menggemari hikayat yang selalu diciptakan dalam bentuk puisi. Reputasi seorang penyair dalam masyarakat ialah pada kemampuannya menyampaikan hikayat secara lisan dengan kemerduan suara dan kelihaian mengolah irama. Para ulama yang menjadi panutan masyarakat, menyadari keadaan tersebut dan mengarahkan untuk kepentingan dakwah, baik untuk menanamknn ajaran agama secara sederhana kepada anak-anak maupun untuk lingkungan yang lebih luas.

Para ibu di rumah sering memetik lagu ratib tersebut sebagai lagu nina bobo. Secara tidak langsung, ikatan puisi yang dinyanyikan oleh ibu ini melekat ke dalam ingatan si anak, dan menjadikan ia akrab dengan bentuk-bentuk puisi yang ada dalam tradisi sastra Aceh.

Kini adakah syair-syair demikian yang mampu membentuk sikap dan pola pikir jernih dan kritis? Syair-syair yang kerap disebut sebagai sastra kontekstual yang berbicara atas nama zamannya dan kondisi masyarakat sambil tak lupa membawa misi religius dan turut membentuk kepribadian generasi baru, bukan syair-syair melankolis yang mengeksplotisir kecengengan dan romantisme individual.

Bentuk hikayat sangat terikat dengan aturan-aturan, yakni padanan kata yang menghasilkan pola berima, bias makna jua keindahan. Sedangkan riwayat berbentuk karangan bebas, seperti lazimnya bentuk prosa kesusastraan Indonesia modern. Hikayat pada kurun waktu kesustaraan Indonesia modern jua tidak mengalami perubahan. Namun, hikayat-hikayat Aceh pada masa ini ditulis dengan aksara latin, di samping tulisan Arab-Melayu yang masih dipertahankan beberapa penulis tua.

Di masa tahun 1980-an, hikayat Aceh mengalami masa puncak kejayaannya dengan kehadiran beberapa penulis, di antaranya yang paling terkemuka di khalayak masyarakat adalah almarhum Syeikh Rih Krueng Raya, yang menulis beberapa hikayat, salah satunya yang muncul ditahun 1990-an ialah Seulala Mata (Silauan Cahaya Mata) dan Madya Hus pada tahun 90-an lewat Hikayat Aneuk Jampok .

Hikayat yang umumnya penuh satiran tajam terhadap pemerintah masa itu, mulai langka, dan hanya dijual (biasanya langsung oleh penulisnya sendiri) di lapak kaki lima pada hari-hari pekan pasar beberapa daerah di Aceh. Perkembangan hikayat selanjutnya terus mundur, seiring menurunnya minat, dan terpuruknya kehidupan para penulis yang tak sanggup memenuhi biaya hidup keluarga dari hasil menjual buku hikayat.

Selain itu, tak ada peran pemerintah, yang memang pemimpin-pemimpin yang buta itu tiada punya hasrat untuk memerhatikan kesusastraan Aceh, juga budaya-budaya tulis lainnya, lantaran pemerintah menganggap itu semua tiada penting, sehingga makin membuat generasi Aceh bodoh dan buta terhadap sastra, yang kelak tahulah orang sekalian bahwa Aceh kaum yang bebal, tidak serupa generasi terdahulu yang pandai dan cakap menguasai sastra. Ihwal ini tidak berarti kretifitas sastra berhenti, bahkan kemudian geliat sastra di Aceh mengalami masa peralihan dari hikayat ke novel, dengan kehadiran beberapa penulis yang merasa dirinya punya tanggung-jawab terhadap kelangsungan sastra yang tidak mendapat dukungan pemerintah. Baik mereka yang terorganisir dari dalam organisasi kepenulisan, atau dari Fakultas Sastra, maupun mereka yang mempunyai minat menulis untuk mengarang novel. Yang rata-rata mengangkat tema tentang penderitaan masa konflik dalam rentang waktu 1998-2005.

Selepas tsunami dan perdamaian di Aceh, telah merambah jalan kecerlangan sastra, menemukan titik terang dalam kegelapannya. Wadah-wadah penulis sastra semakin naik daun, banyak mendapat sokongan asing dan lembaga non pemerintah di dalam negeri. Bahkan ada beberapa forum, organisasi, dan sekolah menulis sastra seperti Dokarim dan lain-lain menemukan gairah kembali, dengan munculnya beberapa penerbit buku yang siap menerima karya mereka. Begitu juga setelah Tsunami dan perdamiaan muncul beberpa Penulis atau sastrwan seperti Ayi Jufridar dengan Novel Putroe Neng, Arafat Nur dengan Lampukinya yang mendapat berbagai penghargaan Nasional serta Thayeb Loh Angen dengan Novel Teuntra Atom.

Dari serangkaian awal perkembangan sastra di Arab, yang memiliki kemiripan dengan perkembangan sastra di Aceh; dari hikayat sampai novel, juga tidak menutup kemungkinan segala perbedaannya. Yakni, novelis Arab memadukan antara gaya klasik dan modern sehingga menimbulkan sensasi baru, yang jauh menarik dari novel-novel Eropa dan Amerika.

Namun,lagi-lagi pemerintah sebagai pengemban amanah rakyat masih kurang peduli terhadap perkembangan sastra, banyak sasatrawan yang tidak diperhatikan, anggaran melimpah,namun tidak berpihak kepada pengembgan karya sastra Aceh.

Berangkat dari kondisi diaatas beberapa sasatrwan dari Aceh Utara dan Kota Lhokseumawe tergerak hatinya pada penghujung tahun 2011 memberanikan diri mendeklarasikan Lembaga Balai Sastra Samudra Pasai diantaranya:Ayi Jufridar, Arafat Nur, Mahdi Idris, Masriadi Sambo dan Zulfadli Kawom pada tahun 2011 di Lhokseumawe dengan tekad mengembangkan dan memajukan karya sasatra aceh dimasa mendatang.

B.Visi

Mengembangkan Keilmuan Bahasa Sastra Pasai, Aceh, Melayu dan Indonesia melalui kegiatan Kajian, Pelatihan kepenulisan, diskusi, workshop dan seminar untuk melahirkan sastrawan berkualitas yang memiliki kemampuan kompetitif dan profesioanal sertm menciptakan kreasi sastra bernilai tinggi bagi segenap insan berseni

C.Misi
1. Mencari, mendokumentasi dan mengkaji serta mengembangkan Bahasa dan Sastra Melayu Pasai warisan Kerajaan Samudra Pasai dan Kerajaan Aceh
2. Mengembangkan sastra klasik dan modern
3. Meningkatkan kualitas Penulis/Sastrawan Samudra Pasai
4. Menghargai Karya Sastra Samudra Pasai, Aceh,Melayu dan Indonesia serta inggris dan lainnya.
5. Meningkatkan pengelolaan kualitas pengelolaan lembaga dan kinerja
6. Menjalin Kerjasama dengan Lembaga lain

D. Maksud dan Tujuan
1. Menghasilkan lulusan/sastrawan yang berkualitas
2. Meningkatkan kinerja dan kelembagaan yang professional
3. Memupuk dan menjalin jaringan kerjasama

E. Kurikulum
Pemanfaatan potensi dan sastra: Hikayat, Pantun, Syair, Puisi, Cerita Pendek, Novel, Jurnalistik,Sinematografi,penulisan kreatif dan editing (atau di diskusi ulang)
F. Struktur Organisasi
Ketua :
Sekretaris :
Bendahara :
Bidang-bidang:
Anggota:
1.
2…

DRAFT AD / ART BSSP
November..,2011
ANGGARAN DASAR (AD)
BAB I
NAMA, WAKTU DAN TEMPAT KEDUDUKAN
Pasal 1
Nama Organisasi
Organisasi social ini bernama Balai Sastra Samudera Pasaian disingkat menjadi “ BSSP “
Pasal 2
Waktu dan Tempat Pendirian
(1) Organisasi ini untuk waktu yang lamanya tidak ditentukan dan di mulai sejak tanggal/bln/thn
(2) Organisasi ini berkedudukan di Kota Lhokseumawe

BAB II
AZAZ, SIFAT DAN CIRI ORGANISASI
Pasal 3
(1) Organisasi ini berazaskan Pancasila
(2) Organisasi ini bersifat Independen
(3) Organisasi ini bercirikan Kekeluargan, Kecendikiawanan, Kebudayaan dan Kesenian dan Profesional
BAB III
MAKSUD DAN TUJUAN
Pasal 4
Organisasi ini bermaksud :
a. Menjadi Wahana Integratif dan Kekeluargaan dari Para Sastrawani yang berasal dari Aceh Utara dan Kota Lhokseumawe
b. Menjadi sarana partisipasi dan kepedulian dari Sastrawan yang berasal dari Kabupaten Aceh Utara dan Kota Lhokseumawe) untuk memberikan sumbangsih materi dan pemikiran untuk kemajuan Sastra Kabupaten Aceh Utara dan Kota Lhokseumawe, Propinsi Aceh dan Negara Indonesia
Pasal 5
Tujuan Organisasi
Organisasi ini bertujuan :
Terbinanya Tali Silaturahmi dan Optimalisasi peran dan fungsi Sastrawanang berasal dari Aceh Utara dan Kota Lhokseumawe demi terwujudnya kepedulian terhadap sastra aceh.
BAB IV
RUANG LINGKUP KEGIATAN
Pasal 6
(1) Mengadakan Diskusi, Seminar, Pendidikan, Pelatihan, Penelitian dan kajian sastra (klasik dan Modern)
(2) Mengadakan Komunikasi dan Kerjasama yang proaktif (kemitraan) dengan Pemerintah, LSM, Ormas, Swasta dan pihak lain yang saling menguntungkan serta tidak mengikat
BAB V
KEANGGOTAAN
Pasal 7
Sistem Keanggotaan
BSSP beranggotakan Mahasiswa dan Muda – Mudi yang berasal dari Kabupaten Aceh Utara dan Kota Lhokseumawe
Pasal 8
Jenis Keanggotaan
(1) Anggota Biasa
(2) Anggota Luar Biasa
Pasal 9
Kewajiban dan Hak Anggota
(1) Setiap anggota berkewajiban mematuhi AD dan ART, ketetapan – ketetapan dan keputusan – keputusan lainnya serta menjaga nama baik organisasi
(2) Setiap anggota biasa mempunyai hak suara, hak memilih dan ikut serta dalam usaha – usaha / kegiatan BSSP
(3) Setiap anggota luar biasa mempunyai hak suara dan ikut serta dalam usaha – usaha / kegiatan BSSP
BAB VI
STRUKTUR ORGANISASI
Pasal 10
Bentuk Struktur Organisasi
Struktur Organisasi berbentuk Fungsional
BAB VII
KEUANGAN
Pasal 11
Sumber Keuangan
Keuangan BSSP di peroleh dari iuran anggota, pemerintah, swasta dan Donatur lainnya serta Usaha – usaha yang halal, tidak mengikat dan melanggar hukum
Pasal 12
Penggunaan Keuangan
Penggunaan keuangan BSSP digunakan untuk kegiatan yang berguna, bermamfaat dan produktif bagi anggota dan masyarakat umum lainnya
Pasal 13
Laporan Keuangan
Keuangan BSSP pelaporannya dari tanggal 1 Januari yang berakhir 31 Desember
BAB VIII
PENETAPAN, PERUBAHAN AD DAN ART, PEMBUBARAN
Pasal 14
Penetapan dan Perubahan AD dan ART
Penetapan dan perubahan AD dan ART BSSP dilakukan melalui Musyawarah Besar (MUBES) dan disetujui oleh sekurang – kurangnya 2/3 anggota yang hadir dan mewakili minimal 2/3 Perwakilan Per – Kabupaten/kota
Pasal 15
Pembubaran Organisasi
(1) BSSP dinyatakan bubar jika disetujui oleh 2/3 Perwakilan Per – Kecamatan Hadir melalui Musyawarah Besar (MUBES)
(2) Jika BSSP dinyatakan bubar, maka kekayaan organisasi diserahkan kepada Lembaga Sosial yang ada di Kabupaten Aceh Utara dan Kota Lhokseumawe
BAB IX
ATURAN TAMBAHAN
Pasal 16
Hal – hal yang pernah di atur, ditetapkan dan dirincikan dalam Anggaran Dasar ini diatur dalam Anggaran Rumah Tangga
BAB X
PENUTUP
Pasal 1
Pengesahan dan pemberlakuan Anggaran Dasar ini berlaku sejak Tanggal/bulan/tahun di Kota Lhokseumawe
ANGGARAN RUMAH TANGGA (ART)
BAB I
STRUKTUR ORGANISASI
Pasal 1
Struktur Kepemimpinan
Terdiri dari :
(1) Dewan Penasehat
(2) Dewan Pengurus
Pasal 2
Struktur Kekuasaan
Terdiri dari :
(1) Musyawarah Besar (MUBES)
(2) Rapat Dewan Penasehat
(3) Rapat Dewan Pengurus

Pasal 3
Peran dan Fungsi Struktur Kepemimpinan
(1) Dewan Penasehat
a. Melaksanakan Musyawarah Besar (MUBES) untuk mengevaluasi dan Memperoleh program kerja Dewan Pengurus
b. Meminta Pertanggung jawaban Dewan Pengurus minimal satu tahun sekali
c. Jika Dewan Pengurus tidak dapat melaksanakan amanah (Program Kerja ), maka Dewan Penasehat dapat memberhentikan dan memilih Ketua Umum yang baru yaitu dengan mekanisme pengambilan keputusan minimal dihadiri ½ (setengah) + 1 (satu) dari seluruh banggota Dewan Penasehat dan dapat menyetujui minimal dari 2/3 dari anggota yang hadir
d. Memimpin jalannya Musyawarah Anggota Tahunan sebelum terpilihnya Ketua Umum yang baru
(2) Dewan Pengurus
a. Membuat Rancangan Kerja selama 2 (dua) semester / 1 tahun kepengurusan
b. Membuat Laporan Pertanggung jawaban setiap Dua Tahun sekali kepada seluruh anggota pada saat Musyawarah Besar (MUBES)
c. Membuat Surat Keputusan (SK) anggota
d. Mengontrol dan mengevaluasi anggota
Pasal 4
Susunan Pengurus
(1) Dewan Penasehat terdiri dari Ketua, Sekretaris, dan Anggota
(2) Dewan Pengurus terdiri Ketua Umum, Sekretaris, Bendahara, Bidang – bidang dan Biro –biro
Pasal 5
Status dan Wewenang Struktur Kekuasaan
(1) Musyawarah Besar
a. Musyawarah Besar adalah Forum Tertinggi Organisasi
b. Membahas dan menetapkan AD dan ART Organisasi
c. Memilih Anggota Dewan Pembina, Penasehat yang mewakili setiap kecamatan yang ada di Kabupaten Aceh Utara dan Kota Lhokseumawe
d. Memilih Ketua Umum / Formatur dan menetapkan Penataan Organisasi, Program Kerja dan Rekomendasi Intern dan Ekstern
(2) Rapat Dewan Penasehat
a. Rapat Dewan Penasehat adalah Forum Pengambilan Keputusan Tertinggi di tingkat Dewan Penasehat
b. Menetapkan Ketua, Sekretaris, Bendahara dan Anggota setiap periode kepengurusan
c. Mengontrol dan mengevaluasi jalan Dewan Pengurus minimal setahun sekali
d. Membuat Keputusan atau mengangkat Ketua atau Sekretaris atau Bendahara atau Bidang atau Biro dan atau seluruhnya jika tidak dapat menjalankan amanah Organisasi
(3) Rapat Dewan Pengurus
a. Rapat Dewan Pengurus Pusat adalah Forum Pengambilan Keputusan Tertinggi di tingkat Dewan Pengurus Pusat, yang terdiri dari :
1. Rapat Pleno
2. Rapat Harian
3. Rapat Pengurus
4. Rapat Bidang
b. Mengevaluasi dan memproyeksi Program Kerja Pengurus dan Anggota
c. Mengesahkan dan memberhentikan Pengurus dan anggota
2. Rapat Harian
3. Rapat Pengurus
4. Rapat Bidang
b. Mengevaluasi dan memproyeksi Program Kerja selama satu periodik
c. Memilih dan Menetapkan Pengurus dan Anggota
Pasal 6
Masa Kepengurusan
Dewan Penasehat, Dewan Pengurus dan anggota menjabat selama 2 (dua) tahun selanjutnya di pilih kembali
BAB II
KEANGGOTAAN
Pasal 7
Persyaratan Anggota
a. Anggota Biasa adalah seorang yang menetap atau berasal dari Kabupaten Aceh Utara dan Kota Lhokseumawe
b. Anggota Luar Biasa adalah seorang yang keluarganya dari Aceh Utara dan Kota Lhokseumawe dan tidak bertempat tinggal di Aceh Utara dan Kota Lhokseumawe atau mendaftrakan diri menjadi anggota serta ditetapkan oleh Dewan Pengurus
Pasal 8
Masa Keanggotaan Berakhir
a. Mengundurkan Diri
b. Meninggal Dunia
c. Diberhentikan karena mencemarkan nama baik Organisasi dan Melanggar konstitusi
Pasal 9
Mekanisme Pemberhentian Anggota
a. Pemberhentian Anggota dilakukan oleh Dewan Pengurus Pusat dengan memperhatikan aspirasi anggota
b. Sebelum dilakukan pemberhentian terhadap anggota terlebih dahulu diberikan surat teguran sebanyak 3 (tiga) kali
c. Pemberhentian terhadap anggoat yang mempunyai jabatan struktural di Organisasi terlebih dahulu dilakukan pemecatan sebagai pengurus
d. Anggota yang akan deberhentikan terlebih dahulu diberikan kesempatan menyampaikan pembelaan pada Rapat Dewan Penguru Pusat atau Musyawarah Besar
e. Jika ternyata tidak bersalah pengurus berkewajiban memperbaiki nama baik / merehabilitasi Anggota
BAB III
KEPUTUSAN
Pasal 10
Kourum
a. Kourum adalah batas minimal jumlah suara yang dibutuhkan untuk pengambilan suatu Keputusan
b. Untuk setiap pengambilan keputusan yang prinsip perlu dilakukan pemeriksaan kehadiran peserta Rapat untuk pengecekan kourum
Pasal 11
Pengambilan Keputusan
a. Keputusan di ambil melalui 3 (tiga) tahap yaitu Aklamasi, Musyawarah untuk mufakat dan Voting
b. Aklamasi adalah Pengambilan keputusan yang ditawarkan dan disetujui lebih dari 2/3 dari peserta yang hadir
c. Musyawrah untuk mufakat adalah pengambilan keputusan yang berdasarkan pemufakatan melalui proses musyawarah atau dialog terbuka
d. Voting adalah Pengambilan Keputusan yang berdasarkan pemungutan suara secara terbuka karena tidak adanya permufakatan
Ditetapkan di : Lhokseumawe, tgl/bln/thn
DEWAN PENASEHAT
BSSP
BALAI SASTRA SAMUDERA PASAI
KABUPATEN ACEH UTARA DAN KOTA LHOKSEUMAW
Sekretariat : ………………………………………………………………………………………….

DEWAN PELINDUNG :
1.
2.
3.
DEWAN PEMBINA :
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
DEWAN PENASEHAT :
KETUA :
SEKRETARIS :
BENDAHARA :
ANGGOTA : 1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.

Draff:

Adat Reusam

PROSEDUR DASAR OPERASI
(STANDARD OPERATING PROCEDURES)
Balai Sastra Samudera Pasai

Diajukan dalam Rapat Internal Majelis Penggagas
Tim Perumus
Ayi Jufridar
Arafat Nur
Mahdi Idris
Zulfadli Kawom
Masriadi Sambo

Fasal bab yang Pertama
SISTEM PENGAMBILAN KEPUTUSAN

Fasal bab yang Kedua
SISTEM RAPAT SEBAGAI ALAT PENGAMBILAN KEPUTUSAN

Fasal bab yang Ketiga
SISTEM PENDELEGASIAN KEWENANGAN

Fasal bab yang Keempat
SISTEM PERENCANAAN, MONITORING
DAN EVALUASI (SPME)
Fasal bab yang Kelima
SISTEM PENGELOLAAN KEUANGAN

Fasal bab yang Keenam
SISTEM PENGADAAN DAN PEMELIHARAAN BARANG

Fasal bab yang Ketujuh
SISTEM PEREKRUTAN, PROMOSI DAN ROTASI JABATAN

Fasal bab yang Kedelapan
SISTEM PERJALANAN DINAS

Fasal bab yang Kesembilan
SISTEM PELAPORAN KEGIATAN

Fasal bab yang Kesepuluh
SISTEM KOMUNIKASI INFORMASI DAN EDUKASI

Fasal bab yang Kesebelas
SISTEM KEHUMASAN

Fasal bab yang Keduabelas
PENGELOLAAN SURAT-MENYURAT

Fasal bab yang Ketigabelas
PENGELOLAAN PERPUSTAKAAN

Fasal bab yang Keempatbelas
SANKSI DAN PENGHARGAAN

Usul Bab tentang sekolah

Fasal bab yang Pertama
SISTEM PENGAMBILAN KEPUTUSAN

A. PENGERTIAN

1. Pengambilan keputusan (decision making) adalah penentuan serangkaian tindakan yang bertujuan menyelesaikan suatu masalah atau memastikan apa yang harus dan apa yang tidak harus dilakukan di dalam pengelolaan kelembagaan dan sumber daya organisasi sehingga memudahkan terlaksananya nilai dan terciptanya efektifitas pencapaian Visi, misi serta tujuan organisasi Balai Sastra Samudera Pasai.
2. Pengambilan keputusan adalah suatu tindakan dan alat kepemimpinan yang bertujuan menggerakkan semua aktor pada semua tingkatan manajemen untuk melaksanakan kebijakan organisasi secara demokratis, kolektif, efektif, efsien, dan sinergis.
3. Pengambilan keputusan adalah tindakan untuk mengembangankan dan menegakan prinsip-prinsip keberdayaan organisasi dan aktor masing-masing dalam organisasi Balai Sastra Samudera Pasai

B. PRINSIP DASAR

Sistem pengambilan keputusan di dalam kelembagaan Balai Sastra Samudera Pasai, sebagai unit vital dalam menjalankan program Penguatan Masyarakat Adat menuju gerakan sosial yang luas dan besar demi terlaksanaknnya keberlanjutan kehidupan serta berorientasi pada prinsip pengambilan keputusan yang demokratis, maka Prinsip tersebut dicirikan oleh aspek-aspek sebagai berikut :

1. Model kepemimpinan yang dikembangkan selalu bersifat pemberdayaan, fungsional dan kolektif, dalam arti bahwa penggunaan kewenangan/otoritas dalam pengambilan keputusan selalu memperhitungkan keberadaan semua unsur dan aktor.
2. Pengambilan keputusan yang melibatkan semua pihak pada semua tingkatan manajemen, baik secara representatif dengan prinsip-prinsip yang demokratis.
3. Pengambilan keputusan yang memperhatikan aspek hirarkhi organisasi, dalam arti bahwa suatu keputusan tidak bertentangan dengan keputusan tertentu yang tingkatannya lebih tinggi secara organisatoris.
4. Pengambilan keputusan yang berlangsung secara terbuka, dalam arti semua pihak yang terlibat memiliki kesempatan yang luas untuk memahami dan memperoleh informasi yang lengkap dan jujur tentang fakta-fakta, motiv, watak, alasan-alasan dan kepentingan yang melatar-belakangi, termasuk dampak keputusan terhadap organisasi maupun pribadi masing-masing.
5. Keputusan yang diambil benar-benar fungsional, dalam arti memenuhi kebutuhan organisasi secara keseluruhan dan bukan untuk memenuhi kepentingan perorangan.
6. Keputusan yang disertai dengan penyediaan prosedur yang memudahkan semua pihak untuk mengontrol pelaksanaan keputusan atau untuk mengatasi dampak negatif dari suatu keputusan.
7. Keputusan yang diambil harus didasarkan pada informasi yang benar, obyektif dan sistematis, serta dilakukan melalui rapat-rapat yang diakui secara organisasi.
8. Keterikatan semua pihak untuk melaksanakan semua keputusan organisatoris yang telah dihasilkan melalui prinsip-prinsip demokratis, terbuka, jujur dan adil, baik melalui aklamaisi maupun pemungutan suara.

C. JENIS DAN RUANG LINGKUP KEPUTUSAN

Jenis keputusan yang harus ditetapkan secara umum terdiri dari :

Keputusan yang diprogramkan : yaitu keputusan yang dibuat berdasarkan kebiasaan, aturan atau prosedur organisasi yang telah ada, misalnya perencanaan program, penetapan gaji, keuangan, perekrutan staf, promosi jabatan dan sangsi organisasi.

Keputusan yang tidak diprogramkan : yaitu keputusan yang dibuat secara kolektif karena hal-hal yang khusus, mendesak, responsif atau berdasarkan pada momentum sosial dan politik, misalnya penugasan, dan langkah-langkah taktis di dalam pengorganisasian rakyat atau advokasi.

Ruang lingkup keputusan yang harus diambil di dalam organisasi secara umum sudah tercakup dalam pengaturan tentang rapat-rapat pengambilan keputusan (lihat nombor 1.(a) tentang Jenis dan Ruang Lingkup Keputusan)

D. ALAT PENGAMBILAN KEPUTUSAN

Alat utama pengambilan keputusan yang terpenting adalah Rapat dan Instruksi
Rapat-rapat organisasi Balai Sastra Samudera Pasai dijelaskan secara utuh pada : Fasal bab yang Kedua SISTEM RAPAT SEBAGAI ALAT PENGAMBILAN KEPUTUSAN
Instruksi Balai Sastra Samudera Pasai merupakan kewenangan/otoritas penuh yang dimiliki oleh Ketua Balai Sastra Samudera Pasai dan dapat diwakilkan pada Juru Tulis/Sekretaris guna mengambil keputusan yang sifatnya mendesak.

E. PROSEDUR PENGAMBILAN KEPUTUSAN

Sebelum membuat keputusan, semua pemegang otoritas harus mengumpulkan informasi dari bidang-bidang kerja organisasi Balai Sastra Samudera Pasai maupun pihak-pihak yang terkait dengan keputusan yang hendak dibuat.

Pemegang otoritas menyelenggarakan rapat pengambilan keputusan sesuai lingkup kewenangan rapat.
Pembuatan keputusan dilakukan melalui tahapan sebagai berikut : (a) identifikasi dan analisis data/informasi, (b) diagnosa masalah dan evaluasi, serta (c) penentuan pilihan alternatif.

Sebagai penjabaran kepemimpinan yang berorientasi pada prinsip-prinsip demokratis, kolektif, efektif, efsien, dan sinergis., maka relasi antara penggunaan kewenangan oleh pemegang otoritas yang lebih tinggi dengan kebebasan staf dalam proses pengambilan keputusan, dapat dikembangkan berdasarkan langkah-langkah alternatif sebagai berikut :

Pemegang otoritas menyajikan ide-ide dan secara terbuka mengundang pertanyaan-pertanyaan Staf, lalu mengambil keputusan secara bersama-sama.
Pemegang otoritas menyajikan masalah, mendapatkan saran Staf, lalu membuat keputusan sendiri.
Pemegang otoritas menentukan batas-batas atau ruang lingkup pengambilan, lalu meminta Staf secara berkelompok untuk membuat keputusan.
Pemegang otoritas mengijinkan Staf mengambil keputusan dalam batas-batas yang telah ditetapkan oleh pemimpin atau atasan.

Fasal bab yang Kedua
SISTEM RAPAT
SEBAGAI ALAT PENGAMBILAN KEPUTUSAN

A. PENGERTIAN RAPAT

1. Rapat adalah alat terpenting dalam pengambilan keputusan; adalah suatu forum pertemuan yang berfungsi mempertemukan semua pihak yang berwenang atau semua pihak yang terkait dalam suatu proses pengambilan keputusan.
2. Rapat adalah forum pengambilan keputusan untuk menyelesaikan suatu masalah; sebagai sarana perencanaan, koordinasi, kontrol atau pengendalian; serta sebagai sarana monitoring dan evaluasi tentang segala sesuatu yang berhubungan dengan pekerjaan.

B. PRINSIP DASAR RAPAT

1. Prinsip demokrasi : artinya peserta rapat berhak mengikuti rapat; berhak berbicara dan menyatakan pendapat; dan berhak mengambil keputusan.
2. Prinsip persamaan yang dilandasi semangat persaudaraan : artinya peserta rapat berhak diperlakukan dan memiliki kedudukan yang sama dalam rapat.
3. Prinsip keterbukaan : artinya peserta rapat berhak menyampaikan pikiran atau aspirasi secara terbuka, dan berhak memperoleh informasi dan penjelasan secara jujur dan terbuka tentang apa saja yang berhubungan dengan masalah yang dibahas.
4. Prinsip reguleritas : artinya pelaksanaan rapat dilakukan secara teratur atau berdasarkan jadwal yang tetap dan agenda yang jelas.
5. Prinsip mengikat : artinya semua keputusan rapat yang dihasilkan secara aklamasi maupun melalui pemungutan suara bersifat mengikat semua peserta tanpa kecuali.
6. Prinsip hirarkhis : artinya keputusan rapat yang lebih rendah tidak boleh bertentangan dengan keputusan rapat yang lebih tinggi hirarkhinya.
7. Prinsip koordinasi : artinya pelaksanaan rapat-rapat dilakukan dengan memperhitungkan aspek koordinasi baik secara vertikal, horisontal maupun secara timbal-balik (reciprocal)

C. HAK-HAK PESERTA RAPAT DAN KORUM

1. Setiap peserta rapat memiliki hak dan kedudukan yang sama dalam menyampaikan pendapat baik secara lisan maupun tertulis.
2. Setiap peserta rapat miliki hak satu suara dalam pengambilan keputusan.
3. Setiap peserta berhak untuk menggunakan atau tidak menggunakan hak suaranya.
4. Setiap peserta yang berhalangan, dimungkinkan memberikan mandat kepada peserta lain untuk menggunakan hak suaranya.

D. JENIS, KEWENANGAN DAN PROSEDUR RAPAT

Rapat Pimpinan

1. Lingkup Kewenangan

(a) Rapat Pimpinan (Rapim) adalah forum pengambilan keputusan tertinggi dalam pengendalian operasional kegiatan Balai Sastra Samudera Pasai sehari-hari; dilaksanakan sekurang-kurangnya satu kali dalam sebulan; wajib dihadiri Ketua Balai Sastra Samudera Pasai, Juru Tulis/Sekretaris, Manager Program; dipimpin oleh Ketua Balai Sastra Samudera Pasai atau oleh Juru Tulis/Sekretaris.

(b) Rapat Pimpinan berhak mengambil keputusan tentang hal-hal yang berhubungan dengan kebijakan pimpinan dalam pelaksanaan program dan kebijakan umum organisasi, terutama menyangkut :

 Hal-hal yang penting dan berimplikasi kuat terhadap pelaksanaan program atau kegiatan di tingkat Balai Sastra Samudera Pasai.
 Pendelegasian kewenangan (lihat poin khusus pada bagian ketiga yang mengatur sistem pendelegasian kewenangan).
 Koordinasi di tingkat pimpinan dalam pengendalian manajemen.
 Perubahan budget atau penyesuaian anggaran.
 Pengelolaan konflik (management conflict) internal yang tidak bisa diselesaikan di tingkat Staf
 Keputusan hasil penilaian kinerja Staf.
 Kesejahteraan dan salary Staf.
 Pemberian penghargaan/promosi, pengembangan SDM, dan sanksi.
 Pengadaan aktiva tetap
 Hal-hal khusus lainnya yang memerlukan keputusan tingkat pimpinan

2. Tatacara Pelaksanaan

(a) Ketua Balai Sastra Samudera Pasai atau Juru Tulis/Sekretaris Pelaksana menyampaikan pemberitahuan resmi selambat-lambatnya satu hari sebelum rapat pimpinan dilaksanakan.
(b) Jika diperlukan, setiap peserta menyiapkan laporan, kertas kerja, atau dokumen tertulis lain, selambat-lambatnya dua jam sebelum rapat dimulai.
(c) Rapat pimpinan dipimpin langsung oleh Ketua Balai Sastra Samudera Pasai atau oleh Juru Tulis / Sekretaris
(d) Seluruh proses rapat ditulis oleh notulis yang telah ditunjuk sebelumnya.
(e) Sebelum rapat berakhir, pimpinan rapat membacakan kembali hasil-hasil keputusan untuk memperoleh tanggapan peserta.
(f) Hasil-hasil keputusan rapat dibagikan kepada seluruh peserta selambat-lambatnya dua puluh empat jam (24) setelah rapat.

Rapat Staf (Kordinasi)

1. Lingkup Kewenangan

(a) Rapat Staf adalah forum koordinasi dan komunkasi pelaksanaan kegiatan Balai Sastra Samudera Pasai sehari-hari; dilaksanakan setiap Jumat minggu kedua; wajib dihadiri seluruh personal Balai Sastra Samudera Pasai; rapat dipimpin oleh Juru Tulis/Sekretaris salah satu staf yang memperoleh pelimpahan wewenang dari Juru Tulis/Sekretaris.

(b) Rapat Staf (kordinasi) membicarakan dan berwenang mengambil keputusan tentang hal-hal penting yang berhubungan dengan koordinasi pelaksanaan kegiatan atau tugas sehari-hari, terutama menyangkut :

 Sinkronisasi jadwal kerja dua mingguan.
 Monitoring pelaksanaan kegiatan dua pekan sebelumnya: (a) laporan perkembangan/kemajuan pelaksanaan kegiatan, (b) reaksi pihak lain atau publik terhadap kegiatan Balai Sastra Samudera Pasai, (c) masalah yang muncul dan bisa mempengaruhi pelaksanaan kegiatan, serta (d) upaya pengendalian yang harus dilakukan agar kegiatan berjalan sebagaimana mestinya.
 Koordinasi secara vertikal maupun horisontal.
 Penyampaikan informasi dari pimpinan atau sosialisasi hasil rapat pimpinan.
 Sharing informasi antar unit kerja (apabila diperlukan).
 Pengumpulan bahan informasi (input) untuk rapat pimpinan berikutnya.
 Berbagai masalah lainnya yang relevan.

2. Tatacara Pelaksanaan

Juru Tulis/Sekretaris atau wakilnya yang memperoleh mandat sudah menyampaikan undangan resmi atau pemberitahuan selambat-lambatnya satu hari sebelum rapat umum dilaksanakan.

Jika diperlukan, peserta sudah menyiapkan laporan, kertas kerja, atau dokumen tertulis lain, selambat-lambatnya dua jam sebelum rapat dimulai.
Seluruh proses rapat ditulis oleh notulis yang telah ditunjuk sebelumnya.
Sebelum rapat berakhir, pimpinan rapat membacakan kembali hasil-hasil keputusan untuk memperoleh tanggapan peserta.

Jika peserta tidak sepakat, bisa diambil keputusan dengan cara voting.
Hasil-hasil keputusan rapat dibagikan kepada seluruh peserta .

Rapat Perencanaan dan Monitoring(antar Unit)

1. Lingkup Kewenangan

(c) Rapat perencanaan dan monitoring adalah forum pengambilan keputusan tentang perencanaan dan monitoring pelaksanaan kegiatan Balai Sastra Samudera Pasai bulanan; dilaksanakan setiap tanggal 27; wajib dihadiri Ketua, Juru Tulis Balai, serta dihadiri oleh seluruh Para Menteri; dipimpin oleh Menteri Perencanaan Pengawasan dan Kaji Ulang
.
(d) Rapat perencanaan dan monitoring membicarakan dan berwenang mengambil keputusan tentang hal-hal penting sebagai berikut:

 Sinkronisasi jadual kerja mingguan dan bulanan.
 Monitoring pelaksanaan kegiatan satu pekan sebelumnya, terutama menyangkut: (a) laporan perkembangan/kemajuan pelaksanaan kegiatan, (b) reaksi pihak lain atau publik terhadap kegiatan Balai Sastra Samudera Pasai, (c) masalah yang muncul dan bisa mempengaruhi pelaksanaan kegiatan, serta (d) upaya pengendalian yang harus dilakukan agar kegiatan berjalan sebagaimana mestinya.
 Pembahasan rencana kerja dan budget satu bulan berikutnya.
 Koordinasi secara vertikal maupun horisontal.

2. Tatacara Pelaksanaan

Juru Tulis atau Menteri Pengawasan dan Kaji Ulang (PKU) sudah menyampaikan undangan resmi atau pemberitahuan selambat-lambatnya satu hari sebelum rapat umum dilaksanakan.

Jika diperlukan, peserta sudah menyiapkan laporan, kertas kerja, atau dokumen tertulis lain, selambat-lambatnya dua jam sebelum rapat dimulai.

Seluruh proses rapat ditulis oleh notulis yang telah ditunjuk sebelumnya.
Sebelum rapat berakhir, pimpinan rapat membacakan kembali hasil-hasil keputusan
untuk memperoleh tanggapan peserta.

Jika peserta tidak sepakat, bisa diambil keputusan dengan cara voting.
Hasil-hasil keputusan rapat dibagikan kepada seluruh peserta selambat-lambatnya dua
puluh empat (24) jam setelah rapat.

Rapat Pelaksana Program

1. Lingkup Kewenangan

Rapat Pelaksana Program adalah forum pengambilan keputusan di tingkat Kejuruan
Pelaksana Program; dilaksanakan sekurang-kurangnya sekali dalam sebulan; wajib
dihadiri oleh Kejuruan dan Staf, dan apabila diperlukan bisa dihadiri Ketua, Juru Tulis
Balai, dan Staf lainnya yang relevan dengan topik bahasan; dipimpin oleh Kejuruan yang
mengundang.

Rapat Pelaksana Program membicarakan dan berwenang mengambil keputusan tentang
hal-hal yang berhubungan dengan pelaksanaan kegiatan dan tugas rutin masing-masing
Pelaksana Programi, terutama :

 Koordinasi di tingkat Pelaksana Program (Kejuruan).
 Pelaksanaan kegiatan.
 Penyesuaian budget.
 Berbagai hal yang berhubungan dengan bidang kerja masing-masing Pelaksana Program (Penghulu/Kejuruan).

2. Tatacara Pelaksanaan

Ureung Peutimang menyampaikan undangan atau pemberitahuan resmi selambat
lambatnya satu hari sebelum rapat bidang dilaksanakan.

Jika diperlukan, setiap peserta menyiapkan laporan, kertas kerja, atau dokumen tertulis
lain, selambat-lambatnya dua jam sebelum rapat dimulai.

Seluruh proses rapat ditulis oleh notulis yang telah ditunjuk sebelumnya.
Sebelum rapat berakhir, pimpinan rapat membacakan kembali hasil-hasil keputusan yang
telah ditetapkan untuk memperoleh tanggapan peserta.

Jika peserta tidak sepakat, dapat diambil keputusan dengan cara voting.
Hasil-hasil keputusan rapat dibagikan kepada seluruh peserta.

Rapat Teknis

1. Lingkup Kewenangan

Rapat teknis adalah forum pengambilan keputusan yang dilaksanakan kapan saja sesuai
kebutuhan; wajib dihadiri oleh pengundang beserta seluruh Staf yang terkait dengan
substansi yang akan dibahas; dan dipimpin oleh pemrakarsa (pengertian rapat teknis
sudah mencakup rapat redaksi Bulletin, rapat panitia, atau rapat-rapat khusus yang
tidak termasuk dalam jenis-jenis rapat di atas).

Rapat teknis mengambil keputusan tentang berbagai aspek teknis pelaksanaan kegiatan
sehari-hari.

2. Tatacara Pelaksanaan

Pemrakarsa menyiapkan undangan atau pemberitahuan resmi resmi selambat-lambatnya
satu hari sebelum rapat teknis dilaksanakan.
Jika diperlukan, bisa disiapkan terlebih dahulu rancangan acara, rancangan kegiatan dan
budget, kertas kerja, atau dokumen tertulis lain, selambat-lambatnya dua jam sebelum
rapat dimulai.

Seluruh proses rapat ditulis oleh notulis yang telah ditunjuk sebelumnya
Sebelum rapat berakhir, pimpinan rapat membacakan kembali hasil-hasil keputusan
untuk memperoleh tanggapan peserta.

Jika peserta tidak sepakat, bisa diambil keputusan dengan cara voting.
Hasil-hasil keputusan rapat dibagikan kepada seluruh peserta.

Apabila menyangkut urusan Penerbitan, maka rapat dilakukan dengan tatacara sebagai berikut :

Redaktur Pelaksana menyiapkan undangan resmi, rancangan/usulan penerbitan, bahan
dasar, naskah/artikel, majalah atau budget penerbitan, lalu menyampaikannya kepada
peserta selambat-lambatnya satu hari sebelum rapat teknis redaksi dilaksanakan.

Jika diperlukan, setiap peserta sudah menyiapkan tulisan/artikel sesuai penugasan
sebelumnya, selambat-lambatnya dua jam sebelum rapat dimulai.

Rapat redaksi dihadiri oleh Penanggung-jawab, Pemimpin Redaksi, Redaktur Pelaksana,
Staf Redaksi dan Dewan Redaksi; dipimpin oleh Redaktur Pelaksana (Redpel).

Fasal bab yang Ketiga
SISTEM PENDELEGASIAN KEWENANGAN

A. PENGERTIAN

Sistem pendelegasian kewenangan pada dasarnya adalah bagian yang integral dari sistem
pengambilan keputusan di dalam organisasi.
Pendelegasian adalah suatu tindakan (keputusan) memberikan kewenangan dan tanggung
jawab dari hirarkhi manajemen teratas (pimpinan) kepada hirarkhi dibawahnya (bawahan)
baik itu secara permanen maupun secara temporer.

B. PRINSIP DASAR

Prinsip desentralisasi : dalam arti bahwa pendelegasian kewenangan untuk jangka waktu
yang pendek maupun jangka panjang merupakan upaya pembagian kewenangan untuk
menghindarkan pemusatan kewenangan (sentralisasi) di tangan Sekretaris Pelaksana atau
pemegang otoritas tertinggi.

Prinsip kepercayaan dan tanggung-jawab : dalam arti bahwa pendelegasian kewenangan
selalu berimplikasi pada pengembangan kepercayaan diri dan tanggung-jawab penerima
kewenangan terhadap misi organisasi.

C. FUNGSI

Mendorong efisiensi pengelolaan sumber daya serta mengefektifkan pelaksanaan fungsi
pengambilan keputusan, koordinasi, dan komunikasi di dalam organisasi Balai Sastra
Samudera Pasai Menciptakan situasi yang bisa mendorong pemegang otoritas untuk
memperbaiki rasa percaya diri dan melatih Staf untuk mengambil inisiatif dan tanggung
jawab dalam pengelolaan organisasi.

D. PRASYARAT

Ada kejelasan tentang “wilayah” kewenangan yang hendak didelegasikan oleh pemegang
otoritas (ini bisa diukur dari pilihan alternatif tentang relasi antara kekuasan pimpinan
dengan kebebasan bawahan, seperti yang tercantum dalam Fasal Bab Ayat I E nombor 4).
Ada kesediaan Juru Tulis Balai/Sekretaris pelaksana dan para pemegang otoritas lainnya
untuk memberikan kebebasan kepada Staf untuk memilih metode penanganan atau
penyelesaian tugas yang didelegasikan.

Ada komunikasi yang terbuka antara pimpinan dan staf.
Pimpinan mampu menganalisis faktor-faktor penting seperti misi dan tujuan organisasi,
persyaratan-persyaratan tugas, dan kemampuan staf.
staf memiliki komitmen untuk melaksanakan tugas yang didelegasikan.
Ada sistem monitoring yang sistematis dan efektif untuk memantau pelaksanaan kewenangan
dan tugas-tugas yang didelegasikan.

E. PROSEDUR

Sekretaris Pelaksana atau pemegang otoritas lainnya memutuskan jenis-jenis kewenangan
dan tugas yang hendak didelegasikan; siapa yang layak mendapat pendelegasian; dan
tenggang waktu pendelegasian.

Apabila kewenangan yang didelegasikan menyangkut hal-hal yang memerlukan
pertimbangan dan atau keputusan rapat, maka Sekretaris Pelaksana atau pemegang otoritas di
bawahnya menyelenggarakan rapat sesuai lingkup dan kewenangan rapat.
Pemegang otoritas yang akan mendelegasikan kewenangan harus : (a) menentukan target
kerja, (b) menyiapkan sumber daya dan informasi yang memadai untuk melaksanakan tugas
yang didelegasikan, dan (c) membuka jalur komunikasi
Pelaksanaan tugas yang didelegasikan harus dimonitor, dan apabila diperlukan, pimpinan
ewaktu-waktu bisa melakukan campur tangan.

Fasal bab yang Keempat
SISTEM PERENCANAAN
MONITORING DAN EVALUASI (SPME)

A. PENGERTIAN UMUM

Sistem Perencanaan, Monitoring, dan Evaluasi (SPME) atau sering juga disebut Programing,
Monitoring and Evaluating System (PMES) adalah alat bagi manajemen Balai Sastra
Samudera Pasai untuk membantu merancang/merumuskan, mengorganisasikan, dan
mengarahkan pencapaian tujuan Balai Sastra Samudera Pasai.

SPME pada prinsipnya digunakan Balai Sastra Samudera Pasai untuk mengintegrasikan
fungsi-fungsi utama manajemen Balai Sastra Samudera Pasai, yaitu fungsi perencanaan,
fungsi koordinasi, pengendalian dan pengawasan, serta fungsi evaluasi.

B. PRINSIP DASAR

Prinsip partisipatoris : dalam arti bahwa pendekatan SPME dikembangkan dengan libatkan semua pihak di dalam organisasi Balai Sastra Samudera Pasai mulai dari Ketua Balai hingga Staf pada hirarkhi manajemen terbawah, bahkan seluruh elemen keorganisasian Balai Sastra Samudera Pasai seperti Diwan/Majelis Sastra, anggota, tim ahli/assistance serta kelompok – kelompok/komunitas sastra yang terlibat langsung dalam pelaksanaan program Balai Sastra Samudera Pasai.

Prinsip hirarkhis : dalam arti bahwa meskipun proses perencanaan sistemnya dilakukan
secara partisipatif, namun pada tahap pelaksanaan tetap mengandalkan adanya hirarkhi
otoritas keorganisasian sebagai pengendali sistem pengelolaan rencana, monitoring, dan
evaluasi.

C. FUNGSI

Fungsi sinergi : artinya pengelolaan SPME akan mendorong proses sinergi antar seluruh elemen organisasi dari tingkat pimpinan hingga bawahan, bahkan bisa melibatkan kelompok mitra atau konstituen Balai Sastra Samudera Pasai.
Fungsi edukasi : artinya pengelolaan SPME akan mendorong peningkatan kinerja organisasi (termasuk kinerja Staf) sekaligus sebagai sarana pendidikan dan pengembangan kesadaran idiologis tentang visi dan misi Balai Sastra Samudera Pasai.

D. PRASYARAT

Perencanaan secara umum memerlukan dukungan data dan informasi tentang : (a) situasi dan kondisi politik, sosial, ekonomi, hukum dan budaya, (b) tantangan dan peluang yang ada, (c) kelemahan dan potensi kekuatan sumber daya yang dimiliki Balai Sastra
Samudera Pasai, dan (c) hasil evaluasi yang sudah dilakukan sebelumnya.
Monitoring secara umum memerlukan dukungan data dan informasi tentang : (a) tahapan kegiatan yang telah dilaksanakan, (b) anggaran yang digunakan, (c) hasil-hasil yang telah dicapai, (d) bentuk penyimpangan dari rencana, serta (e) impact atau pengaruh kegiatan terhadap komunitas atau publik.
Evaluasi secara umum memerlukan dukungan data dan informasi tentang : (a) hasil-hasil yang dicapai, (b) dana dan sumber daya lainnya yang digunakan, (c) impak/dampak yang terjadi, dan atau (d) informasi lainnya yang sudah dirangkum dalam laporan monitoring.

E. PENGELOLAAN SPME

Perencanaan

1. Tujuan dan Fungsi Perencanaan

Tujuan : teridentifikasinya (1) masalah dasar yang dihadapi, (2) tujuan serta hasil-hasil yang hendak dicapai, (3) peluang dan potensi kemampuan yang dapat dimanfaatkan, serta (4) sumber daya yang harus digunakan melaksanakan misi atau tujuan Balai Sastra

Samudera Pasai Fungsi : (1) membantu para pengurus Balai Sastra Samudera Pasai dan para anggota/ Sastrawan yang telah bergabung dengan Balai Sastra Samudera Pasai untuk menyesuaikan diri dengan perubahan-perubahan lingkungan atau situasi dan kondisi, (2) memungkinkan para pimpinan atau manajemen untuk mengarahkan dan mengkoordinasi seluruh kerja pada semua tingkatan keorganisasian Balai SastraSamudera Pasai.

2. Jenis Perencanaan

Perencanaan strategis (strategic planing), yaitu perencanaan program jangka panjang (tiga atau enam tahunan) yang dirancang untuk memenuhi tujuan Balai Sastra Samudera Pasai dalam jangka panjang.
Perencanaan operasional/perencaan aksi (action planing), yaitu perencanaan kegiatan yang berfungsi menguraikan secara terperinci bagaimana rencana strategis akan dicapai secara bertahap dalam setahun, enam bulan atau satu bulan.
Perencanaan proyek (project planing), yaitu perencanan kegiatan sekali pakai yang berfungsi mewadahi kegiatan yang tidak diprogramkan sebelumnya atau tidak diuraikan secara deteil di dalam action plan..
Perencanaan tetap (standing planing), yaitu perencanaan prosedur kerja atau kebijakan organisasi yang digunakan sebagai dasar pengelolaan kegiatan keorganisasian sehari-hari (misalnya Statuta, Job Discription, Standart Operating Procedures dan Peraturan Kerja).

Siklus Perencanaan

Perencanaan strategis dilaksanakan setiap tiga tahun atau pada saat Kongres Balai Sastra Samudera Pasai.
Perencanaan strategis bisa direvisi atau di-up date pada setiap Rapat Kerja atau programing yang dilaksanakan khusus untuk kebutuhan penyusunan strategi program bersama.
Perencanaan aksi dilaksanakan pada saat Program akan diimplementasikan dan disempurnakan pada saat Rapat Kerja Balai Sastra Samudera Pasai .
Perencanaan tahunan dijabarkan oleh Balai SastraSamudera Pasai ke dalam rencana enam bulanan yang dibahas di forum Rapat Kerja Evaluasi Balai Sastra Samudera Pasai pada setiap bulan Mei dan bulan Desember.
Perencanaan enam-bulanan dijabarkan oleh Kejuruan Balai Sastra
Samudera Pasai ke dalam rencana kerja satu bulan yang dibahas pada setiap minggu keempat.
Perencanaan proyek dan perencanaan tetap disesuaikan dengan kebutuhan.

4. Kriteria dan Format Perencanaan

Kriteria untuk sebuah rencana program yang baik secara umum mencakup aspek-aspek sebagai berikut : (1) relevan, (2) spesifik, (3) bisa diukur, (4) bisa dicapai, (5) realistis, (6) ada batas waktu, dan (7) partisipatif.
Format strategic plan dikembangkan dengan menggunakan pendekatan logical frame work (LFW) yang mengandung undur-unsur sebagai berikut : (1) visi-misi atau tujuan jangka panjang atau juga disebut goal, (2) hasil jangka panjang atau juga disebut impact/dampak, (3) tujuan jangka menengah atau juga disebut purpose, (4) hasil jangka menengah atau out comes atau sering juga disebut sebagai tujuan program, (5) masukan sumberdaya atau input, (6) keluaran atau output, (7) indikator keberhasilan, (8) asumsi atau resiko, (9) sumber verifikasi, (10) perikiraan anggaran atau budget, serta (11) perkiraan waktu
Format action plan sekurang-kurangnya harus mencakup : (1) tujuan satu tahun , (2) hasil untuk satu tahun, (3) jenis kegiatan/langkah-langkah atau tahapan kegiatan, (4) hasil dari setiap kegiatan, (5) indikator keberhasilan, (6) budgeting atau rincian anggaran, (7) jadual kegiatan, serta (8) pelaksana/penanggung atau pembagian tugas.
Format rencana program konsisten dengan format action plan.

5. Prosedur dan Metode Perencanaan

Jika yang dirumuskan adalah rencana strategis, rencana aksi, dan rencana tetap, maka proses penyunannya dilakukan dalam suautu forum rapat kerja atau lokakarya atau rapat staf (khusus rencana enam bulan dan rencana satu bulan di tingkat Balai Sastra Samudera Pasai).

Jika yang dirumuskan adalah rencana proyek, maka proses perumusannya dilakukan secara terbatas dalam rapat bidang atau rapat teknis.
Juru Tulis/Sekretaris membentuk suatu tim kerja (ad hoc) internal Balai Sastra
Samudera Pasai yang bertugas menyiapkan proses penyusunan strategic plan dan action plan.

Tim kerja (ad hoc) mengumpulkan data dan informasi yang diperlukan (lihat prasyarat perencanaan) dari bidang-bidang atau dari sumber lainnya.
Tim kerja (ad hoc) tersebut akan membantu Steering Committee Kongres dan Raker untuk menyiapkan substansi perencanaan (khusus perencanaan strategis dan rencana aksi satu tahun).

Untuk memudahkan proses perencanaan, tim kerja (ad hoc) bisa menyelenggarakan workshop perencanaan yang difasilitasi seorang fasilitator dari luar Balai Sastra Samudera Pasai.
Proses perencanaan akan menggunakan metode perencanaan Result Based Management (RBM) atau kombinasi metode lainnya yang ditentukan bersama dengan fasilitator.

Tanggungjawab pengawasan pengelolaan strategic plan, action plan, dan standing plan di tingkat Balai Sastra Samudera Pasai berada di tangan Juru Tulis/Sekretaris.
Tanggung-jawab pengelolaan teknis perencanaan di tingkat Balai Sastra Samudera Pasai dilakukan oleh Kepala Divisi PME.

Tanggung-jawab pengelolaan project plan ada di tangan para Manager Program
Setiap rumusan hasil perencanaan didokumentasikan dan dibagi-bagikan kepada semua penanggung-jawab selambat-lambatnya 1 (satu) bulan setelah pertemuan.

Monitoring

1. Tujuan dan Fungsi Monitoring

Tujuan monitoring adalah tersedianya informasi yang teratur tentang : (1) kualitas pelaksanaan kegiatan, (2) kinerja organisasi, dan (3) kinerja Staf/pelaksana.
Fungsi monitoring adalah : (1) mengidentifikasi masalah, (2) mengukur sejauhmana kegiatan dilaksanakan sesuai rencana, (3) sejauhmana prosedur ditempuh dengan benar atau konsisten, (4) membandingkan pelaksanaan kegiatan dengan sarana atau fasilitas dan biaya yang terpakai, (5) mengukur perkembangaan kinerja organisasi dan kinerja staf, serta (6) mengukur dampak yang terjadi (apabila ada kegiatan yang menunjukkan dampak segera).

2. Jenis dan Model Pendekatan Monitoring

Field Monitoring: dilakukan secara langsung di lapangan kepada yang ditunjuk untuk
melaksanakan monitoring lapangan. Pendekatan yang dilakukan bisa berbentuk
kunjungan supervisial maupun dengan cara monitoring bersama (partisipatif) kepada
yang di tunjuk untuk melaksanakan monitoring lapangan dengan kelompok-kelompok
masyarakat yang dilayani atau pihak-pihak yang terlibat di dalam pelaksanaan
program. Bisa juga dilakukan dengan cara menginterview sumber tertentu yang
relevan.

Indirect Monitoring: dilakukan secara tidak langsung Kepada yang ditunjuk untuk
melakukan monitoring non lapangan. Pendekatan yang dilakukan bisa berbentuk
analisis atas hasisl-hasil laporan kegiatan yang disusun oleh pelaksanana kegiatan
maupun pihak lain yang menerima manfaat dari pelaksanaan kegiatan.
Special Monitoring: adalah monitoring yang dilakukan berdasarkan tema atau bidang
tertentu seperti monitoring asset, pendidikan rakyat, kampanye, analisis media,
perkembangan kinerja staf, yang dilakukan di lapangan maupun tidak.
Performance Monitoring : adalah monitoring yang dilakukan berdasarkan kinerja kerja
gerakan, program atau kegiatan pada unsur Balai Sastra Samudera Pasai melalui
pengamatan dokumen
program serta informasi dan komunikasi dengan komponen Balai Sastra Samudera Pasai

3. Siklus dan Pelaporan Hasil Monitoring

Monitoring lapangan (field monitoring) wajib dilakukan sesuai kebutuhan, dan hasilnya
dilaporkan secara tertulis setiap bulan.
Monitoring non lapangan (indirect monitoring) dilakukan setiap bulan, dan hasilnya
dilaporkan secara tertulis setiap bulan pada saat rapat monitoring dan perencanaan
Monitoring Kinerja ( Performance monitoring) dilakukan setiap bulan, dan hasilnya
dilaporkan pada setiap rapat pimpinan.
Monitoring Khusus (special monitoring) dilakukan berdasarkan tema-tema yang
membutuhkan perhatian khusus terkait dengan strategi gerakan Balai Sastra Samudra
Pasai

4. Kriteria Monitoring

Kriteria laporan monitoring yang baik secara umum setidaknnya harus mencakup unsure
unsur sebagai berikut : (1) partisipatif, (2) terbuka dan obyektif, (3) jelas waktu dan
periode pelaporan, (4) ada kaitan dengan strategic plan atau action plan dan budget serta
(5) keberhasilannya bisa dinilai secara obyektif.
Format laporan monitoring program/kegiatan harus mencakup unsur-unsur sebagai
berikut: (1) nama program, (2) bulan dan tanggal pelaporan, (3) penanggung-jawab
kegiatan, (4) jenis kegiatan, (5) target atau hasil yang ditetapkan, (6) hasil nyata yang
dicapai, (7) reaksi pihak luar atau dampak kegiatan, jika hal itu menyangkut kegiatan
yang bisa langsung diukur dampaknya, (8) keterangan tentang keberhasilan dan
kegagalan/penyimpangan, (9), anggaran yang terpakai, (10) aseet apabila memang
ada penggunaan aseet, (11) perkembangan eksternal atau isu-isu penting di dalam
pelaksanaan kegiatan yang perlu segera direspon, dan (12) kondisi sosial, politik dan
budaya yang berpengaruh secara timbal-balik dengan program/kegiatan yang
dilaksanakan selama tiga bulan, serta (13) rekomendasi untuk rencana selanjutnya.
Format monitoring kinerja harus mencakup unsur-unsur sebagai berikut: (1) bulan dan
tanggal pelaporan, (2) pembuat laporan, (3) jumlah kehadiran dan jam kerja, (4) jenis
kegiatan yang berhasil dilaksanakan atau gagal berdasarkan job description, (5) jenis
kegiatan yang berhasil dilaksanakan atau gagal berdasarkan penugasan khusus, serta
(6) jumlah dan jenis pelanggaran serta sanksi yang diberikan berdasarkan peraturan
kerja.
Format monitoring asset harus mencakup unsur-unsur sebagai berikut: (1) tanggal dan
bulan pelaporan, (2) pembuat laporan, (3) jumlah asset yang digunakan baik asset
lancar maupun tetap, (4) lama penggunaan, (5) kondisi aseet apakah rusak atau baik,
(6) jumlah asset yang tersisa, (7) pengguna atau pemakai asset, serta (8) rekomendasi

4. Prosedur Monitoring

Ureung Peutimang PME menyiapkan format pelaporan dan membagikan kepada yang
ditunjuk untuk melaksanakan monitoring.
Staf pelaksana kegiatan mengisi formulir dengan menggunakan sistem paparan pointers
maksimal 7 kata kunci per-item, lalu menyerahkannya kepada Manajer masing
masing.
Laporan monitoring dibahas di dalam rapat Pelaksana Program, dan hasilnya dibahas di
dalam rapat monitoring dan perencanaan bulanan
Hasil-hasil monitoring kegiatan di tingkat Balai Sastra Samudera Pasai diolah secara reguler oleh PME dan dimasukkan ke dalam sistem data based Balai Sastra Samudera Pasai.

Proses monitoring dilakukan dengan cara : (1) membandingkan rencana dengan kegiatan\
yang telah dilaksanakan, (2) mengamati impak, apabila ada impak yang bersifat segera,
(3) mengukur bukti-bukti keberhasilan, (4) mengundang respon mitra yang terlibat, dan
(5) memantau pemberitaan media massa.
Pembahasan hasil-hasil monitoring bulanan dilakukan dalam rapat Bulanan.
Jika laporan hasil monitoring menunjukkan penyimpangan yang disertai permintaan
dukungan untuk kelancaran kegiatan, maka forum rapat bisa mengusulkan atau
memutuskan penyelarasan dan dukungan.

Laporan monitoring bulanan diolah dan diarsipkan Juru Tulis PME, lalu dijadikan: (1) bahan dasar penilaian kinerja staf, (2) sebagai bahan bahasan di dalam rapat pimpinan atau rapat staf, (3) sebagai bahan dasar pembuatan laporan ke Diwan/Majelis Sastra Samudera Pasai atau Musyawarat Balai Sastra Samudera Pasai, serta (4) sebagai bahan dasar untuk pembuatan media kampanye dan pendidikan.

Evaluasi

1. Tujuan dan Fungsi Evaluasi

Tujuan evaluasi adalah tersedianya informasi yang cukup tentang kondisi eksternal
sebelumnya dibandingkan dengan kondisi setelah program dilaksanakan
Fungsi evaluasi adalah mengukur: (1) sejauhmana rencana telah berhasil dilaksanakan
untuk mencapai tujuan, (2) apakah rencana layak atau tidak, (3) adakah faktor-faktor
eksternal yang sangat mempengaruhi pelaksanaan rencana, (4) kinerja lembaga dan
staf/pelaksana, dan (6) mengukur impak atau dampak kegiatan terhadap kondisi obyektif.

2. Jenis dan Siklus Evaluasi

Evaluasi tahunan (Annual Evaluation) : dilakukan setiap tiga tahun menjelang Kongres
(khusus evaluasi eksternal); setiap tiga tahun pada saat Rapat Tiga Tahunanan; dan setiap
satu tahun (pada saat Pertemuan Diwan/Majelis Sastra Samudra Pasai).
Evaluasi enam bulanan (Mid Year Evaluation): dilakukan secara khusus dalam rapat kerja Balai Sastra Samudera Pasai (setiap pertengahan dan akhir tahun).
Evaluasi proyek/kegiatan: dilakukan dalam rapat-rapat Pelaksana Program atau rapat
teknis setelah suatu proyek/kegiatan selesai.
Evaluasi kinerja: dilakukan secara khusus setiap enam bulan (pada pertengahan dan akhir
tahun).

3. Bentuk Evaluasi

Evaluasi partisipatif : melibatkan semua pihak yang terlibat baik seluruh komponen Balai Sastra Samudera Pasai sebagai pelaksana program para anggota/sastrawan, maupun masyarakat selaku penerima manfaat program Balai Sastra Samudera Pasai
Evaluasi eksternal: dilakukan dengan menggunakan pihak luar (konsultan) dan ditujukan untuk: (1) melihat kinerja Balai Sastra Samudera Pasai atau (2) untuk memenuhi persyaratan pihak donor.

4. Format dan Kriteria Evaluasi

Format evaluasi program harus menggambarkan: (1) perbandingan antara kondisi eksternal setelah pelaksanaan program dengan kondisi eksternal sebelumnya, (2) kemajuan yang nampak dibanding program sebelumnya, (3) apakah perbandingan tersebut menunjukkan kemajuan dibandingkan pelaksanaan sebelumnya atau (4) apakah perubahan yang terjadi memiliki hubungan kausalitas dengan program yang telah dilakukan, (5) apakah hasil yang diperoleh sesuai dengan tujuan, (6) apakah kegitan relevan dengan masalah yang dihadapi, (7) apa impaknya terhadap masyarakat, (8) bagaimana akuntabilitas keuangan dan akuntabilitas waktu, (9) apa implikasinya bagi perbaikan kinerja, dan (10) apa rekomendasi bagi rencana berikutnya.
Format evaluasi kinerja staf harus menggambarkan: (1) beban kerja yang dimiliki orang per-orang sebagaimana yang tertuang dalam job description, (2) waktu dan biaya yang telah digunakan, dan (3) pekerjaan yang dihasilkan secara faktual oleh setiap orang.
Kriteria evaluasi harus mencakup hal-hal sebagai berikut: (1) dilakukan secara partisipatif, (2) konsisten dengan visi, misi, rencana sebelumnya, Statuta atau ketentuan lainnya di dalam organisasi, dan (3) didasarkan pada ukuran-ukuran atau indikator keberhasilan yang jelas.

5. Prosedur

Menteri Pengwasan PME menyiapkan bahan-bahan dasar evaluasi: 1) rencana kegiatan, 2) laporan hasil monitoring dan dokumen atau informasi yang relevan.
Apabila diperlukan, Sekretaris Pelaksana bisa menggunakan jasa evaluator dari luar untuk membantu melakukan evaluasi khusus.

Sekretaris Pelaksana menyelenggarakan rapat kerja untuk mengevaluasi Kerangka Kerja tiga tahunan dan tahunan untuk melakukan evaluasi tengah tahunan.
Jika yang dilakukan adalah evaluasi kinerja staf, maka Juru Tulis/Sekretaris meminta Kejuruahn/Manager PME untuk menyiapkan bahan-bahan evaluasi, termasuk hasil-hasil monitoring kinerja, lalu menyelenggarakan rapat pimpinan untuk melakukan evaluasi terhadap kinerja Staf atau meminta konsultan untuk melakukan evaluasi khusus.
Jika yang dilakukan adalah evaluasi proyek/kegiatan, maka Sekretaris Pelaksana atau Manager menyelenggarakan rapat staf atau rapat teknis.

Proses evaluasi dilakukan dengan cara membandingkan indikator capaian Kerangka kerja dan rencana kerja tahunan dengan: (1) Realisasi capaian pada saat evaluasi dilaksanakan, (2) respon mitra dan target yang terlibat, (3) hasil pemantauan media massa, serta (4) hasil analisis terhadap implikasi program bagi kinerja.
Seluruh hasil evaluasi disusun oleh PME dalam suatu laporan evaluasi yang bisa dijadikan masukan untuk penyusunan program lanjutan atau sebagai bahan dasar untuk publikasi, kehumasan, dan penyusunan laporan tahunan.

Hasil evaluasi diolah oleh PME lalu diserahkan kepada Sekretaris Pelaksana untuk menjadi menjadi bahan penilaian atau pengambilan keputusan tentang : kinerja Staf, sanksi, promosi, reward, pengembangan sumber daya, dan pemutusan atau perpanjangan kontrak kerja.

Bagian Kelima
SISTEM PENGELOLAAN KEUANGAN

A. PENGERTIAN

1. Pengelolaan keuangan adalah tindakan administratif yang berhubungan dengan kegiatan perencanaan anggaran, penyimpanan, penggunaan, pencatatan, pengawasan dan pengendalian keluar-masuknya uang/dana organisasi.
2 Pengawasan atau pengendalian pengelolaan keuangan Balai Sastra Samudera Pasai dilakukan dengan menggunakan pendekatan internal audit dan otorisasi pengambilan keputusan di bidang keuangan

B. PRINSIP DASAR

Pengelolaan keuangan dilakukan dengan mengutamakan prinsip keterbukaan, dalam arti semua komponen Balai Sastra Samudera Pasai berhak untuk meminta informasi tentang posisi keuangan dan tatacara pengelolaannya.

C. PROSEDUR

Alokasi Umum Dana Program

1. Perencanaan umum pembiayaan dilakukan berdasarkan perencanaan program (strategic plan dan action plan) atau rencana kerja/rencana tiga bulanan yang telah disetujui Ketua Balai. Atas dasar rencana umum pembiayaan tahunan dan rencana umum pembiayaan tiga bulanan yang sudah disetujui Ketua, Juru Tulis/Sekretaris menentukan alokasi pembiayaan bulanan di tingkat Balai Sastra Samudera Pasai.
2. Berdasarkan rencana umum pembiayaan bulanan yang telah disetujui Sekretaris Pelaksana, para Kejuruan/Manager Program menentukan rencana alokasi pembiayaan mingguan atau pembiayaan harian berdasarkan kebutuhan.
3. Jika terjadi perubahan realisasi pemasukan uang dari donor maupun karena ada faktor kebutuhan tidak terelakkan, yang berimplikasi pada rencana umum pembiayaan, maka pemegang otoritas bisa menyelenggarakan rapat pimpinan untuk menyesuaikan rencana alokasi dana program dengan rumusan program yang telah ditetapkan.

Pengelolaan Uang Masuk-Keluar

Prosedur pemasukan uang ke bank penyimpan maupun kas kantor secara umum dilakukan dengan cara sebagai berikut :

a) Kasir menyiapkan formulir bukti penerimaan bank dan bukti penerimaan kas
b) Sekretaris Pelaksana dan Manager Program membubuhkan tanda-tangan dalam formulir yang sudah diisi sebagai bukti persetujuan pemasukan uang ke bank (catatan : prinsip ini berlaku juga untuk pemasukan uang dari bank ke kas operasional dan atau petty cash).
c) Kasir mencatatnya dalam buku penerimaan bank dan buku penerimaan kas

Prosedur pengeluaran uang untuk pembiayaan kegiatan operasional harian secara umum dilakukan dengan cara sebagai berikut :

a) Kasir menyiapkan formulir permintaan uang sesuai kebutuhan.
b) Pemohon atau pengguna uang mengisi formulir permintaan uang muka yang disetujui oleh masing-masing Kejuruan/Manager Program, Juru Tulis/Sekretaris.
c) Atas dasar permintaan yang sudah disetujui pemegang otoritas, Kasir menyiapkan cek atau bilyet giro untuk ditanda-tangani oleh Ketua dan Juru Tulis/Sekretaris.
d) Kasir mencairkan cek atau bilyet giro dan dimasukkan hasil pencairan tersebut ke kas operasional dan kas kecil seperti prosedur pada angka 1 b (pemasukan uang).
e) Pembayaran uang dilakukan oleh kasir kepada pemohon sesuai jumlah permintaan uang muka yang telah disetujui oleh masing-masing pemegang otoritas.
f) Pembayaran biaya rutin seperti transpor dan konsumsi harian atau pengeluaran harian sampai dengan batas Rp 200.000 (dua ratus ribu rupiah) dikeluarkan dari petty cash.
g) Setiap transaksi dibuktikan dengan formulir bukti pengeluaran kas yang ditanda-tangani oleh kasir, penerima uang, pembukuan, dan disetujui/ditanda-tangani Manager Keuangan
h) Jika menyangkut pembayaran yang memerlukan bukti pendukung, maka penerima uang wajib menyerahkan Bukti Pendukung Ekstern (BPE) berupa bon atau kuitansi yang berasal dari pihak ekstern paling lambat dua minggu setelah kegiatan dilaksanakan. Jika yang bersangkutan belum menyerahkan bukti penggunaan dana maka yang bersangkutan belum diperbolehkan mengajukan permintaan dana lagi.

Pengelolaan pembukuan seluruh transaksi pemasukan dan pengeluaran dana dilakukan oleh Staf akuntansi dengan cara sebagai berikut :

a) Menyiapkan rekonsiliasi bank secara rutin
b) Meminta laporan keuangan dari kasir setiap minggu yang harus dilaporkan di setiap rapat koordinasi
c) Memeriksa keabsahan dokumen pembukuan dan mengarsipkannya secara sistematis
d) Menyiapkan jurnal-jurnal penyesuaian
e) Melaksanakan pembukuan transaksi sesuai standar akuntansi yang baku
f) Membuat laporan posisi keuangan yang harus dilaporkan pada monitoring dan perencanaan (laporan cashflow, laporan per-funding, laporan petty cash serta laporan tiga bulanan dan laporan semester).

Pengelolaan Dana Cadangan

Dana cadangan khusus adalah dana Balai Sastra Samudera Pasai yang dikumpulkan/ dihimpun untuk maksud dan tujuan khusus, yaitu: (a) persiapan kemandirian lembaga, (b) pengembangan SDM/pengadaan gedung/investasi, (c) menutupi defisit anggaran, dan (d) cadangan jangka panjang. Pengelolaannya akan ditentukan kemudian berdasarkan Keputusan Ketua dan Juru Tulis/Sekretaris.
Dana cadangan bersumber pada : (a) sumbangan masyarakat umum, (b) sumbangan para relawan, (c) pendapatan penjualan buku, suvenir dan jasa lainnya, serta (e) kegiatan fund raising.
Prosedur pengelolaan dana cadangan khusus (uang masuk dan keluar) dilakukan sesuai ketentuan dalam pengelolaan dana program.

Pengelolaan Dana Kesejahteraan

Dana kesejahteraan adalah dana Balai Sastra Samudera Pasai yang dikumpulkan/dihimpun untuk maksud dan tujuan tertentu, yaitu: (a) pinjaman Staf, (b) peningkatan kesejahteraan, dan (c) bantuan untuk kesehatan, kedukaan dan staff yang menikah.
Dana kesejahteraan dikumpulkan dari: (a) penghasilan staf yang didapat dari pelaksanaan program Balai Sastra Samudera Pasai, misalnya honor sebagai pemakalah/pembicara/nara-sumber (10 %), (b) komisi atau potongan discount yang diberikan oleh pihak hotel, restoran dan biro perjalanan yang berhubungan pelaksanaan program, serta (c) dana yang diperoleh dari dana penggantian fasilitas kantor untuk keperluan pribadi (telpon, kendaraan, dll).
Prosedur pengelolaan dana kesejahteran (uang masuk dan keluar) dilakukan sesuai ketentuan dalam pengelolaan dana program.

Pengelolaan Pinjaman Staf

Setiap Staf Balai Sastra
1. Samudera Pasai dimungkinkan mengajukan dua jenis pinjaman, yakni pinjaman insidentil (kasbon) dan pinjaman jangka panjang.
2. Jumlah pinjaman jangka panjang maksimal sebesar 50% dari total gaji selama setahun, dan pengembaliannya bisa dicicil paling lama dalam dua tahun.
3. Pinjaman insidentil (kas bon) bisa diajukan setiap bulan, dengan jumlah maksimal 50% dari total gaji sebulan, dan pelunasannya diperhitungkan langsung oleh kasir pada saat pembayaran gaji pada bulan pemimjaman.
4. Pinjaman jangka panjang hanya bisa dikeluarkan/dibayarkan atas persetujuan Sekretaris Pelaksana, sedangkan pinjaman berbentuk kas bon cukup dengan persetujuan Kejuruan /Manajer Keuangan dan Manager Program.
5. Prosedur pengelolaan dana pinjaman Staf (uang masuk dan keluar) dilakukan sesuai ketentuan dalam pengelolaan dana cadangan khusus.
Staff yang mengundurkan diri atau yang tidak diperpanjang lagi masa kontraknya, dan masih mempunyai hutang kepada Balai Sastra
6. Samudera Pasai, diwajibkan untuk membayar hutangnya sebelum berhenti. Apabila yang bersangkutan tidak mampu melunasi pada saat berhenti, yang bersangkutan diberikan kelonggaran untuk membayar atau menyelesaikan hutang selambat-lambatnya dalam waktu tiga bulan.
7. Staf yang berhenti tetapi meminta penundaan pembayaran hutang wajib menandatangani surat pernyataan perjanjian pembayaran hutang, yang dibuat di atas kertas bermeterai dan ditanda-tangani oleh Juru Tulis/Sekretaris dan staff yang bersangkutan.

Biaya Pemakaian Telepon Genggam

Staf Balai Sastra
1. Samudera Pasai yang diusulkan oleh Kejuruan Manager Program berhak dimungkinkan untuk memperoleh biaya pemakaian telepon genggam.
Balai Sastra Samudera Pasai hanya akan mengganti biaya pemakaian telepon genggam yang digunakan untuk kepentingan dinas.
2. Sisa alokasi dana telepon (HP) dimasukkan ke dalam pembukuan dana rutin.

Fasal bab yang Keenam
SISTEM PENGADAAN DAN PEMELIHARAAN BARANG

A. PENGERTIAN

Pengadaan barang adalah tindakan pembelian barang keperluan kantor baik itu aktiva tetap (gedung, furnitur, kendaraan, perangkat komputer, sound system dan peralatan elektronik lainnya) maupun aktiva lancar (perlengkapan ATK, buku-buku bacaan, asesoris, dan perlengkapan rumah tangga) yang dilakukan secara sistematis, terencana dan terlegitimasi.
Yang dimaksud dengan pemeliharaan adalah tindakan: (a) registrasi/pencatatan, (b) pengawasan penggunaan, dan (c) perbaikan atau perawatan kondisi barang.

B. PRINSIP DASAR

Proses pengadaan barang dilakukan secara transparan, dalam arti dilakukan secara terbuka sejak tahap perencanaan maupun pada tahap penyeleksian supplier dan pembelian/pembayaran.
Pengambilan keputusan pengadaan barang dilakukan atas dasar manfaat atau fungsi barang dalam pelaksanaan program, dan oleh karena perlu melibatkan sebanyak mungkin Staf yang terkait dengan manfaat barang.
Pembelian barang harus bisa dibuktikan dengan jelas, dalam arti harus didukung dengan bukti-bukti yang sah.
Pemeliharaan barang dilakukan atas dasar pertimbangan efisiensi dan efektifitas penggunaan barang.
Peminjaman barang/aktiva hanya bisa dilakukan apabila benar-benar penting dan pada saat yang bersamaan aktiva barang/tersebut tidak digunakan untuk kepentingan dinas.

C. KRITERIA PENGADAAN

Pengadaan barang merupakan bagian dari program atau rencana lainnya yang sudah diputuskan dalam rapat.
Benar-benar memiliki kualitas/mutu yang baik dan berfungsi atau bermanfaat untuk pelaksanaan program/kegiatan.
Harganya lebih murah dibanding barang sejenis (pembelian barang yang berharga lebih tinggi hanya dilakukan dengan pertimbangan soal mutu, kelangkaan, dan kebutuhan yang sangat mendesak).
Pemeliharaannya lebih mudah (memiliki garansi, suku cadang maupun ahli dan tempat pemeliharaan mudah dijangkau).

D. PROSEDUR

Pengadaan Barang/Aktiva

Kebutuhan pengadaan barang dituangkan di dalam rencana operasional tahunan atau rencana kegiatan tiga bulanan.
Setiap akhir bulan, para Kejuruan./Manajer membuat usul pengadaan barang atau aktiva lancar dan aktiva tetap untuk dibahas dan diputuskan dalam rapat.
Atas dasar hasil keputusan rapat, Kepala Rumah Tangga Balai/Manajer Kantor menyeleksi supplier berdasarkan kriteria pengadaan seperti yang dimaksud dalam Bagian Keenam C.
Atas dasar hasil keputusan rapat, Manajer Kantor atau Staf tertentu yang ditunjuk, melakukan pembelian aktiva tetap dengan cara-cara atau tahapan sebagai berikut :

Meminta Surat Permintaan Pembelian (SPP) yang telah dibuat oleh manager yang memerlukan barang.
Menyeleksi supplier dan mengisi perkiraan harga beli pada formulir SPP, lalu meminta pertimbangan/persetujuan/disposisi Sekretaris Pelaksana.
Berdasarkan disposisi Direktur atau Deputi Direktur, menyiapkan order pembelian atau Surat Permintaan Penawaran Harga (SPPH) kepada minmal 3 supplier dan meminta Direktur atau Deputi Direktur untuk menanda-tanganinya.
Menyerahkan SPPH kepada supplier serta lembar kedua SPPH dan SPP kepada Staf akuntansi sebagai bukti untuk pembukuan.
Menerima Penawaran Harga (PH) dari supplier dan menyerahkannya kepada Juru Tulis/Sekretaris untuk menentukan supplier mana yang lebih menguntungkan Balai Sastra Samudera Pasai Memproses pembayaran barang sesuai prosedur pengeluaran uang seperti yang diatur pada Bagian Kelima.
Menerima barang dan memeriksa kuantitas dan kualitas sesuai spesifikasi barang yang diminta, serta memeriksa keabsahan bukti-bukti pendukung.

Seluruh barang/aktiva lancar dan aktiva tetap yang telah diterima, langsung digunakan atau disimpan di bawah pengawasan :

Staf Rumah Tangga: khusus barang/aktiva lancar kerumah-tanggaan yang berbentuk piring, gelas, sendok, kompor, mebeler dll.
Staf Rumah Tangga: khusus aktiva tetap yang berbentuk mobil dan sepeda motor.
Staf Administrasi: khusus barang/aktiva lancar yang berbentuk ATK TV, kamera, handy cam, LD Projector, Slide Projector, notebook atau laptop dan peralatan elektronik lainnya.
Staf Kepustakaan: khusus barang/aktiva yang berbentuk buku-buku atau bahan tercetak lainnya.

Seluruh dokumen pengadaan aktiva diserahkan kepada Staf akuntansi sebagai bukti untuk pembukuan dan dasar bagi penghitungan biaya pemeliharaan maupun nilai penyusutan aktiva tetap.

Pengendalian Penggunaan Barang/Aktiva

Permintaan pengunaan aktiva lancar diajukan oleh pemohon kepada Staf Sekretariat yang mengelola aktiva lancar dengan cara mengisi formulir permintaan aktiva lancar.
Permintaan penggunaan aktiva tetap seperti mobil, sepeda motor, TV, kamera, handy cam, LD Projector, Slide Projector, notebook atau laptop, dan notebook atau laptop (barang/ aktiva tetap) untuk kepentingan dinas harus diberitahukan terlebih dengan cara mengisi formulir peminjaman barang.
Atas dasar formulir permintaan barang yang sudah disetujui Kepala Rumah Tangga Balai/Kepala Manager kantor, Staf yang bertugas menyimpan aktiva lancar dan aktiva tetap (lihat angka 5 a s/d e pada bagian Pengadaan Barang/Aktiva) mengeluarkan atau menyerahkan barang kepada pemohon, lalu mencatat setiap pengeluaran tersebut secara rutin dan sistematis.
Manager Kantor melakukan pengawasan secara rutin agar penggunaan aktiva lancar dilakukan secara efisien atau tidak boros.

Pemeliharaan Barang/Aktiva Tetap

Manager kantor membuat daftar inventaris aktiva tetap berdasarkan bukti-bukti atau dokumen pengadaan aktiva tetap, dan secara rutin melakukan penghitungan biaya pemeliharaan maupun nilai penyusutan aktiva tetap.
Permintaan pemeliharaan/perbaikan/perawatan aktiva tetap diajukan oleh pemohon kepada Manager kantor dengan cara mengisi formulir permintaan perbaikan/ pemeliharaan aktiva tetap.
Atas dasar formulir permintaan tersebut, Kepala Rumah Tangga Balai/Manager Kantor memberikan persetujuan pengeluaran biaya pemeliharaan.
Apabila pemeliharaan/perawatan memerlukan biaya yang sangat besar atau sangat mempengaruhi alokasi dana pembiayaan bulanan, maka permintaan tersebut perlu dibahas di dalam rapat pimpinan.
Untuk kepentingan pemeliharaan barang/aktiva tetap, maka kendaraan Balai Sastra
Samudera Pasai hanya boleh disupiri oleh orang benar-benar memahami seluk-beluk ilumu kenderaan (otomotif). Penggunaan sopir lain hanya dimungkinkan apabila sopir tetap berhalangan.
Kendaraan Balai Sastr Samudera Pasai tidak boleh digunakan untuk kepentingan atau kegiatan yang bisa merusak nama baik Balai Sastra Samudera Pasai
Bukti-bukti berupa bekas barang rusak atau bukti pengeluaran/pembayaran pemeliharaaan diserahkan kepada Manager kantor menjadi bukti pembukuan.
Proses pengeluaran dana pemeliharaan/perawatan dilakukan sesuai dengan prosedur pengelelolaan uang masuk-keluar.

Peminjaman Barang/Aktiva Tetap

Permintaan peminjaman mobil, sepeda motor, TV, kamera, handycam, LDProjector, SlideProjector, notebook atau laptop, dan notebook atau laptop (barang/aktiva tetap) untuk kepentingan pribadi atau non dinas harus diajukan terlebih dahulu kepada Manajer Kantor dengan cara mengisi formulir peminjaman barang.

Atas dasar formulir peminjaman barang yang sudah disetujui Kepala Rumah Tangga Balai/Manager Kantor, Staf yang bertugas menyimpan atau mengawasi aktiva lancar (lihat angka 5 a s/d e pada bagian Pengadaan Barang/Aktiva) mengeluarkan atau meminjamkan barang kepada pemohon, lalu mencatat setiap peminjaman dan pengembaliannya secara rutin dan sistematis.

Persetujuan peminjaman barang/aktiva tetap dilakukan dengan mempertimbangkan dua hal : (1) kepentingan yang lebih mendesak, dan (2) siapa yang sudah terlebih dahulu mengajukan peminjaman.

Peminjaman khusus kendaraan hanya bisa dilakukan di luar hari kerja yaitu Sabtu dan Minggu, dan disertai dengan kewajiban mengisi bahan bakar
.
Apabila terjadi kerusakan/kehilangan, maka peminjam bertanggung-jawab atas penggantian biaya perbaikan atau penggantian kerusakan/kehilangan. Besar tanggungan atas kerusakan ditentukan kemudian secara bersama-sama.

Kepala Rumah Tangga Balai/Manager Kantor melakukan pengawasan secara rutin agar penggunaan dan peminjaman aktiva lancar dan aktiva tetap dilakukan secara efisien, tidak boros dan aman.

Bagian Ketujuh
SISTEM PEREKRUTAN
PROMOSI DAN ROTASI JABATAN

A. PRINSIP DASAR

Perekrutan, promosi dan rotasi jabatan dilakukan secara transparan/terbuka, dalam arti diketahui bahkan melibatkan semua pihak mulai dari tingkat perencanaan, seleksi dan penentuan/keputusan hasil.
Proses perekrutan, promosi, dan rotasi jabatan didasarkan pada pertimbangan terhadap kualitas intelektual, moral dan keahlian para calon Staf dan pemegang jabatan.

B. PRASYARAT

Ada jabatan lowong atau posisi yang harus segera diisi.
Ada calon-calon yang memenuhi kualifikasi atau memiliki kualitas yang memadai.
Ada dana dan fasilitas yang memadai untuk memenuhi kebutuhan perekrutan dan promosi jabatan.

C. PROSEDUR

Perekrutan

Kepala Rumah Tangga Balai/Manager Kantor menyiapkan rencana perekrutan berdasarkan usulan Sekretaris atau Kejuruan/Manager Program yang telah disetujui dalam rapat pimpinan.
Sekretaris Pelaksana membentuk tim perekrutan yang diketuai oleh Manager Kantor dan terdiri para Manager Program Terkait.
Tim merumuskan kriteria dan proses penerimaan calon berdasarkan job requirement atau job specification yang telah ditetapkan oleh Manager Program.
Proses penerimaan calon dilakukan melalui tahapan-tahapan sebagai berikut: (a) pengumuman, (b) pendaftaran, (c) seleksi administratif, (d) wawancara calon, (e) ujian tertulis, (f) dan jika dibutuhkan sewaktu-waktu dapat dilakukan psychotest, serta (g) pengumuman calon yang lulus.
Keputusan final tentang hasil calon yang dinyatakan lulus ditentukan dalam forum rapat pimpinan.

Promosi Jabatan

Promosi jabatan dilakukan atas dasar pertimbangan terhadap: (a) kebutuhan dan spesifikasi jabatan, (b) kebutuhan kaderisasi atau pengembangan kemampuan Staf, (c) prestasi kerja, (d) kepemimpinan, dan (e) integritas Staf yang dipromosikan.
`Proses promosi jabatan dilakukan melalui tahapan-tahapan sebagai berikut: (a) usulan pengisian jabatan tertentu, (b) penilaian kinerja, (c) rapat penetapan, dan (d) pengesahan jabatan melalui keputusan Sekretaris Pelaksana
Sekretaris Pelaksana melaksanakan rapat pimpinan untuk membahas dan memutuskan siapa yang harus dipromosikan untuk menduduki jabatan tertentu.
Kepala Rumah Tangga Balai/Manager kantor menyiapkan hasil penilaian kinerja Staf yang akan dipromosikan.

Fasal bab yang Kedelapan
SISTEM PERJALANAN DINAS

A. PENGERTIAN

Perjalanan dinas adalah kegiatan kunjungan ke suatu tempat untuk waktu tertentu, yang berhubungan dengan program kerja, dan memungkinkan ketidak-kehadiran Staf di dalam kantor pada saat jam kerja.
Perjalanan dinas dilakukan sebagai konsekuensi pelaksanaan program yang sudah ditetapkan, atau karena ada undangan dari pihak lain.

B. JENIS KEGIATAN

Kunjungan ke negeri lain diluar Samudra Pasai (Aceh Utara dan Kota Lhokseumawe).
Kunjungan lokasi pelatihan dan pendidikan , dan atau melakukan pertemuan-pertemuan dengan berbagai pihak yang terkait dengan kegiatan kususteraan.
Menghadiri pertemuan, seminar, lokakarya, diskusi, konperensi, pelatihan atau forum-forum lainnya, di dalam negeri maupun luar negeri.
Perjalanan lainnnya yang mendukung pencapaian program dan kegiatan Balai Sastra Samudera Pasai.

C. PROSEDUR

Ketentuan Umum

Setiap perjalanan dinas harus diketahui dan disetujui oleh Juru Tulis/Sekretarisatau sekurang-kurangnya oleh Kejuruan/Manager Program.
Rencana perjalanan dinas luar harus diinformasikan terlebih dahulu atau dijadualkan dalam rapat-rapat Staf dan dijelaskan tujuan, kepentingan, dan hasil yang diharapkan dari perjalanan tersebut.

Perjalanan mendadak yang tidak sempat dijadualkan atau dibahas di dalam rapat, hanya bisa dilakukan dengan seijin harus Juru Tulis/Sekretaris atau Kejuruan/Manager Program.
Perjalanan ke luar negeri, sejauh berhubungan dengan kegiatan kerja organisasi harus dibahas dalam rapat pimpinan; dan apabila perjalanan dibayai kantor, maka perjalanan akan diprioritaskan pada event yang benar-benar sangat strategis.

Siapa saja yang melakukan perjalanan dinas harus memberikan informasi sedini mungkin kepada Bendahara/Manajer Keuangan atau sekurang-kurangnya kepada kasir.
Siapa saja yang melakukan perjalanan dinas dianggap hadir atau masuk kantor.
Setiap staf yang akan melakukan perjalanan dinas akan memperoleh biaya perjalanan dinas (perdiem). Biaya perjalanan dinas keluar terutama untuk pos akomodasi dan transportasi dengan cara memberikan lumpsum dengan catatan hal ini dilakukan tidak untuk membebaskan pengguna dari memberikan bukti perjalanan yang sah.

Biaya perjalanan dinas sebesar Rp dua puluh lima ribu/dua puluh lima ribu rupiah per-hari; biaya penginapan sebesar Rp 100.000/ seratus ribu rupiah per-hari uang transpor transpor lokal di lokasi dengan jumlah yang disesuaikan dengan kebutuhan (diberikan dalam bentuk pinjaman uang muka).

Apabila pengundang menanggung seluruh biaya perjalanan mulai dari transpor, penginapan hingga perdiem, maka kantor tidak akan mengeluarkan biaya untuk perjalanan tersebut.

Biaya perjalanan dinas sebisa mungkin sudah harus diterima pada saat keberangkatan. Jika karena sesuatu dan lain hal ini tidak dapat dilakukan, maka enam hari setelah pengajuan dilakukan sudah harus diberikan.

Setiap menyelesaikan perjalanan dinas, yang bersangkutan harus menyerahkan laporan narasi selambat-lambatnya satu minggu, dan laporan keuangan yang disertai bukti-bukti pengeluaran uang selambat-lambatnya enam hari (apabila tidak membuat laporan, yang bersangkutan bisa diberikan sanksi).

Perjalanan Dinas dalam Kota

Perjalanan dinas di dalam kota atau di sekitar wilayah Samudra Pasai (Aceh Utara dan Kota Lhokseumawe akan mendapat penggantian uang transpor sesuai jumlah biaya yang riel dikeluarkan (dibayarkan dengan sistem reimburse).

Perjalanan Dinas Luar Kota/daerah

Perjalanan dinas ke luar kota akan memperoleh penggantian uang transpor, masing-masing : disesuaikan dengan kondisi keuangan lembaga.
Apabila perjalanan tersebut dilakukan/dibiayai pihak lain, maka yang bersangkutan tidak memperoleh penggantian uang transpor dan penginapan

Perjalanan Dinas Luar Negeri

Perjalanan dinas ke luar negeri akan memperoleh penggantian biaya pengurusan dokumen perjalanan (visa dan paspor), biaya fiskal dan penggantian biaya transpor lokal dari dan ke bandara berdasarkan kondisi keuangan Balai Sastra SamuderaPasai. (Bila tidak dibiayai oleh pihak pengundang).

Apabila perjalanan tersebut dilakukan/dibiayai pihak lain atau pengundang, maka yang bersangkutan tidak memperoleh penggantian uang transpor dan penginapan.

Fasal bab yang Kesembilan
SISTEM PELAPORAN KEGIATAN

A. PENGERTIAN

Pelaporan adalah alat manajemen dalam memantau proses pelaksanaan kegiatan dan hasil-hasil pelaksaaan program, yang berfungsi mengumpulkan informasi atau feedback untuk pengambilan keputusan.

Pelaporan adalah suatu alat untuk mengukur kemampuan atau kinerja organisasi maupun kinerja Staf dalam melaksanakan program dan kebijakan organisasi

B. PRINSIP DASAR

Pelaporan harus dilakukan secara jujur, faktual, dan memenuhi standar laporan yang telah ditentukan. Pelaporan harus memenuhi standar etik komunikasi Balai SastraSamudera Pasai yang terdiri dari Pembahasaan, Penyikapan, Pemahaman, Penerjemahan, Penyederhanaan dan Pencitraan.

C. KRITERIA

Memiliki kerangka logis, yaitu mengandung unsur-unsur: (a) penjelasan masalah, (b) Waktu pelaksanaan (c) Lokasi pelaksanaan, (d) Siapa yang terlibat/ikut serta, (e) mengapa demikian, (e) apa saja yang dilakukan dan bagaimana mengatasi hal-hal tidak terduga yang timbul, jika ada.

Sistematis yaitu memiliki kerangka atau susunan: (a) pendahuluan/pengantar, (b) analisis masalah, (c) kesimpulan dan saran, serta (d) penutup.

Memiliki gaya dan struktur bahasa yang baik dan benar dan mudah dimengerti oleh semua pihak yang memerlukan laporan.

Mengetengahkan kerangka aktual dan populis, misalnya mengetengahkan kerangka analisis yang terkait dengan konten laporan.

Komprehensif, yaitu mengandung unsur-unsur: (a) memiliki kelengkapan fakta, (b) kejelasan sumber informasi, (c) kejelasan nilai, (d) kronologis, dan (e) mengetengahkan berbagai dimensi dalam kehidupan sosial.

Mengetengahkan korelasi data kuantitatif dan kualitatif sehingga membentuk suatu kesimpulan yang akurat.

D. JENIS

Laporan naratif-deskriptif, yang mencakup : (a) laporan monitoring kegiatan bulanan, (b) laporan monitoring kegiatan tiga bulanan, (c) laporan monitoring kinerja, (d) evaluasi tengah tahunan, (e) laporan evaluasi tahunan, (f) laporan perjalanan dinas, (g) laporan kasus yang mencakup posisi, kronologi, dan perkembangan kasus, (h) laporan hasil kajian/penelitian, dan (i) laporan hasil rapat atau pertemuan.

Laporan keuangan, yang mencakup : (a) laporan cashflow bulanan, (b) laporan tiga bulanan dan laporan semester atau fund ballance, (c) laporan khusus untuk setiap funding, (d) laporan tahunan keuangan, dan (e) laporan audit.

D. TATACARA

Pengelolaan Laporan Monitoring Kegiatan

Setiap Staf atau asisten Staf yang menjadi pelaksana atau penanggung-jawab program/ kegiatan mengisi formulir laporan monitoring kegiatan setiap akhir bulan dan menyerahkan hasilnya kepada Manager program.
Pengisian laporan monitoring bisa dilakukan dalam rapat monitoring dan perencanaan yang dilaksanakan setiap akhir bulan.

Manager program mengumpulkan dan memeriksa laporan monitoring kegiatan bulanan dari masing-masing staf programi, lalu membubuhkan rekomendasi, dan menyerahkan kepada ManagerPerencanaan, Monitoring dan Evaluasi (PME) dengan tembusan.

Setiap akhir bulan ketiga, para Manager Program membuat laporan monitoring tiga bulanan, lalu diserahkan Manager PME dan di tembuskan kepada Sekretaris Pelaksana
Manager PME menggunakan laporan hasil monitoring kegiatan, yang sudah diberi catatan oleh Manager program dan dibantu oleh Sekretaris Pelaksana, menjadi bahan untuk : (a) menyusun laporan khusus tentang kinerja Staf yang akan dibawa ke forum rapat pimpinan, serta (b) penyusunan laporan ke Diwan/Majelis Sastra Samudra Pasai.

Laporan monitoring bulanan, monitoring tiga bulanan, dan laporan kinerja Staf diserahkan kepada Manager PME untuk didokumentasikan dan dijadikan bahan penyusunan media komunikasi dan informasi yang dapat di akses oleh semua staff.

Seluruh laporan monitoring dimasukkan ke dalam sistem manajemen Balai Sastra
Samudera Pasai dan hanya bisa diakses secara langsung .oleh Ketua, Juru Tulis/Sekretaris dan para Para Kejuruan/Manager.

Pengelolaan Laporan Kegiatan

Setiap Kejuruan Manager Program, dibantu Staf pelaksana program masing-masing, membuat laporan kegiatan dan budget bidang Programnya untuk tiga bulanan, enam bulanan, tahunan, dan laporan tiga tahunan.
Manager PME (dan jika diperlukan akan dibantu oleh sebuah tim kecil) akan mengolah semua laporan Pelaksana program menjadi laporan lengkap Balai Sastra Samudera Pasai.

Setiap kopi laporan tiga bulanan, laporan enam bulanan, laporan tahunan, dan laporan tiga tahunan harus diserahkan kepada Kepala Rumah Tangga Balai/Manager Kantor untuk diarsipkan.

Pengelolaan Laporan Perjalanan

Pengelolaan laporan perjalanan juga dilakukan sesuai prosedur pengelolaan laporan kasus atau laporan kegiatan.
Jika berkaitan dengan laporan penggunaan dana, maka pelaporan dilakukan sesuai dengan ketentuan yang diatur dalam pengelolaan laporan keuangan.

Pengelolaan Laporan Keuangan

Setiap Staf Balai Sastra Samudera Pasai wajib membuat laporan keuangan selambat-lambatnya satu minggu setelah pelaksanaan kegiatan. Apabila hingga batas waktu dua minggu laporan belum diserahkan, maka Staf yang bersangkutan dapat dikenakan sanksi berupa penundaan transaksi atau pembayaran dana untuk kegiatan berikutnya.
Laporan keuangan merupakan bagian yang tidak terpisahkan dengan laporan kegiatan bulanan, laporan tiga bulanan, laporan tahunan dan laporan tiga tahunan.
Pembuatan laporan disesuaikan dengan standar akuntansi yang sudah ada, sedangkan alur pengelolaannya sama dengan ketentuan mengenai pengelolaan laporan kegiatan.

Fasal bab yang Kesepuluh
SISTEM PENGELOLAAN INFORMASI (MIS)

A. PENGERTIAN

Sistem pengelolaan informasi adalah suatu sistem aliran informasi yang meliputi komunikasi internal dan eksternal organisasi serta pendokumentasian informasi yang sangat menekankan hubungan interaktif antara sumber informasi, pengelola informasi dan pengguna informasi. Informasi meliputi informasi yang dimiliki dan diperlukan bagi kepentingan organisasi dan publik

B. FUNGSI

Untuk kepentingan internal organisasi, sistem pengelolaan informasi berfungsi menyediakan, mengolah dan menyimpan informasi untuk kepentingan pengambilan keputusan di dalam organisasi, baik itu pada tingkat perencanaan, pelaksanaan/pengorganisasian, pemantauan, dan evaluasi.

Untuk kepentingan eksternal organisasi, sistem pengelolaan informasi berfungsi memberikan pelayanan kepada publik dalam rangka mendukung pencapaian tujuan organisasi.

B. PRINSIP DASAR

Sistem pengelolaan informasi sangat bertumpu pada informasi, dan oleh karena itu memerlukan pendekatan pengelolaan informasi yang bersifat holistik, komprehensif, akurat, sistematis, mudah didesiminasikan dan mudah diakses oleh semua unit kerja internal maupun pihak eksternal yang memerlukan informasi.

Sistem pengelolaan informasi adalah pendekatan yang berorientasi pada kebutuhan organisasi, dan oleh karena itu pengelolaannya hanya bisa efektif apabila didasarkan pada : (a) kebutuhan organisasi dan pemanfaat informasi, (b) terbuka dan dikelola secara partisipatif, serta (c) memiliki kemudahan dalam penggunaan (user friendly).

C. UNSUR DASAR

Informasi : ada pasokan informasi kuantitatif dan kualitatif yang rutin dan bersumber dari berbagai laporan atau laporan kegiatan maupun dari sumber lainnya, baik primer maupun sekunder yang tersimpan : (a) di dalam pangkalan data elektronik (database), dan (b) yang tersimpan di kepustakaan : berupa buku, laporan, jurnal, majalah, dan berbagai bahan referensi dengan beragam jenis dan kategori.
Jaringan website dan intranet: ada jaringan website dan intranet yang bisa diakses oleh jaringan internal maupun jaringan eksternal Balai Sastra Samudera Pasai dalam beberapa tingkatan pengguna.
Target audience : ada target audines yang sangat spesifik dan potensial, mulai dari masyarakat, para aktifis, intelektual, kelas menengah/eksekutif hingga perorangan yang ada di parlemen, birokrasi dan partai politik.

Jaringan diseminasi : ada jaringan diseminasi informasi/media informasi yang tersebar di berbagai wilayah dan memiliki jangkauan penyebaran pada tingkat internal Balai Sastra
Samudera Pasai, jaringan mitra Ornop hingga ke pihak eksternal.

D. PROSEDUR PENGELOLAAN

Pengumpulan dan Pengemasan Informasi

1. Sebagai mata-rantai dari sistem pelaporan, maka pengelolaan informasi pada prinsipnya dimulai dari unit-unit kerja di luar unit Management Information System (MIS). Pengumpulan informasi dilakukan oleh pelaksana kegiatan, lalu dikemas informasi yang terkelola dalam sistem database.
2. Untuk menjamin lancarnya pasokan informasi dari unit-unit kerja yang ada ke unit MIS, maka Manager PM dan MIS atau Staf data based berhak menagih langsung informasi atau memintanya melalui forum-forum rapat.
3. Tahap pertama pengemasan informasi dilakukan pada saat seluruh laporan atau informasi yang ada : (a) didokumentasikan oleh Staf menjadi bahan referensi, (b) diproses oleh Staf pengelola databased ke dalam sistem databased untuk memenuhi kebutuhan pengambilan keputusan, riset atau untuk pengemasan media komunikasi.
4. Tahap kedua pengemasan informasi dilakukan oleh Kejuruan Penerangan/Manager Kampanye dan Pendidikan Publik, Manager Keorganisasian maupun Manager PME dan manager MIS yang diberi tanggungjawab untuk mengolah informasi dasar menjadi informasi yang disajikan melalui media .

Pengelolaan Informasi

1. Pengelolaan informasi adalah suatu proses untuk mengelola informasi menjadi informasi yang dapat dimasukkan ke dalam sistem pendataan (database) yang tersistematis
2. Pengelolaan informasi dilaksanakan oleh pelaksana kegiatan yang bertugas.
3. Proses authorisasi pengelolaan informasi dilakukan oleh Staff MIS dan/atau oleh Manager MIS

Diseminasi Informasi

1. Diseminasi informasi adalah suatu proses untuk menjadikan informasi yang terkelola dapat diakses oleh internal organisasi maupun eksternal organisasi pada beberapa level keamanan informasi.
Pada tingkat internal Balai Sastra
2. Samudera Pasai, informasi yang ada di databased, sewaktu-waktu dapat diakses kembali oleh unit-unit kerja untuk berbagai kepentingan.
3. Paket-paket informasi tertentu bisa diakses oleh pihak luar melalui layanan website, e-mail dan kepustakaan.

Fasal bab yang Kesebelas
SISTEM KEHUMASAN

A. PENGERTIAN

Kehumasan adalah suatu aktifitas komunikasi yang diarahkan untuk mempengaruhi persepsi dan menggalang dukungan publik eksternal maupun publik internal terhadap kebijakan Balai Sastra Samudera Pasai. Kehumasan adalah bagian yang integral dari sistem komunkasi dan informasi Balai Sastra Samudera Pasai

B. FUNGSI

Kehumasan berfungsi membentuk citra Balai Sastra Samudera Pasai, baik pada saat Balai Sastra Samudera Pasai sedang dalam posisi yang tertekan oleh opini publik maupun pada saat sedang diuntungkan oleh opini publik.

Kehumasan berfungsi menggalang dukungan opini publik dan mendororng perubahan sikap untuk mendukung pencapaian tujuan organisasi.
Peran Kehumasan atau public relations berfungsi untuk:

Membangun kontak person di media.
Melakukan lobi-lobi dan pertemuan dengan media/wartawan.
Menyiapkan mengorganisir press conference mulai dari (a) penyebaran undangan, (b) penyiapan bahan-bahan pendukung seperti press release, factsheet atau infosheet, backgroud information, video dokumenter, foto-foto, slide dan in-focus, (c) penyiapan tim pembicara, (d) penyiapan ruangan, (e) pelaksanaan, (f) Mengorganisir wawancara (interview) Melakukan monitoring berita. Melakukan analisis berita.Melakukan analisis media. Menulis berita-berita untuk mendukung media informasi Balai Sastra Samudera Pasai Peran kehumasan khususnnya yang berkaitan dengan pont 3. (a), (b), (c), (d), (e), (f), (g) akan dilaksanakan oleh orang yang ditunjuk untuk melaksanakannya oleh Juru Tulis/Sekretaris sebagai tindakan untuk mendukung fungsi kehumasan pada setiap staf Balai Sastra Samudera Pasai.
C. PRINSIP DASAR

Pengelolaan sistem kehumasan sangat bertumpu pada informasi, dan oleh karena itu memerlukan pendekatan pengelolaan informasi yang bersifat holistik, komprehensif, akurat, sistematis, mudah didesiminasikan, dan acsesable atau mudah diakses oleh semua unit kerja internal maupun pihak eksternal (terutama media) yang memerlukan informasi.

Kehumasan pendekatan yang berorientasi pada audiens, dan oleh karena itu pengelolaannya hanya bisa efektif apabila didasarkan pada : (a) prinsip etik, serta (b) pengenalan secara utuh terhadap karakter atau lingkup referensi (frame of reference) dan lingkup pengalaman (frame of experience) audiens yang hendak dituju, dan (c) akurasi fakta.

D. UNSUR DASAR

Informasi yang sudah terkemas atau berbentuk naskah jadi untuk pres (press clear) dan mudah diakses oleh publik atau oleh media massa (dalam bentuk press release, video dokumenter, factsheet, background information, brosur, LWC, leaflet, poster, stiker, prosiding, buku, media pendidikan rakyat, dan media cetak lainnya seperti Jaringan media kominikasi elektronik seperti :website dan e-mail (mailinglist), yang bisa membantu diseminasi informasi ke publik atau ke media massa.

Jaringan dengan media yang terbina dengan media cetak dan media elektronik, yang potensial dimobilisasi untuk kepentingan kampanye Balai Sastra Samudera Pasai Peristiwa-peristiwa khusus (special event) yang terencana dan mampu dikelola Balai Sastra Samudera Pasai dan sangat potensial untuk digunakan sebagai event kampanye, pendidikan atau komunikasi.

Target audiens yang jelas dan terbina, mulai dari komunitas masyarakat, para aktifis, intelektual, kelas menengah/eksekutif hingga perorangan yang ada di parlemen, birokrasi dan partai politik.

Jaringan diseminasi informasi/media informasi yang tersebar di berbagai wilayah dan memiliki jangkauan penyebaran pada tingkat internal Balai Sastra Samudera Pasai, jaringan mitra Ornop hingga ke pihak eksternal.

E. PROSEDUR PENGELOLAAN

1. Media Relations
Pengembangan relasi dengan media harus dilakukan untuk tujuan : (a) meningkatkan efektifitas komunikasi dan persamaan persepsi antara media/para wartawan dengan Balai Sastra Samudera Pasai, (b) meransang potensi daya publisitas setiap media atau intensitas kampanye media yang bersangkutan, (c) membangun kontak person di setiap media, serta (d) mempengaruhi agenda media.

Upaya membangun dan menjaga media relations dilakukan melalui berbagai pendekatan yang intens oleh semua unsur baik Ketua Balai, Juru Tulis Balai/Sekretaris serta Kejuruan Penerangan/Manager program Kampanye dan Pendidikan Publik antara lain dengan cara menyelenggarakan lobbi intensif

2. Press Release
Siaran pers (press release) merupakan salah satu alat kehumasan yang penting untuk digunakan, terutama pada saat-saat ada event tertentu atau ada pemberitaan merugikan yang perlu ditanggapi dengan segera.

Pembuatan press release hanya bisa dilakukan atas permintaan Ketua Balai, Juru Tulis Balai/Sekretaris dengan pertimbangan anggota Diwan/Majelis Sastra apabila Ketua Balai berhalangan atau atas pemintaan Kejuruan Penerangan/Manager Kampanye dan Pendidikan Publik apabila Ketua Balai dan atau Juru Tulis/Sekretaris berhalangan hadir (namun inisiatif pembuatan press release bisa saja diusulkan oleh salah satu staf Balai Sastra Samudera Pasai).

Proses pembuatan press release dilakukan oleh campaigner yang memahami isu yang akan diangkat atau bisa saja dibuat oleh salah seorang staf atau campaigner tetapi dikonsultasikan terlebih dahulu dengan Ketua Balai dan atau Juru Tulis Balai/Sekretaris.

Setiap draf press release harus terlebih dahulu diperiksa akurasi faktanya dan kelayakan argumen/analisis di dalamnya oleh Kejuruan Penerangan/Manager Kampanye dan Pendidikan Publik, sebelum ditanda-tangani oleh yang berwenang.
Yang berwenang menanda-tangani setiap press release adalah Ketua Balai atau Juru Tulis balai/Sekretaris, apabila Ketau Balai dan Juru Tulis Balai/Sekretaris Berhalangan hadir akan ditanda-tangani oleh Kejuruan Penerangan/ Manager Kampanye dan Pendidikan Publik.

Press release harus difokuskan pada satu tema saja dan harus dihindari penumpukan tema dan memberi peluang bagi wartawan untuk memilih apa yang menarik, sehingga pada gilirannya akan menurunkan aktualitas tema penting yang hendak dikemukakan.
Untuk mengefektifkan fungsi press release, maka isi press release diusahakan tidak melebihi dua halaman atau maksimal 1000 kata (deteil data pendukung atau koronologi kasus/kejadian sebaiknya dimasukkan dalam factsheet atau background information sebagai lampiran siaran pers).

3. Press Conference
Pertemuan pers (press conference) merupakan salah satu pendekatan kehumasan yang digunakan pada saat-saat ada event atau kejadian atau ide/tanggapan/rencana penting yang harus disampaikan ke publik dan memerlukan dukungan pemberitaan pers secara massif.

Pelaksanaan pertemuan pers hanya bisa dilakukan atas permintaan Kejuruan Penerangan/ Manager Kampanye dan Pendidikan Publik, Ketua Balai atau Juru Tulis Balai/Sekretaris.

Tanggung-jawab pelaksanaan pertemuan pers berada di tangan orang yang ditunjuk bertanggung jawab mengurusnnya atas penunjukan Juru Tulis Balai/Sekretaris atau Kejuruan Penerangan/Manager Kampanye dilakukan dengan tahapan sebagai berikut : (a) penyebaran undangan kepada wartawan minimal 12 jam sebelum acara, (b) penyiapan bahan-bahan pendukung seperti press release, factsheet/infosheet, backgroud information, video dokumenter, foto-foto, slide dan LD-Projector, (c) penyiapan tim pembicara, (d) penyiapan ruangan yang bisa memposisikan pembicara untuk tampil meyakinkan serta memberi peluang kepada wartawan untuk lebih leluasa melakukan pemotretan atau memberi tanggapan, (e) evaluasi hasil konperensi pers.

Yang memimpin konperensi pers adalah Ketua Balai atau Juru Tulis Balai/Sekretaris atau Kejuruan Penerangan/Manager Kampanye dan Pendidikan Publik; pemimpin konperens pers bisa meminta staf lainnya untuk memberikan penjelasan atau tanggapan tambahan.

Konperensi pers harus difokuskan pada satu tema saja dan harus dihindari penumpukan tema dan memberi peluang bagi wartawan untuk memilih apa yang menarik, sehingga pada gilirannya akan menurunkan aktualitas tema penting yang hendak dikemukakan.

Acara konperensi pers sebaiknya dilakukan tidak lebih dari 75 menit, dengan alokasi waktu sebagai berikut : (a) penegasan tentang alokasi waktu yang disiapkan untuk konperensi pers sekitar 2 menit, (b) perkenalan wakil Balai Sastra Samudera Pasai atau pihak lain yang diajak Balai Sastra Samudera Pasai untuk joint conference, sekitar 5 menit, (c) penjelasan concern dan keterlibatan Balai Sastra Samudera Pasai dalam isu/masalah yang dibahas sekitar 5-10 menit, (d) pemaparan isu/kasus/fakta/ masalah yang sedang dibahas sekitar 15-20 menit, (e) pemaparan sikap/posisi/tuntutan Balai Sastra Samudera Pasai sekitar 5-7 menit, dan (f) tanggapan oleh wartawan sekitar 35 menit.

Diusahakan tidak membuka sesie tanya jawab dengan mempersilahkan 3 atau 4
penanggap lebih dulu, baru kemudian dijawab secara sistematis. Maksudnya adalah : (a)menghindari pengulangan pertanyaan yang tidak penting, (b) untuk memberikan jawaban lebih komprehensif terhadap pertanyaan yang berkaitan satu dengan lainnya, dan (c) menghindari perdebatan yang tidak penting. Diusahakan agar tidak mengulang-ulang fakta atau informasi yang sudah ada di dalam factsheet, infosheet dan background information yang sudah dibagikan kepada wartawan.

Jika ada yang masih penasaran, bisa saja ada layanan penjelasan setelah konperensi pers ini dilakukan untuk memberi semacam “insentif informasi” kepada wartawan yang benar-benar serius mengejar fakta atau informasi yang lebih dalam).

4. Special Interview
Wawancara khusus (special interview) merupakan satu pendekatan publisitas yang perlu dilakukan pada saat ada event dan isu/kasus/masalah penting yang perlu diinformasikan kepada publik atau ditanggapi agar tidak merusak citra Balai Sastra Samudera Pasai.
Special interview melalui radio, TV atau media cetak bisa dilakukan atas inisiatif media maupun inisiatif Balai Sastra Samudera Pasai melalui lobi-lobi Asisten Bidang Kehumasan/ Kampanye.

Asisten Bidang Kehumasan harus mempersiapkan interview khusus dengan tahapan sebagai berikut : (a) penentuan siapa yang harus ditampilkan mewakili Balai Sastra Samudera Pasai, (b) penguasaan materi dan kesiapan mental dan penampilan fisik pembicara, terlebih apabila interview dilakukan oleh TV, (c) penyediaan bahan tertulis yang bisa membantu pembicara, dan (d) foto-foto yang memenuhi standar cetak apabila interview dilakukan oleh media cetak.

Yang berhak mewakili Balai Sastra Samudera Pasai dalam proses interview khusus adalah Ketua Balai atau Juru Tulis Balai/Sekretaris Pelaksana apabila Kepala Balai Berhalangan berhalangan atau Kejuruan Penerangan/Manager Kampanye dan Pendidikan Publik apabila Para Kejuruan/Manager program lainnya yang dianggap lebih menguasai isu/kasus/masalah yang dibahas (terkecuali apabila media sendiri yang memilih siapa yang akan diinterview).

5. Talkshow
Seperti halnya interview khusus, talkshow merupakan satu pendekatan publisitas yang perlu dimanfaatkan pada saat ada event dan isu/kasus/masalah penting yang perlu diinformasikan kepada publik atau ditanggapi agar tidak merusak citra Balai Sastra Samudera Pasai.

Talkshow melalui radio atau TV bisa dilakukan atas inisiatif media maupun karena inisatif Balai Sastra Samudera Pasai yang dilakukan melalui lobi-lobi Asisten Bidang Kehumasan / kampanye.

Asisten Bidang Kehumasan harus mempersiapkan talkshow dengan tahapan sebagai berikut : (a) penentuan siapa yang harus ditampilkan mewakili Balai Sastra Samudera Pasai, (b) penguasaan materi dan kesiapan mental dan penampilan fisik pembicara, terlebih apabila interview dilakukan oleh TV, serta (c) penyediaan bahan tertulis yang bisa membantu pembicara. Yang berhak mewakili Balai Sastra Samudera Pasai dalam proses interview khusus adalah Ketua Balai atau Juru Tulis Balai/Sekretaris Pelaksana apabila Kepala balai Berhalangan berhalangan atau Kejuruan Penerangan/Manager Kampanye dan Pendidikan Publik apabila Kejuruan/Manager program lainnya yang dianggap lebih menguasai isu/kasus/masalah yang dibahas (terkecuali apabila media sendiri yang memilih siapa yang akan diinterview).

Special Event
Even Khusus atau special event adalah acara khusus yang dirancang untuk kepentingan kampanye atau kepentingan membangun citra Balai Sastra Samudera Pasai, bentuknya bisa bermacam-macam sesuai kebutuhan (misalnya peringatan Hari Bahasa, Hari Pendidikan,Seminar dsb.).

Special event bisa dimanfaatkan untuk kepentingan kampanye Balai Sastra Samudera Pasai apabila memenuhi kriteria sebagai berikut : (a) acaranya tidak bertentangan dengan visi, misi dan nilai-nilai Balai Sastra Samudera Pasai, (b) tidak melibatkan pihak-pihak yang merusak lingkungan, (c) dilakukan dengan melibatkan audiens yang spesifik, (d) temanya memang aktual dan menyentuh kepentingan Balai Sastra Samudera Pasai, dan (e) memiliki multy player effect serta bisa diliput media secara Simultan.Manager Kampanye dan Pendidikan Publik dibantu oleh bidang yang lain bertanggung-jawab untuk menampilkan simbol – simbol (gambar, spanduk, poster, dsb.) atau representasi Balai Sastra Samudera Pasai di dalam setiap special event.

7. Monitoring Berita
Monitoring berita penting dilakukan setiap hari untuk tujuan memperoleh informasi
tentang pemberitaan yang perlu direspon segera.
Monitoring berita dilakukan oleh orang yang ditunjuk untuk itu dengan tahapan sebagai
berikut : (a) pemantauan berita setiap hari, (b) penulisan hasil pemantauan dalam format
monitoring yang sudah ada, (c) mengumpulakn informasi tambahan dari wartawan
tentang berita yang perlu direspun, (d) menuliskan rekomendasi terhadap bentuk respon
yang harus dilakukan, (d) melakukan breefing kepada pimpinan tentang pemberitaan
yang harus direspon pada hari itu juga.

8. Analisis Berita
Analisis berita penting dilakukan setiap awal pekan untuk tujuan : (a) memperoleh gambaran tentang trend opini setiap pekan yang menguntungkan atau merugikan, serta (b) memperoleh peta tentang aktor-aktor yang mendominasi opini yang berhubungan dengan lingkungan hidup atau misi Balai Sastra Samudera Pasai.

Analisis berita dilakukan oleh orang yang ditunjuk untuk itu dengan tahapan sebagai
berikut: (a) menganalisis hasil monitoring harian, (b) membuat rekomendasi tentang
trend opini, (c) melakukan breefing kepada pimpinan tentang kecenderungan opini yang
harus dipengaruhi, (d) menyiapkan rencana aksi untuk merespon kecenderungan opini
publik.

9. Analisis media
Analisis media dilakukan setiap akhir bulan untuk memperoleh gambaran tentang dua
aspek yaitu: (a) trend politik keredaksian media, dan (b) model setting agenda media.
Analisis media dilakukan oleh tim dari Kejuruan Penerangan/Manager Kampanye dan Pendidikan Publik, POR dan HRD, dengan tahapan sebagai berikut : (a) merangkum hasil analisis berita, (b) menghitung intensitas pemberitaan isu sastra, (c) menganalisis sumber berita yang sering dikutip, (d) membuat kategorisasi media atas dasar posisi sebagai pendukung atau penghambat misi Balai Sastra Samudera Pasai, (e) menganalisis kecenderungan politik media dan hubungannya dengan misi Balai Sastra Samudera Pasai, (f) menganalisis kecenderungan setting agenda media, serta (f) menuliskan rekomendasi tentang rencana aksi untuk mempengaruhi sikap politik media. Hasil analisis dipresentasikan oleh Kejuruan Penerangan/Manager Kampanye dan
Pendidikan Publik pada rapat staf setiap akhir bulan.

Fasal bab yang Keduabelas
SISTEM PENGELOLAAN SURAT-MENYURAT

A. PENGERTIAN

Surat adalah dokumen resmi tertulis yang diterima oleh Balai SastraSamudera Pasai dari berbagai pihak maupun yang dibuat dan disimpan atau dikirimkan ke lingkungan internal maupun eksternal Balai SastraSamudera Pasai. Surat-menyurat adalah suatu proses komunikasi Balai SastraSamudera Pasai dengan pihak eksternal maupun internal Balai Sastra Samudera Pasai yang dilakukan dengan menggunakan media surat, yang disampaikan melalui jasa pos atau kurir maupun melalui faximile.

Pengelolaan surat-menyurat adalah suatu rangkaian kegiatan yang secara umum mencakup : (1) penyiapan konsep/draf, (2) pemeriksaan/pengabsahan draf, (3) penanda-tanganan oleh pemegang otoritas, (4) pencatatan/registrasi, dan (5) pengiriman/penyampaian. Atau sebaliknya merupakan suatu rangkaian kegiatan yang dimulai dengan: (1) penerimaan dan registrasi surat, (2) disposisi/penugasan kepada Staf yang akan menanggapi/mengarsipkan surat, dan (3) pengarsipan dokumen.
Proses surat-menyurat mencakup penggunaan media tertulis yang disampaikan melalui perantaraan jasa pos/kurir, termasuk yang menggunakan jaringan facsimile dan electronic mail atau e-mail.

B. PRINSIP DASAR

Sebagai suatu proses komunikasi, surat-menyurat harus prinsip dasar komunikasi, yaitu : (1) kejelasan sumber atau pengirim, (2) kejelasan pihak yang dituju, (3) kejelasan pesan atau informasi yang hendak disampaikan, (4) kejelasan waktu dan tempat dari mana surat itu dibuat atau dikirimkan.

Sebagai suatu produk organisasi, maka surat-menyurat hanya bisa dilakukan dengan memperhitungkan prinsip hirarkhi kewenangan di dalam organisasi. Artinya, yang berhak menanda-tangani surat hanyalah orang berwenang di dalam organisasi.

Sebagai suatu dokumen resmi yang bisa disimpan/diarsipkan atau digunakan kapan saja, maka proses dokumentasi surat-menyurat harus memenuhi prinsip dasar dokumentasi, yaitu : (1) memiliki nomor/kode yang jelas, (2) memiliki kejelasan isi dan indeks isi, (3) memiliki kejelasan waktu dan tempat di mana surat dibuat, (4) memiliki kejelasan tentang sumber atau darimana surat berasal, serta (5) memiliki kejelasan tempat penyimpanan/pengarsipan.

C. JENIS SURAT

Surat Keputusan: adalah dokumen resmi yang bersifat mengikat dan diterbitkan oleh Ketua Balai dan atau Juru Tulis/Sekretaris sebagai suatu bentuk penetapan kebijakan pada berbagai bidang, mulai dari soal pengangkatan, pemberhentian, pemberian sanksi, promosi jabatan, penggajian/salary Staf hingga soal pengaturan disiplin dan tatakerja.

Memo: adalah dokumen resmi tetapi bersifat tidak mengikat, yang diterbitkan oleh siapa pun mulai dari Ketua Balai hingga Staf biasa untuk tujuan memberikan informasi atau penegasan tentang hal-hal yang bersifat internal.

Surat Perjanjian atau kontrak kerja: adalah dokumen perjanjian resmi yang bersifat mengikat antara Ketua Balai dan atau Juru Tulis/Sekretaris dengan pihak eksternal atau dengan Staf Balai Sastra Samudera Pasai.

Surat Keluar: adalah dokumen resmi Balai Sastra Samudera Pasai yang diterbitkan oleh Ketua Balai, Juru Tulis Balai/Sekretaris, Kejuruan/Manajer atau Staf untuk berbagai kepentingan. Surat Masuk: adalah dokumen resmi yang diterima oleh Balai Sastra Samudera Pasai dari berbagai sumber/relasi.

D. PROSEDUR PENGELOLAAN

Surat Keputusan

Surat Keputusan dibuat apabila ada kebutuhan untuk melakukan penetapan secara resmi tentang pengangkatan, pemberhentian, pemberian sanksi, promosi jabatan, penggajian/salary, pengaturan disiplin dan tatakerja, hingga soal-soal penting lainnya yang berhubungan dengan keberadaan staf dan keorgansasian Balai Sastra
Samudera Pasai.
Konsep atau draf Surat Keputusan disiapkan oleh Staf Personalia dan atau Sekretaris berdasarkan permintaan Ketua Balai dan Atau Juru Tulis/Sekretaris Pelaksana atau berbadasarkan hasil keputusan rapat.

Draf yang disusun Kepala Rumah Tangga Balai/Manajer Kantor Diserahkan kepada Juru Tulis/Sekretaris untuk diperiksa atau dikoreksi, kemudian draf yang sudah dikoreksi dimintai persetujuan Ketua balai. Satu kopi naskah Surat Keputusan diarsipkan oleh Staf Personalia/Sekretaris di dalam depositori, satu kopi lagi diserahkan kepada yang berhak menerima. Setiap penerima surat keputusan diharuskan membubuhkan tanda-tangan pada kolom khusus yang sudah ada di dalam buku registrasi (sebagai bukti penyerahan).

Surat Perjanjian

Surat perjanjian atau kontrak dibuat apabila ada kebutuhan untuk melakukan perjanjian atau kontrak kerja dengan pihak eksternal maupun kontrak kerja dengan staf Balai Sastra
Samudera Pasai. Konsep atau draf perjanjian/kontrak kerja disiapkan oleh Staf Personalia berdasarkan permintaan Sekretaris Pelaksana atau berdasarkan hasil rapat.

Draf yang disusun Kepala Rumah Tangga Balai/Manajer Kantor Diserahkan kepada Juru Tulis Balai/Sekretaris untuk diperiksa atau dikoreksi, kemudian draf yang sudah dikoreksi dimintai persetujuan Ketua Balai. Satu kopi naskah keputusan diarsipkan oleh Staf Personalia/Sekretaris di dalam depositori, satu kopi lagi diserahkan kepada pihak kedua.

Memo Internal

Memo internal bisa dibuat oleh siapa pun mulai dari Ketua Balai hingga staf sesuai kebutuhan atau apabila ada informasi yang harus disamapaikan/ditegaskan kepada semua atau sebagian unit kerja.

Memo internal dibuat oleh yang berkepentingan atau bisa dibuatkan oleh Sekretaris sesuai format baku (mencantumkan: siapa yang dituju, prihal, isi, tanggal, dan pembuat memo).

Lembaran memo internal harus diregistrasi/didokumentasikan oleh staf administrasi lalu dibagi-bagikan/disampaiakn kepada setiap orang atau bisa juga ditempelkan pada papan pengumuman atau disampaikan melalui jaringan komputer (LAN).

Surat Keluar

Surat keluar dibuat apabila ada kebutuhan untuk menyampaikan sesuatu kepada pihak lain atau karena ada surat masuk yang harus dijawab.
Inisiatif menerbitkan surat keluar bisa datang dari Ketua Balai, Juru Tulis Balai/Sekretaris, Para Kejuruan/Manajer, atau Staf biasa. Namun demikian, kewenangan menanda-tangani surat diatur berdasarkan ketentuan sebagai berikut :

Ketua Balai dan atau Juru Tulis Balai/Sekretaris : menanda-tangani surat-surat penting yang berhubungan dengan : (1) kampanye, seperti dokumen press release atau pernyataan sikap mengenai atau kasus-kasus yang strategis; (2) masalah yang memiliki implikasi luas bagi kelembagaan atau misi Balai Sastra Samudera Pasai; (3) sikap atau posisi Balai Sastra Samudera Pasai di dalam kehidupan sosial-politik; (4) perjanjian atau kesepakatan
dengan donor atau pihak lain; (5) hal-hal lain yang berhubungan dengan lembaga
lembaga tinggi negara, Menteri dan serta Diwan/Majelis Sastra dan Juru Tulis/Sekretaris:
menanda-tangani surat-surat yang berhubungan dengan : (1) kepentingan kampanye
apabila Ketua berhalangan berhalangan, (2) pengembangan manajemen/ keorganisasian
Balai Sastr Samudera Pasai, (3) kewenangan yang didelegasikan Ketua atau (4)
Kewenangan Kejuruan/Manager apabila Kejuruan/Manager yang bersangkutan
berhalangan.

Kejuruan/Manajer,: menanda-tangani surat-surat yang berhubungan dengan: (1) tugas
dan kewenangan masing-masing, (2) hal-hal lain yang didelegasikan Ketua Balai atau
Juru Tulis Balai/Sekretaris.

Konsep atau draf surat disiapkan oleh Sekretaris atau disiapkan langsung oleh yang berinisiatif membuat surat, lalu diserahkan kepada yang memiliki otoritas untuk mendatangani. Apabila ada yang harus diperbaiki, draf tersebut dikembalikan kepada yang membuat untuk disempunakan/ diketik kembali menjadi draf final.
Surat keluar harus diberi nomor registrasi atau nomor dan nomer kode oleh Staf Administrasi, dengan ketentuan sebagai berikut :

Diberi nomor sesuai urutan (misalnya NO.02 atau No.234 dst.).
Diberi kode KB (untuk surat Ketua Balai), JTB (untuk surat Juru Tulis Balai/Sekretaris),
DAI (untuk surat Dokumentasi Sastra dan Informasi) dan KEU (untuk surat Keuangan),
PME (untuk Surat Planing Monitoring dan Evaluasi), KSM (untuk Surat Kejuruan Surat
Menyurat/Manager Administrasi dan Kepala Rumah Tangga Balai).
Dibubuhi tulisan BSSP dengan huruf kapital.
Diberi nomor urut bulan dengan huruf kapital.
Diberi angka tahun secara lengkap.
Setiap angka atau kata dipisahkan oleh tanda garis miring.
Contoh: NO.012/KDA/BSSP-01/IV/2011.

Satu kopi surat keluar diarsipkan oleh Staf Administrasi, sebagian lagi diserahkan atau dikirimkan kepada yang berhak menerima. Jika menyangkut surat yang penting, satu kopi naskah asli diserahkan kepada Sekretaris untuk dimasukkan ke dalam depositori.
Surat yang sudah diberi nomor/kode dan sudah dicatat staf administrasi di dalam buku registrasi, diserahkan kepada kurir untuk disampaikan ke tujuan/penerima. Penyampaian tersebut harus dicatat dalam buku ekspedisi dan dibuktikan dalam bentuk cap pos atau tanda-tangan penerima.

Surat Masuk

Setiap surat masuk ke Balai Sastra
Samudera Pasai yang mencantumkan nama salah satu staf Balai Sastra
Samudera Pasai (tanpa menyebutkan jabatannya) akan disampaikan langsung kepada yang bersangkutan.

Apabila surat tersebut (pada angka 1) ternyata berhubungan dengan kegiatan Balai Sastra
Samudera Pasai atau tidak bersifat pribadi, maka surat tersebut harus diserahkan kembali oleh penerima surat kepada staf administrasi untuk diregistrasi terlebih dahulu (ini diperlukan untuk menghindarkan kemungkinan terjadinya keterputusan informasi pada saat staf yang bersangkutan tidak masuk kantor).

Surat-surat masuk yang tidak mencantumkan nama pribadi penerima, harus terlebih dahulu diregistrasi dan diberi lampiran lembar disposisi oleh staf administrasi, dan setelah itu diserahkan kepada Sekretaris Pelaksana untuk diberi disposisi.

Surat-surat masuk yang sudah didisposisi oleh Sekretaris Pelaksana diserahkan kepada Staf ADM dan Personalia untuk diregistrasi kembali (ini diperlukan untuk mengontrol tindak-lanjut disposisi yang diberikan Juru Tulis Balai/Sekretaris). Setelah itu diserahkan oleh Staf ADM dan Personalia kepada yang berhak menindak-lanjuti apa yang didisposisikan oleh Juru Tulis Balai/Sekretaris.

Surat-surat masuk yang penting disimpan di dalam depositori berdasarkan permintaan Sekretaris Pelaksana.

Fasal bab yang Ketigabelas
SISTEM PENGELOLAAN PERPUSTAKAAN

A. PENGERTIAN

Perpustakaan Balai Sastra Samudera Pasai adalah sebuah perpustakaan yang terdiri atas koleksi bahan cetak/manuskrip (kuno maupun baru) maupun audio visual yang disusun secara sistematis untuk digunakan oleh pemakai.
Perpustakaan Balai Sastra Samudera Pasai adalah sarana komunikasi Balai Sastra Samudera Pasai yang berfungsi mengumpulkan, menyimpan dan menyebarkan informasi yang berguna kepada seluruh staf atau sastrawan Balai Sastra Samudera Pasai maupun masyarakat luas yang berminat.

B. PROSEDUR PENGELOLAAN

Pengadaan dan Pemeliharaan Koleksi Perpustakaan

Pengadaan koleksi perpustakaan dalam jumlah besar dilakukan sesuai dilakukan sesuai dengan prosedur pengadaan aktiva seperti yang dimaksud dalam Fasal Bab yang IV SOP ini. Untuk menghindari kesimpang-siuran, maka setiap dokumen publikasi atau koleksi buku milik Balai Sastra Samudera Pasai harus disimpan di dalam perpustakaan.

Penyusunan Koleksi Perpustakaan

1. Koleksi perpustakaan disusun dengan menggunakan sistem nomor klasifikasi UDC (Universal Decimal Classification) yaitu sistem pembagian subjek menjadi 10 kelas utama yang kemudian dispesifikkan lagi.
2. Sistem penempatan koleksi di rak didasarkan atas urutan nomor klasifikasi tersebut sehingga koleksi dengan subjek yang sama ada pada tempat yang berdekatan.
3. Untuk menghindari kemungkinan kesalahan dalam penempatan dokumen maka proses pengembalian atau penempatan kembali secara manual setiap dokumen ke tempat hanya bisa dilakukan oleh staf perpusatakaan (tidak boleh dilakukan langsung oleh pengguna atau pengunjung).

Prosedur Peminjaman

Koleksi perpustakaan Balai Sastra Samudera Pasai hanya dipinjamkan kepada staf Balai Sastra Samudera Pasai, selain staf Balai Sastra Samudera Pasai hanya bisa membaca di dalam ruang perpustakaan atau mengkopy bahan yang dibutuhkan.

Fasal bab yang Keempat belas
SISTEM SANKSI DAN PENGHARGAAN

A. PENGERTIAN

Pemberian sanksi dan penghargaan adalah adalah suatu tindakan manajemen yang bertujuan mendidik dan mengarahkan Staf pada prilaku yang memenuhi standar kerja yang baik.

Sanksi adalah suatu pendekatan command and control yang didasarkan pada tindakan represif, sementara penghargaan adalah suatu pendekatan yang diarahkan untuk meransang bertumbuhnya penaatan secara sukarela (voluntary compliance)

B. PRINSIP DASAR

1. Pemberian sanksi tidak diartikan semata-mata sebagai suatu bentuk penghakiman atau penghukuman terhadap seseorang tetapi merupakan suatu pengenaan resiko negatif atas pelanggaran ketentuan yang sudah disepakati bersama.
2. Penghargaan bukan sesuatu yang dilakukan sebagai suatu bentuk perhatian yang berlebihan kepada orang perorang tetapi suatu bentuk pengenaan konsekuensi positif terhadap prestasi seseorang.
3. Pemberian sanksi dan penghargaan harus dilakukan secara terbuka, tanpa pilih kasih, dan dengan indikator pelanggaran maupun prestasi yang jelas.

C. PRASYARAT

1. Harus ada ukuran/kriteria/indikator/alat bukti tentang penyimpangan/pelanggaran maupun keberhasilan/prestasi yang dirumuskan dengan jelas sebagai bagian yang integral dari tujuan dan target yang ingin dicapai dalam kurun waktu tertentu.
2. Harus ada ketentuan atau kebijakan organisasi yang bisa menjadi acuan untuk menerapkan sanksi dan penghargaan.
3. Harus ada mekanisme pemantauan yang secara obyektif, intensif, dan sistematis bisa mengukur adanya pelanggaran dan prestasi.
4. Harus ada iklim komunikasi di dalam organisasi yang bersifat yang terbuka baik secara vertikal maupun horisontal.

D. JENIS SANKSI DAN PENGHARGAAN

Jenis sanksi dan penghargaan disesuaikan dengan Peraturan Kerja dan Tata-Tertib Kerja dan berlandaskan pada Job Des.

E. PROSEDUR

1. Sejak pada tingkat perencanan, perumusan program sudah harus mencantumkan dengan jelas apa ukuran/kriteria/indikator/alat bukti keberhasilan pencapaian tujuan dan target atau prestasi yang diinginkan selama kurun waktu pelaksanaan program.
2. Rumusan tersebut dijadikan acuan dalam menilai laporan monitoring kegiatan dan monitoring kinerja Staf maupun dalam membuat evaluasi program.
3. Kejuruan/Manager melakukan tugasnya secara rutin untuk membantu Juru Tuli/Sekretaris dalam melakukan pengawasan terhadap pelaksanaan kebijakan atau ketentuan organisasi, dan mengajukan hasil-hasil pengawasan langsung tersebut dalam Rapat Pimpinan. Hasil pengawasan tersebut akan dibahas dengan memperhitungkan hasil monitoring kinerja yang disusun oleh Pengelolaan SPME.
4. Jika hasil rapat pimpinan menunjukkan adanya penyimpangan atau pelanggaran maupun peningkatan prestasi Staf tertentu, maka Sekretaris Pelaksana Pertaturan Kerja dan Tata-tertib.
5. Setiap Staf yang terancam dikenakan sanksi akan diberi kesempatan melakukan pembelaan diri di dalam rapat pimpinan, sebelum ada keputusan tentang sanksi kepada yang bersangkutan.

Lhokeumawe, 2011

Jabatan Kosong Zulfadli Kawom
Juru Tulis Ketua

Orang pertama yang memperkenalkan karya ulama besar dari Aceh ini bernama  Syeikh Ismail bin Abdul Muthallib al-Asyi. Karya yang dimaksud itu berjudul “Sirajuz Zhalam fi Ma’rifatis Sa’di wan Nahasi fis Syuhuri wal Aiyam”, yang dicetak pada bagian pertama grup Tajul Muluk.
Kemudian ditemukan karyanya yang berjudul Qunu ‘liman Ta’aththuf yang masih dalam bentuk manuskrip. Beberapa di anataranya  tersimpan di Museum Islam Pusat Islam Kuala Lumpur, juga di Pusat Manuskrip Melayu Perpustakaan Negara Malaysia.

Secara tidak disengaja, dua kertas kerja yang dibentangkan dalam Bengkel Sejarah Bahasa Melayu Dari Berbagai Kota (anjuran Bagian Penelitian Bahasa (DBP) dan Institut Bahasa, Kesusasteraan dan Kebudayaan Melayu (UKM 1992) terdapat  sedikit informasi tentang ini. Dalam kertas kerja yang dibentangkan oleh Tuanku Abdul Jalil yaitu seorang Sekretaris Pusat Dokumentasi dan Informasi Aceh menyebutkan, “… Ulama Besar Syeikh Abbas bin Muhammad bergelar Teungku Chik Kutakarang …”.

Dalam kertas kerja M. Adnan Hanafiah tertulis, “Seorang ulama lainnya, Syeikh Abbas Kuta Karang di Aceh Besar, selaku penulis, tabib, ahli ilmu astronomi, berkedudukan Kadi Malikul Adil pada masa pemerintahan Sultan Alaidin Ibrahim Mansur Syah (1857-1870) …”. Syeikh Abbas sendiri menulis serba ringkas asal usulnya, yaitu “… Syekh Abbas, Aceh nama negerinya, Masjidul Jami ‘Ulu Susu tempatnya, kejadiannya, Kuta Karang nama kampungnya”. Syeikh Ismail bin Abdullah Muthallib al-Asyi mencatatkan, “… Syeikhuna wa qudwatuna asy-Syeikh Abbas orang Aceh. Lagi sangat tabahhur pada sekalian fan ilmu handasah dan ilmu falakiyah …”

Tahun lahir dan pendidikan dasar ketika masih anak-anak belum diketaui  dengan pasti. Kita hanya dapat membandingkan tahun-tahun kehidupannya, seperti disebutkannya, selesai menulis Qunu ‘1259 H/1843 M, selesai menulis Sirajuz Zhalam 1266 H/1849 M.

Ini berarti penampilan aktivitasnya agak belakangan dibandingkan  dua orang ulama besar Aceh  lain, yakni Syekh Muhammad bin Khathib Langien yang karyanya Dawaul Qulub, 1237 H/1821 M dan Syekh Muhammad bin Syeikh Abdullah Ba’id  yang karyanya Hukum Jarah 1236 H/1820 M.
Kebetulan Tuanku Abdul Jalil juga menyebut bahwa nama ayah Syeikh Abbas adalah “Muhammad”. Mungki saja Syeikh Abbas yang diriwayatkan ini adalah anak salah seorang dari Syeikh Muhammad yang tersebut itu. Jika kita dapat ketahui nama kakeknya, maka hal yang rumit itu dapat diselesaikan. Tidak mustahil pula kemungkinan Syeikh Abbas pernah menjadi  murid kepada kedua ulama itu.
Beberapa informasi yang dapat dideteksi bahwa Syeikh Abbas bin Muhammad al-Asyi tersebut melanjutkan pelajarannya ke Mekah. Di Mekah dia bersahabat dengan Syeikh Zainuddin Aceh, Syeikh Ismail Minangkabau, Syeikh Ahmad Khathib Sambas, Syeikh Muhammad Shalih Rawa dan banyak lagi.

Ulama yang berasal dari dunia Melayu tempat mereka belajar adalah Syeikh Daud bin Abdullah al-Fathani dan Syeikh Abdus Shamad al-Falimbani. Hanya dua ulama itu saja yang terdeteksi sebagai gurunya yang berasal dari Tanah Jawi (Asia Tenggara), selain turut belajar dari beberapa ulama yang berasal dari bangsa Arab sendiri.

Di antara mereka adalah Saiyid Ahmad al-Marzuqi al-Maliki, Syeikh Utsman ad-Dimiyathi, Syeikh Muhammad Sa’id Qudsi, Syeikh Muhammad Shalih bin Ibrahim ar-Rais, Syeikh Umar Abdur Rasul, Syeikh Abdul Hafiz al-Ajami dan banyak  lagi yang lain.

Belum ditemukan riwayat yang jelas aktivitas lain selain belajar  di Mekah. Pada waktu luang, ia mencoba menulis kitab. Kegiatan mengajar baik di rumah maupun di Masjidil Haram pun tidak ada informasi  mengenai itu. Yang jelas,  Syeikh Abbas Aceh pulang ke kampungnya membawa ilmu pengetahuan yang sangat banyak dalam berbagai bidang  ilmu

Karya dan pemikiran
Karya Syeikh Abbas Aceh yang diketahui secara lengkap adalah sebagai berikut:
1. Qunu ‘liman Ta’aththuf, diselesaikan pada 8 Rabiulakhir 1259 H/1843 M di Mekah. Manuskrip judul ini tersimpan di Museum Islam Pusat Islam dengan nomor MI 220, disalin oleh Muhammad Kadak bin Ismail Jering, Kampung Dala, Pattani, pada bulan Rajab. Penyalin berasal dari Kampung Bendang Daya Pattani, tanpa  tahun penyalinan.

2. Sirajuz Zhalam fi Ma’rifatis Sa’di wan Nahasi fisy Syuhuri wal Aiyam diselesaikan pada waktu Dhuha, Senin, 9 Rajab 1266 H/1849 M. Disalin oleh Syeikh Ismail bin Abdul Muthallib al-Asyi pada hari Sabtu, 28 Rabiulawal 1306 H/1888 M di Mekah. Cetakan mutawal yang telah ditemukan dalam judul Tajul Muluk oleh Matba’ah al-Miriyah al-Kainah, Mekah, 1311 H/1893 M. Ditashhih oleh Syeikh Ismail bin Abdul Muthallib al-Asyi kemudian diperiksa kembali oleh gurunya Syeikh Ahmad bin Muhammad Zain al-Fathani.
3. Kitabur Rahmah.

4. Tazkiratur Rakidin

5. Mau ‘izhatul Ikhwan

Kitab ketiga dan keempat di atas  ikut disebut oleh Tuanku Abdul Jalil dalam kertas kerjanya. Menurutnya, Tazkiratur Rakidin, berbentuk prosa Melayu-Aceh, Naskah Leiden, 1304 H. Selain dua kitab ini, kitab kelima juga disebut oleh M. Adnan Hanafiah dalam kertas kerjanya.

Apabila kita periksa keseluruhan karya Syeikh Abbas Aceh, ia menyentuh disiplin ilmu falakiyah, hisab, hikmah, fiqh, kedokteran, sastra, dan politik. Pada bagian akhir karyanya Qunu ‘liman Ta’aththuf, Syeikh Abbas Aceh menyebutkan bahwa dia bermazhab Syafi’i dan amalannya  Tarekat Khalwatiyah. Lainnya Qunu ‘liman Ta’aththuf yang pada bagian akhirnya terdapat dua risalah sebagai tambahan yang dipercaya sebagai  catatan Syeikh Abbas Aceh.

Risalah yang pertama mengenai masalah anjing dan pamflet,  yang kedua masalah hukum meninggalkan shalat. Masalah anjing yang ia tulis, “Orang wathi ‘(menjimak) anjing atau anjing wathi’ orang maka beranak jadi manusia, maka wajib atasnya shalat dan puasa. Dan jikalau ia alim, jadi kadi, maka sah ia menikah dengan orang. Dan dijadikan iman pun sah , tetapi haram sembelihannya. Dan jikalau ayahnya orang dan ibunya anjing, dan anaknya jadi orang, maka sah berimam akan dia, dan sembelihannya haram jua. Dan air matanya, dan air liurnya, dan … (naskah rusak), dan basah farajnya, maka sekalian itu suci. Khilaf bagi Syeikh Ibnu Hajar dan Syeikh Ramli … “

Kita periksa pula Sirajuz Zhalam, pada bagian Mukadimah, Syeikh Abbas Aceh menulis, “Maka bahwasanya bertitah oleh orang yang empunya kebesaran dan kemegahan pangkatnya, adalah yang menanggung panji-panji syariat dalam negeri Aceh yang mahrus, dan itulah tuan kita, sultan yang kebesaran pangkatnya , dan kemuliaan nasabnya, dan kebesaran kepujiannya, itulah sultan yang dilaqab dengan sultan Manshur Billah Syah ibnu Sultan Johor al-Alam Syah. Akan bahwasanya aku kerjakan baginya suatu risalah yang Mukhtasar dengan bahasa Jawi pada menyatakan mengenal segala hari bulan Arab. Dan mengenal segala saat bagi segala hari dan dari bulan …”, demikian yang tertulis pada semua Sirajuz Zhalam yang pernah dicetak.

Sebagaimana disebutkan bahwa salah seorang guru Syeikh Abbas Aceh adalah Syeikh Ahmad/Muhammad al-Marzuqi. Pada Mukadimah juga Syeikh Abbas Aceh menyebut ulama itu dengan “Syaikhuna”. Dia juga menyebut karya ulama itu yang berjudul Syarh Natijati Miqat sebagai pegangannya mengenal ‘ilmu Nujum’ (ilmu perbintangan atau astronomi).

Sebagaimana pada judul artikel ini telah penulis sebutkan bahwa Syeikh Abbas Aceh adalah seorang astronom dunia Melayu.  Astrologi adalah disiplin ilmu yang membicarakan baik dan buruk manusia yang dihitung menurut perjalanan perbintangan, planet dan bulan.

Sebenarnya Sirajuz Zhalam bukan hanya membicarakan persoalan itu saja, tetapi adalah bersifat menyeluruh. Bab pertama mengenal sejarah bulan Arab. Tentang ini Syeikh Abbas Aceh merujuk kepada kitab Wasilatut Thullab karya Syeikh Yahya bin Muhammad al-Hattab al-Maliki. Dimulai dengan perpindahan Nabi s.a.w. dari Mekah ke Madinah, awalnya dengan hisab itu pada hari khamis, dan dengan ru’yat itu pada hari Jumat. Dibicarakan pula istilah tahun kabisah,  basitah dan lain-lain.

Pendek kata, kitab Sirajuz Zhalam  merupakan sebuah kitab yang bercorak sains yang merupakan pembuka jalan untuk kita membandingkan dengan buku-buku ilmu pengetahuan modern dalam bidang ilmu falakiyah, hisab, astrologi/astronomi dan sebagainya. Menutup karyanya itu, Syeikh Abbas Aceh menganjurkan supaya merujuk kepada kitab-kitab yang terkenal yaitu Risalah Imam Ja’far as-Shadiq, Risalah Abu Ma’syaril Falaki, Wasilatut Thullab, ‘Umdatut Thalib, Syamsul Ma’arif al-Kubra, Syarhu Nazhmi Natijatil Miqat, Syarhu Sirajil Munir, Syarhu Nazhmil Kawakib, dan banyak lagi yang tidak ia tampilkan, tetapi disebut di beberapa tempat di antaranya Qanunus Siyasah.

Ada pun Kitabur Rahmah, menurut M. Adnan Hanafiah, kandungannya membicarakan ilmu tabib dan obat-obatan. Tazkiratul Rakidin, peringatan bagi yang terlambat dalam bentuk puisi dan prosa dalam bahasa Malayu-Aceh. Mau’izhatul Ikhwan, yaitu pengajaran kepada teman. Karya ini berbentuk prosa dalam bahasa Malayo-Aceh juga.

Menurut M. Adnan Hanafiah juga, Syeikh Abbas Kutakarang mengatakan dalam risalahnya, “segala bentuk perbuatan yang memberi manfaat kepada kafir dihukumkan orang itu menjadi kafir”. Barangkali pemikirannya itu mencerminkan bahwa dia adalah seorang ulama yang sangat anti terhadap Belanda yang melampaui batas dan menjajah Aceh pada zaman itu.

* Penulis adalah  Keurani Pada Balai Sastra Samudra Pasai, Aceh Utara